Soluciones

Carnegie Bank

Industria: Banca
Tamaño: 1000
Ubicación: Copenhague, Dinamarca

En el mundo de la banca de inversión, donde la precisión y el profesionalismo son imprescindibles, incluso las ineficiencias operativas más pequeñas pueden tener repercusiones. Para Carnegie Bank, un banco de inversión líder en Dinamarca, un proceso engorroso de reserva de reuniones y recursos era un obstáculo para ofrecer la experiencia fluida y de alta calidad que esperan sus clientes. Este estudio de caso explora cómo la implementación de la funcionalidad de reuniones y citas de Sign In App transformó su proceso de reservas, redujo la carga de trabajo manual y elevó el profesionalismo de sus reuniones con clientes, asegurando que cada detalle se gestionara perfectamente de principio a fin.

Desafíos

Visibilidad limitada sobre la disponibilidad de las salas de reuniones, lo que dificultaba que los empleados planificaran y aseguraran espacios adecuados.
Procesos de reserva manuales y que consumen mucho tiempo, aumentando la carga de trabajo de la recepción y ralentizando la coordinación de reuniones.
Intento previo fallido de implementar un sistema similar, generando dudas internas y reduciendo la confianza en la adopción de nuevas herramientas.
Coordinación desconectada de catering y preparación de salas, provocando ineficiencias y posibles errores en reuniones con clientes.

Resultados

Visibilidad en tiempo real sobre la disponibilidad de las salas, permitiendo una planificación rápida y eficiente
Automatización del proceso de reservas, reduciendo considerablemente la carga administrativa de la recepción
El profesionalismo mejorado en las reuniones con clientes aseguró que las reuniones se desarrollaran sin problemas con la configuración y los servicios correctos en su lugar.
El despliegue rápido con una alta adopción por parte de los usuarios proporcionó un valor inmediato con una mínima interrupción y un fuerte apoyo interno.

"Somos un banco de inversión con algunos de los fondos y empresas más grandes de Dinamarca como clientes. Esperan de nosotros el más alto nivel de profesionalismo, no solo en términos de asesoramiento, sino en todo lo que hacemos. Por lo tanto, cuando realizamos reuniones con clientes, todo debe estar al 100% en orden. Sign In App nos ha ayudado a garantizar que esto suceda.
." - Christina, Recepcionista en Carnegie Bank

Falta de visión general de las reuniones

Carnegie Bank tiene sus oficinas en Christianshavn, en el centro de Copenhague, en edificios hermosos, históricos y excepcionalmente bien mantenidos.

Pero la falta de visión general sobre las instalaciones de reuniones y un proceso complicado para la planificación de reuniones restaban valor a la experiencia de oficina, que por lo demás era magnífica.

Y eso fue lo que llevó a Carnegie Bank a elegir Sign In App.

Su motivación para encontrar una solución a los desafíos relacionados con las reuniones se vio aún más reforzada después de un intento fallido de implementar un producto similar.

Optimización de la eficiencia en las reservas

Para evitar otra compra fallida de sistemas en Carnegie Bank, se instaló la funcionalidad de reuniones y citas de Sign In App durante un período de prueba, durante el cual pudieron familiarizarse con la solución. Y afortunadamente, su impresión inicial del sistema se confirmó.

Después de implementar Sign In App, todos los usuarios tienen una visión completa de todos los recursos, y todos los recursos pueden reservarse en un solo lugar, sin necesidad de planificar y ejecutar en diferentes sistemas.

Los empleados pueden reservar los recursos para las reuniones por sí mismos, directamente a través de sus calendarios de Microsoft Outlook, en lugar de tener que enviar correos electrónicos de ida y vuelta.

Esto ha eliminado una gran carga de trabajo para la recepción, que solía ser el punto desde donde se reservaban las reuniones y los recursos.

Cuando se reserva una sala de reuniones, la funcionalidad de reuniones y citas de Sign In App notifica automáticamente a la cocina sobre el catering deseado.

Además, la recepción puede imprimir un resumen de todas las salas y reuniones planificadas, mientras que el departamento de contabilidad puede hacer lo mismo cuando necesita enviar facturas a los diferentes departamentos por el catering de sus reuniones.

Todo esto garantiza que las reuniones con clientes reflejen profesionalismo y calidad. Christina, usuaria experta de la herramienta de gestión de reuniones de Sign In App en el banco, se asegura de que esto suceda:

”Utilizamos la solución para obtener una visión general de todas nuestras salas de reuniones, planificar las numerosas reuniones diarias, reservar salas con el equipo técnico deseado, organizar la disposición de mesas y sillas y gestionar el catering, ya sea solo té, café y agua o un almuerzo completo.”

“Estaba claro para todos que era una solución mucho mejor para Carnegie Bank que los sistemas que habíamos probado anteriormente. Pudimos usar la solución casi tal como estaba. Tuvimos el sistema funcionando sin ningún problema. Es fácil de usar y viene con una guía de usuario breve y concisa. Todos los usuarios (alrededor de 100) están extremadamente satisfechos con ella. Lo mismo se aplica al soporte que recibimos de Sign In App. No lo necesitamos con frecuencia, pero cuando recurrimos a ellos, recibimos ayuda de inmediato.” — Jaqueline - Administradora de TI en Carnegie Bank

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