Must-haves für ein effektives Besuchermanagementsystem im Jahr 2024

Jeder Arbeitsplatz setzt seine eigenen Standards, die sich im Zuge des Wandels der Branchennormen ständig weiterentwickeln. Einige Unternehmen bieten volle Flexibilität beim hybriden Arbeiten, andere haben unterschiedliche Regeln für verschiedene Abteilungen. Infolgedessen gibt es nur sehr wenig Sicherheit darüber, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt am Arbeitsplatz ist und wer nicht. Hinzu kommt, dass auch Gäste von außerhalb des Arbeitsplatzes kommen und gehen.

Vor diesem Hintergrund ist es für Arbeitgeber wichtiger denn je, eine sichere und genaue Zählung der Personen vor Ort vorzunehmen, und hier kommt ein Besucherverwaltungssystem (VMS) ins Spiel.

Ein VMS ermöglicht es Unternehmen, mit der sich verändernden Nutzung des Büros Schritt zu halten, und zwar auf eine Art und Weise, die ein nahtloses Kommen und Gehen ermöglicht.

Aber was gehört dazu, und wie sieht ein gutes Besucherverwaltungssystem (VMS) aus?

Dies sind die 7 Must-haves für ein effektives Besucherverwaltungssystem von heute:

1. Erweiterte Sicherheitsfunktionen

Die Verbesserung der Sicherheit sollte bei der Planung eines Besucherverwaltungssystems immer an erster Stelle stehen. Ein VMS, das die grundlegenden Sicherheitsstandards erfüllt, sollte Folgendes beinhalten:

• Vorregistrierungen - Die Vorregistrierung von Besuchern vor ihrer Ankunft kann die Sicherheit erheblich verbessern. Wenn Sie den Besuchern die Möglichkeit geben, ihre Daten und den Zweck ihres Besuchs im Voraus zu übermitteln, wissen Sie genau, wer wann vor Ort sein wird, und können effektiv vorausplanen. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, wichtige Sicherheitsinformationen an die Gäste weiterzugeben, bevor diese eintreffen.
• Sperrlisten - Ihr Besuchermanagementsystem sollte Ihnen die volle Kontrolle darüber geben, wer Ihr Gebäude betreten darf. Automatisierte Sperrlisten helfen dabei, Personen, die ein Sicherheitsrisiko darstellen, wie z. B. bekannte Gegner Ihres Arbeitsplatzes oder verärgerte ehemalige Mitarbeiter, zu identifizieren und den weiteren Zutritt zu verhindern.
• Besucherausweise und Identifizierung - Besucherausweise helfen dabei, Besucher von Mitarbeitern zu unterscheiden. Ein VMS sollte den automatischen Druck von Ausweisen ermöglichen, die individuell angepasst werden können, um Informationen wie Besucherfotos, Namen und Besucher zu enthalten.
• Verfolgung in Echtzeit - Zu wissen, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Gebäude aufhält, ist für die Sicherheit unerlässlich. Ein modernes VMS ermöglicht die Echtzeitverfolgung von Besucher- und Mitarbeiterbewegungen innerhalb des Gebäudes, was wichtig ist, um sicherzustellen, dass bei einer Notfallevakuierung alle Personen erfasst werden.
• Background Checks - Ein modernes VMS erleichtert die Verwaltung von Sicherheitskontrollen für diejenigen, die sie benötigen. Verhindern Sie den Zutritt von Besuchern, die nicht über die erforderlichen Dokumente und Sicherheitsprüfungen verfügen, und rationalisieren Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter, indem Sie die relevanten Informationen hochladen, z. B. Dokumente und Prüfungen zum Recht auf Arbeit.

2. Kontaktlose Check-in-Optionen

Die Verbesserung der Effizienz hat für Unternehmen immer oberste Priorität, und ein Besuchermanagementsystem ist der perfekte Weg, um dies zu erreichen. Mit verschiedenen kontaktlosen Check-in-Optionen können Unternehmen den Ein- und Ausgang für verschiedene Arten von Besuchern rationalisieren, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.

• Mitarbeiter-Check-in - Wenn Sie sicherstellen, dass sich auch Ihre Mitarbeiter an Ihrem Besucherverwaltungssystem an- und abmelden, wissen Sie im Notfall genau, wer vor Ort ist. Ein effektives VMS bietet Ihrem Team mehrere Möglichkeiten, sich anzumelden, damit es nahtlos in den Arbeitstag integriert werden kann.
• Berührungslose Anmeldung - Berührungslose Anmeldemöglichkeiten über QR-Codes oder Smartphones machen die Anmeldung für Besucher und Mitarbeiter schnell und bequem.
• Weniger Warteschlangen in der Lobby - Staus in stark frequentierten Bereichen verzögern den gesamten Prozess für alle, belasten das Verwaltungspersonal und sind sogar ein Sicherheitsrisiko. Durch die Straffung des Check-in-Prozesses können Sie die Wartezeiten verkürzen und das Kommen und Gehen wesentlich erleichtern.
• Cloud-basierte Flexibilität - Ein Cloud-basiertes VMS bietet unvergleichliche Flexibilität und Skalierbarkeit. Sie ermöglichen die Fernanmeldung, Echtzeit-Updates und die nahtlose Bereitstellung an mehreren Standorten, sodass sie mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich anpassen können.
• Sichere Datenspeicherung - Durch die Nutzung der Cloud können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Besucher- und Mitarbeiterdaten sicher gespeichert sind. Durch die Cloud-basierte Speicherung sind die Daten außerdem von überall aus leicht zugänglich, was die Verwaltung und Berichterstattung verbessert.

3. Anpassbare Benutzererfahrung

Unterschiedliche Arbeitsplätze haben unterschiedliche Anforderungen an ein VMS, und es sollte in der Lage sein, das Besuchererlebnis an Ihre spezifische Organisation anzupassen.

• Benutzerfreundliche Oberfläche - Ein VMS sollte sowohl für Besucher als auch für Mitarbeiter intuitiv und einfach zu bedienen sein. Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit einfacher Navigation gewährleistet einen reibungslosen Betrieb für alle Benutzer, ohne die Sicherheit und die Systeme zu beeinträchtigen.
• Mehrsprachige Unterstützung - Dies ist eine Möglichkeit, wie ein VMS die Integration und Zugänglichkeit verbessert. Es sollte auch Optionen für die Benutzerfreundlichkeit für alle Fähigkeitsstufen enthalten. Dies ist besonders vorteilhaft für global tätige Unternehmen oder Unternehmen, die international expandieren wollen.

4. Lösen Sie mehr als einen Geschäftsprozess

In der heutigen Arbeitswelt sollte ein Besuchermanagementsystem nicht isoliert funktionieren - es sollte mit anderen Prozessen zusammenarbeiten, um Ihre Geschäftsabläufe zu rationalisieren und die Erfahrungen in verschiedenen Bereichen weiter zu verbessern.

• Terminplanung - Mit einem Besuchermanagementsystem, das die Terminplanung einschließt, beginnt das Erlebnis der Besucher lange vor ihrem Besuch und ermöglicht automatische Vorregistrierungen. Erlauben Sie Ihren Gästen, ihren Termin auszuwählen, und sie werden automatisch als Besucher in Ihrem VMS vorregistriert.
• Zeiterfassung für Mitarbeiter - Die Zeiterfassung hebt die Mitarbeiterverwaltung mit Ihrem VMS auf die nächste Stufe. Ein VMS kann Ihnen dabei helfen, die Arbeitszeiten zu verwalten und das Abwesenheitsmanagement zu vereinfachen, mit exportierbaren CSV-Berichten, die mit Ihrem Gehaltsabrechnungssystem kompatibel sind.
• Verwaltung von Schreibtischen und Räumen - Die Buchung von Schreibtischen und Räumen wird bei der Suche nach einem Besuchermanagementsystem oft übersehen. In der hybriden Welt, in der viele Organisationen heute arbeiten, kann dies jedoch von unschätzbarem Wert sein. Die Benutzer können die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen in Echtzeit sehen, was das Finden und Reservieren von Räumen erleichtert. Sie können auch im Voraus planen, um Räume zu buchen, wenn ein Besucher eintrifft. So müssen Sie nicht mehr mit Ihren Gästen nach einem Besprechungsraum suchen, wenn die Räume belegt sind!

5. Berichte und Analysen in Echtzeit

Ein VMS hat das Potenzial, eine reichhaltige Informationsquelle zu sein, wenn es über die entsprechenden Funktionen zur Nutzung der Daten verfügt.

• Datengestützte Einblicke - Durch das Verständnis der Besucherzahlen und der Verfolgungsdaten sind Sie in der Lage, fundierte Entscheidungen für das Unternehmen zu einer Reihe von Themen zu treffen, von der Sicherheit über die Einrichtungen bis hin zum Betrieb.
• Compliance-Berichterstattung - Für Unternehmen mit Compliance-Verpflichtungen kann die Berichterstattung mühsame manuelle Prozesse beinhalten, die Zeit kosten und fehleranfällig sind. Ein VMS, das Daten in Sekundenschnelle exportieren kann, vereinfacht diese Prozesse jedoch erheblich und macht sie zuverlässiger.

6. Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst oder Sie mehrere Standorte haben, ist es wichtig, dass Ihr Besuchermanagementsystem entsprechend den Geschäftsanforderungen skaliert werden kann. Darauf sollten Sie achten:

• Verwaltung mehrerer Standorte - Ein effektives Besuchermanagementsystem macht die Verwaltung mehrerer Standorte einfach. Ihr VMS sollte es Ihnen ermöglichen, mehrere Standorte von einem Portal aus zu überwachen, eine globale Mitarbeiterliste zu führen und die Möglichkeit zu bieten, Besucher und Mitarbeiter an jedem Standort zu verwalten.
• Nahtlose Integrationen - Ein effektives VMS löst nicht nur mehrere Geschäftsprozesse, sondern lässt sich auch mit Ihren bestehenden Systemen integrieren. So kann beispielsweise eine Integration mit Google Workspace oder Azure AD bei der Verwaltung einer globalen Mitarbeiterliste helfen, während eine Integration mit Slack oder Microsoft Teams dafür sorgt, dass Benachrichtigungen innerhalb einer einzigen Plattform erfolgen.

Bei einem VMS geht es um viel mehr als die Erfassung von Ein- und Ausgängen. Wenn Sie die Fähigkeiten von Besucherverwaltungssystemen und die Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen, können Sie den Wert dieser Technologien effektiv optimieren, indem Sie die Sicherheit erhöhen und gleichzeitig die Erfahrung für Besucher und Administratoren optimieren.

Diese sieben "Must-haves" tragen alle dazu bei, Unternehmen effizienter zu machen, und sollten ein fester Bestandteil jedes Besuchermanagementsystems sein.

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