In der Welt des Investmentbankings, in der Präzision und Professionalität unverzichtbar sind, können selbst kleinste operative Ineffizienzen große Auswirkungen haben. Für die Carnegie Bank, eine führende Investmentbank in Dänemark, stellte ein umständlicher Prozess für die Buchung von Besprechungen und Ressourcen ein Hindernis dar, um ihren Kunden das nahtlose, hochwertige Erlebnis zu bieten, das sie erwarten. Diese Fallstudie untersucht, wie die Implementierung der Besprechungs- und Terminfunktionen von Sign In App den Buchungsprozess verändert, den manuellen Arbeitsaufwand reduziert und die Professionalität der Kundenbesprechungen erhöht hat, sodass jedes Detail von Anfang bis Ende einwandfrei verwaltet werden konnte.
Die Carnegie Bank hat ihren Sitz in Christianshavn, im Zentrum von Kopenhagen, in schönen, historischen und außergewöhnlich gut gepflegten Gebäuden.
Aber die mangelnde Übersicht über die Besprechungsräume und der komplizierte Prozess der Besprechungsplanung trübten das ansonsten großartige Büroerlebnis.
Und genau das führte die Carnegie Bank zu Sign In App.
Ihre Motivation, eine Lösung für ihre Herausforderungen im Zusammenhang mit Besprechungen zu finden, wurde nach einem erfolglosen Versuch, ein ähnliches Produkt zu implementieren, noch verstärkt.
Buchungsprozesse optimieren
Um einen weiteren Fehlgriff bei der Anschaffung eines Systems für die Carnegie Bank zu vermeiden, wurde die Besprechungs- und Terminfunktion von Sign In App für einen Testzeitraum installiert, in dem sie sich ein Bild von der Lösung machen konnten. Und glücklicherweise bestätigte sich ihr erster Eindruck vom System.
Nach der Implementierung von Sign In App haben alle Benutzer einen vollständigen Überblick über alle Ressourcen, und alle Ressourcen können an einem Ort gebucht werden – es ist nicht mehr notwendig, in verschiedenen Systemen zu planen und auszuführen.
Die Mitarbeiter können Besprechungsressourcen selbst direkt über ihre Microsoft Outlook-Kalender buchen, anstatt E-Mails hin und her zu schicken.
Dadurch wurde die Rezeption, die früher für die Buchung von Besprechungen und Ressourcen zuständig war, von einer hohen Arbeitsbelastung entlastet.
Wenn ein Besprechungsraum gebucht wird, benachrichtigt die Besprechungs- und Terminfunktion von Sign In App automatisch die Küche über das gewünschte Catering.
Darüber hinaus kann die Rezeption eine Übersicht über alle Räume und geplanten Besprechungen ausdrucken, während die Buchhaltung dasselbe tun kann, wenn sie Rechnungen für das Catering der Besprechungen an die einzelnen Abteilungen schicken muss.
All dies sorgt dafür, dass Besprechungen mit Kunden Professionalität und Qualität ausstrahlen. Christina, eine erfahrene Nutzerin des Besprechungsmanagement-Tools von Sign In App bei der Bank, sorgt dafür, dass dies auch geschieht:
„Wir nutzen die Lösung, um einen Überblick über alle unsere Besprechungsräume zu erhalten, die vielen täglichen Besprechungen zu planen, Besprechungsräume mit der gewünschten technischen Ausstattung zu reservieren, die Platzierung von Tischen und Stühlen zu arrangieren und das Catering zu organisieren, sei es nur Tee, Kaffee und Wasser oder ein Mittagessen.“
