In den dynamischen Arbeitsumgebungen von heute ist jedes Meeting mehr als nur eine Zusammenkunft – es ist der Herzschlag der Zusammenarbeit, der Entscheidungsfindung und des Aufbaus von Beziehungen. Jedes Meeting ist eine Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen, zusammenzuarbeiten und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Da Unternehmen jedoch mit hybriden Zeitplänen, externen Gästen und mehreren Standorten jonglieren müssen, ist die Koordination von Meetings immer komplexer geworden.

Hinter jeder erfolgreichen Besprechung steht eine sorgfältige Planung. Dabei geht es nicht nur um Tagesordnungen und Teilnehmer, sondern auch um das Besuchererlebnis. Allzu oft werden die Terminplanung für Besprechungen und das Besuchermanagement als getrennte Prozesse behandelt, was zu Lücken führt, die sich auf die Effizienz, die Sicherheit und den Eindruck auswirken, den Sie auf Besucher machen.

Durch die Abstimmung beider Prozesse können Unternehmen ihre Abläufe optimieren und ein Arbeitsumfeld schaffen, das organisiert, professionell und mitarbeiterorientiert wirkt. Hier sind fünf Gründe, warum das Besuchermanagement ein zentraler Bestandteil Ihres Terminplanungsprozesses sein sollte:

1. Ein nahtloser Empfang für jeden Gast

Der erste Eindruck bleibt auch nach Ende eines Meetings lange haften. Wenn Besucher mit Warteschlangen, unklaren Wegbeschreibungen oder Verzögerungen an der Rezeption konfrontiert werden, vermittelt dies einen falschen Eindruck. Durch die Verknüpfung des Besuchermanagements mit der Terminplanung können Gäste im Rahmen der Meeting-Einladung automatisch vorab registriert werden, sodass Ihr Team – seien es Gastgeber, Catering-Mitarbeiter oder Rezeptionisten – weiß, wann sie zu erwarten sind.

Dies beschleunigt nicht nur den Check-in-Prozess, sondern ermöglicht Ihnen auch eine personalisierte Begrüßung – sei es durch das Vorabdrucken von Namensschildern, die namentliche Begrüßung der Gäste durch das Empfangspersonal oder die Bereitstellung klarer Anreisehinweise. Diese zusätzlichen Aufmerksamkeiten machen einen großen Unterschied und verwandeln ein routinemäßiges Meeting in ein positives, unvergessliches Erlebnis.

2. Intelligentere Raum- und Ressourcenplanung

Kennen Sie das unangenehme Gefühl, wenn Sie einen bereits belegten Besprechungsraum betreten? Das haben wir alle schon erlebt. Besprechungsräume gehören zu den am stärksten nachgefragten Ressourcen in jedem Unternehmen. Ohne ein System zur Erfassung von Besuchern kann es jedoch schnell zu chaotischen Buchungssituationen kommen. Es kann zu Doppelbuchungen kommen oder eine Besprechung wird in einem kleinen Raum angesetzt, nur um dann von mehreren externen Gästen besucht zu werden, sodass alle auf engstem Raum sitzen und sich unwohl fühlen.

Durch den Einsatz eines integrierten Besuchermanagement- und Meetingplanungssystems können Gastgeber genauer planen. Sie können die Anzahl und Art der Teilnehmer leicht mit dem richtigen Raum abgleichen und dabei Barrierefreiheit, technische Anforderungen oder größere Gruppengrößen berücksichtigen. Facility-Teams erhalten außerdem einen Echtzeit-Überblick über die Raumnutzung an mehreren Standorten, was Unternehmen dabei hilft, Räume zu optimieren und Ressourcenverschwendung zu vermeiden.

3. Vereinfachte Catering- und Serviceanfragen

Für Meetings wird oft mehr als nur ein Raum benötigt – sie erfordern Catering, AV-Ausstattung oder zusätzliche Dienstleistungen. Wenn Catering-Anfragen jedoch getrennt von der Terminplanung bearbeitet werden, kommt es zu Fehlern. Teams werden möglicherweise nicht über kurzfristige Änderungen bei den Gästen informiert, was zu Überbestellungen, unzureichender Vorbereitung oder unnötigen Kosten führen kann.

Durch die Integration des Besuchermanagements werden die Catering- und Serviceteams automatisch über die Anforderungen für jedes Meeting informiert. Wenn sich die Gästeliste ändert, werden die Aktualisierungen direkt an Ihre Catering- und Facility-Teams weitergeleitet. So kommen die Erfrischungen pünktlich an, Ernährungsbedürfnisse werden berücksichtigt und technischer Support steht bereit – sodass sich die Gastgeber ganz auf das Meeting konzentrieren können, statt sich um die Logistik zu kümmern.

4. Compliance und Sicherheit ohne Aufwand

Für viele Unternehmen, insbesondere in regulierten Branchen, ist es nicht optional, sondern obligatorisch, genau zu wissen, wer sich vor Ort befindet. Manuelle Anmeldelisten oder nicht vernetzte Systeme bergen Risiken, da sie Lücken in den Prüfpfaden hinterlassen und es schwierig machen, die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen.

Wenn das Besuchermanagement direkt mit der Terminplanung verknüpft ist, wird jeder Gast im Voraus registriert, entsprechend autorisiert und von seiner Ankunft bis zu seiner Abreise verfolgt. Der Zugang kann auf genehmigte Bereiche beschränkt werden, sodass Gäste nur die für ihren Besuch relevanten Räume betreten. So verfügen Sie stets über einen genauen Verlaufsbericht über jede Person, die Ihr Unternehmen besucht hat.

5. Erkenntnisse, die zu intelligenteren Entscheidungen führen

Daten sind einer der am wenigsten genutzten Aspekte des Arbeitsplatzmanagements. Durch die Integration von Besuchermanagement und Terminplanung erhalten Unternehmen wertvolle Einblicke in die Nutzung ihrer Räumlichkeiten und Ressourcen.

Detaillierte Berichte können aufzeigen, welche Räume am stärksten nachgefragt werden, wann die Besucherzeiten ihren Höhepunkt erreichen und wie viel für Catering oder zusätzliche Dienstleistungen ausgegeben wird. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Unternehmen, intelligentere Entscheidungen zu treffen, sei es bei der Neudimensionierung von Büroflächen, der Anpassung von Budgets oder der Überarbeitung von Richtlinien für die Bewirtung von Gästen.

Verwandeln Sie Meetings in aussagekräftige Erlebnisse

Die Integration von Besuchermanagement und Terminplanung verändert die Arbeitsweise in Unternehmen. Jeder Gast fühlt sich willkommen, jede Ressource wird sinnvoll genutzt und jedes Meeting verläuft reibungslos.

Sign In App bietet Lösungen für die Besprechungsplanung, die sich direkt in Ihren Besuchermanagementprozess integrieren lassen. Spaces ermöglicht die Buchung und Echtzeit-Anzeige von Räumen, Schreibtischen und gemeinsam genutzten Ressourcen. Für eine erweiterte Besprechungsplanung können Unternehmen mit Meetings direkt in Outlook oder online buchen, Besprechungsräume planen, Catering bestellen und Kosten verfolgen. 

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