En términos de gestión de la seguridad, más gente suele significar más complejidad. Este puede ser sin duda el caso de las instalaciones de gran afluencia; empresas en las que entra y sale mucha gente.
Para estas empresas, los procesos y sistemas deben cumplir mayores requisitos de gestión de visitantes. Los libros de registro manuales se ven desbordados con facilidad y dejan de ser fiables, por no hablar de su ineficacia.
Además, las instalaciones de gran afluencia evolucionan y se amplían con el tiempo, y lo mismo ocurre con los retos de gestión de la seguridad. Por ejemplo, una empresa puede ampliarse a unas nuevas instalaciones o desarrollar un emplazamiento que incluya un espacio que requiera un control más estricto de los visitantes.
En estos casos, los procesos y la tecnología deben ser adaptables para seguir siendo pertinentes y útiles.
Todas las organizaciones con un alto volumen de tráfico de personas tienen necesidades específicas de gestión de visitantes y protocolos de emergencia. Desde instalaciones sanitarias y de fabricación con zonas de acceso restringido hasta entornos educativos que deben proteger a los estudiantes, los requisitos de cada sector son diferentes.
Un enfoque proactivo es rentable y ayuda a evitar incidentes. Una gestión anticuada de las visitas y la seguridad conlleva una serie de costes ocultos, como ineficacia operativa, vulnerabilidades de seguridad, daños a la reputación y riesgos de cumplimiento normativo.
Si adopta un enfoque específico para cada sector, podrá optimizar la seguridad, reducir costes y cumplir los requisitos de conformidad en su lugar de trabajo, creando en última instancia entornos más seguros para todos.
Fundamentos de seguridad en todos los sectores
Aunque hay una serie de requisitos de gestión de visitantes específicos de cada sector, también hay algunas directrices universales que deben cumplir las instalaciones de gran afluencia.
A menudo, las prácticas para estas áreas deben ir más allá de las medidas de seguridad estándar, ya que estos entornos deben gestionar un flujo constante de visitantes, personal y contratistas, manteniendo al mismo tiempo la seguridad y el cumplimiento de las normas.
Las diferencias clave se derivan de sus elevados índices de ocupación e influencia:
- Procesos de control de multitudes
- Planes de evacuación de emergencia
- Gestión adecuada del acceso de visitantes
- Protocolos para zonas sensibles o peligrosas
Principales problemas de seguridad
Entre los problemas de seguridad más comunes se incluyen
- Gestionar muchos tipos diferentes de visitantes
- Garantizar un acceso seguro a las zonas restringidas
- Mantener procedimientos de emergencia claros y unificados
Evaluar los riesgos específicos de cada sector
El primer paso para formular una estrategia de seguridad sólida es comprender cómo varía el riesgo según el tipo de instalación.
Por ejemplo, un centro sanitario debe gestionar una amplia gama de tipos de visitantes y requisitos de privacidad, mientras que un centro de fabricación debe controlar las zonas de trabajo potencialmente peligrosas.
Sea cual sea su sector, las organizaciones deben tener en cuenta sus factores de riesgo individuales y asegurarse de que se tienen en cuenta en los planes de seguridad.
Elementos de seguridad fundamentales
Un marco de gestión de la seguridad basado en las mejores prácticas incluye la verificación de visitantes, el seguimiento de la ocupación en tiempo real, la notificación de incidentes y planes de respuesta a emergencias fáciles de ejecutar.
Soluciones de gestión de la seguridad específicas para cada sector
Cada sector presenta retos de seguridad distintos que requieren estrategias personalizadas. En esta guía profundizaremos en las diferencias entre la gestión de la seguridad en los sectores sanitario, educativo y manufacturero, pero es posible que observe algunas similitudes que también pueden aplicarse a otros sectores.
Asistencia sanitaria
Los centros sanitarios funcionan las 24 horas del día y requieren entornos seguros y controlados debido a la sensibilidad de los datos de los pacientes, las zonas de acceso restringido y un perfil de visitantes diverso.
- Gestión de visitantes diversos: los centros sanitarios reciben una mezcla de visitantes, desde pacientes a familiares, pasando por contratistas. Con los sistemas de gestión de visitantes, los centros sanitarios pueden verificar las identidades de forma eficaz, reduciendo los accesos no autorizados y gestionando adecuadamente a los visitantes.
- Verificación de trabajadores racionalizada: el personal médico necesita a menudo un acceso eficiente a zonas seguras. Un sistema centralizado garantiza un registro rápido y conforme a la normativa, cumpliendo los requisitos reglamentarios sin retrasar los desplazamientos del personal durante mucho tiempo.
- Zonas restringidas seguras pero accesibles: el control de acceso por zonas permite a los centros sanitarios proteger adecuadamente las zonas sensibles, al tiempo que garantiza que el personal autorizado no se vea impedido de desplazarse cuando lo necesite.
- Protocolos de emergencia con capacidad de respuesta: los centros sanitarios deben contar con planes de respuesta a emergencias claros y ágiles que aborden necesidades específicas, como evacuaciones de pacientes y procesos para proporcionar actualizaciones en tiempo real al personal.
Caso práctico: Cómo Oakland Care asegura entornos centrados en el paciente
Oakland Care desarrolla y gestiona residencias de ancianos en Londres y el sureste de Inglaterra. El personal administrativo solía llevar un libro de registro manual de las entradas y salidas de los visitantes, pero al cambiar a una solución de gestión digital, el personal disponía de un registro más preciso y fiable de las visitas.
La tecnología también permite un enfoque más coherente de las normas de seguridad y cumplimiento. Por ejemplo, los campos de registro se personalizaron durante la pandemia de Covid para cumplir los requisitos de vacunación. Más información aquí.
Educación
Los colegios, institutos y otras instituciones educativas reciben diariamente un gran volumen de visitantes, desde estudiantes y profesores hasta padres, contratistas, proveedores de servicios y otros vendedores. La seguridad en estos entornos requiere gestionar múltiples puntos de acceso y garantizar evacuaciones de emergencia sin problemas en todos los edificios.
- Verificación de estudiantes y visitantes: los centros escolares necesitan una forma rápida y segura de verificar las identidades, para que los estudiantes y el personal en particular puedan moverse por los campus con seguridad. La verificación también puede mantener a las personas no autorizadas fuera del campus y proteger los datos de los estudiantes.
- Seguridad integrada para campus con varios edificios: Muchos centros educativos tienen varios edificios en el campus. Un sistema de seguridad eficaz permite al personal controlar y responder a incidentes en distintos edificios sin problemas, fomentando la seguridad en todo el campus.
- Seguridad específica para eventos: Los eventos especiales, como espectáculos, acontecimientos deportivos y graduaciones, exigen protocolos de seguridad a medida, sobre todo cuando aumenta la asistencia. Los planes de seguridad deben ser adaptables para poder seguir controlando adecuadamente el acceso y garantizar la seguridad en estos casos.
- Procedimientos de emergencia simplificados: los planes de emergencia deben ser fáciles de seguir para el personal y los alumnos, y permitir evacuaciones rápidas cuando sea necesario. Esto puede resultar complicado en edificios grandes con diseños complejos, pero con un sistema de gestión de visitas no tiene por qué serlo.
Estudio de caso: Cómo el Exeter College crea espacios de aprendizaje seguros para todas las personas del campus
El Exeter College tiene miles de estudiantes, personal y visitantes que pasan por sus campus cada día. Utiliza Sign In App para capturar y anunciar a los visitantes a medida que llegan al recinto, manteniendo un registro actualizado e informando a los visitantes de las políticas de seguridad.
De este modo se dispone de un recuento en tiempo real en todo momento y se fomenta la concienciación sobre los procedimientos de seguridad en caso de emergencia. Más información aquí.
Fabricación
Las instalaciones de fabricación se enfrentan a menudo a problemas de seguridad únicos con maquinaria pesada, productos químicos u otros peligros. Es esencial una gestión eficaz de los contratistas y los trabajadores por turnos, junto con protocolos de emergencia claros.
- Seguridad escalablede contratistas: Las instalaciones de fabricación recurren con frecuencia a contratistas externos, y un sistema escalable ayuda a realizar un seguimiento de su actividad y a garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad.
- Seguridad unificada en múltiples emplazamientos: Para las instalaciones que abarcan varios emplazamientos, un sistema de gestión de la seguridad centralizado permite la visibilidad de las actividades en todos los emplazamientos, garantizando que los protocolos de seguridad se mantienen de forma coherente.
- Seguimiento de los trabajadores por turnos: es vital que las instalaciones mantengan un recuento de personal en tiempo real, y esto puede resultar más difícil cuando los turnos cambian y el personal entra y sale. Controlar quién está en las instalaciones y dónde se encuentra contribuye a la productividad y mejora la seguridad al agilizar la gestión de los turnos.
- Planes de emergencia industriales claros: Los entornos industriales requieren planes de evacuación específicos que se adapten a los peligros potenciales de un emplazamiento, permitiendo respuestas rápidas y seguras en caso de emergencia.
Estudio de caso: Cómo Logoplaste mantiene la excelencia en seguridad industrial
Logoplaste tiene 64 plantas de fabricación en 17 países, muchas de las cuales tienen varias entradas que no cuentan con personal de recepción.
Sign In App registra las entradas y salidas para mantener un recuento en tiempo real que cumpla los requisitos de conformidad y pueda utilizarse en evacuaciones de emergencia. Obtenga más información aquí.
Gestión unificada de la seguridad
Para las empresas con varias sedes o grandes campus, consolidar los protocolos de seguridad en todas las sedes es clave para mantener el control y garantizar el cumplimiento. Para reducir el riesgo y mantener altos los estándares, los sistemas deben ser coherentes de una instalación a otra.
La mejor manera de mantener un marco universal es utilizar tecnología que pueda abarcar diferentes instalaciones. El software integrado de gestión de la seguridad ofrece seguimiento y alertas en tiempo real en múltiples ubicaciones, y también proporciona un alto nivel de visibilidad para los usuarios, independientemente de dónde se encuentren.
Estas plataformas también pueden mantener registros con fines de cumplimiento. Garantizan que los informes sean coherentes y se ajusten a las normas exigidas, sin añadir cargas administrativas.
Además, las soluciones de seguridad escalables pueden crecer y evolucionar con las organizaciones. Pueden añadir nuevas funciones, como la ampliación a nuevas instalaciones o ubicaciones, y adaptarse a los cambios en el número de empleados y contratistas sin comprometer los estándares.
Medir el éxito de la seguridad
El seguimiento de los resultados en materia de seguridad es esencial para mantener y mejorar los niveles de seguridad a lo largo del tiempo. Es importante establecer y supervisar métricas de éxito que se centren en las cosas que más importan, y garantizar que las normas de seguridad se mantienen al día con las mejores prácticas del sector a medida que evolucionan.
Esto incluye
- Medir la eficacia de las métricas de rendimiento, como los tiempos de respuesta, los informes de incidentes y el éxito de los simulacros de emergencia.
- Supervisión continua del cumplimiento de las normas, incluidas las específicas del sector, para minimizar los riesgos legales.
- Realizar un seguimiento de los costes y beneficios de las inversiones en seguridad para conocer en todo momento el valor de la gestión proactiva de la seguridad.
- Adoptar una visión a largo plazo de las mejoras de la seguridad. Esto significa revisar los incidentes y el cumplimiento de las normas a lo largo del tiempo para obtener más información sobre dónde se necesitan mejoras.
Por qué la tecnología de seguridad es realmente importante para las instalaciones de tráfico intenso
Con unas necesidades específicas para cada sector, las instalaciones de gran afluencia necesitan una planificación y una gestión de la seguridad específicas que reflejen el mayor número de personas que hay en ellas. Esto conlleva una serie de retos universales y específicos del sector.
La tecnología especializada de gestión de la seguridad permite a las empresas implantar y mantener sistemas seguros y conformes a las normas que protegen a su personal.
Sign In App permite a los usuarios realizar un seguimiento de los visitantes, mantener el cumplimiento de las normas y establecer soluciones de seguridad basadas en las mejores prácticas que se adapten a las necesidades de los entornos de gran afluencia actuales. Obtenga más información oinicie hoy mismo una prueba gratuita de 15 días.