Green Templeton College, University of Oxford

Das Green Templeton College ist eine Gemeinschaft von Hochschulabsolventen im Herzen der Universität Oxford und strebt nach akademischer Exzellenz. Es bringt Studenten, Akademiker und Praktiker mit besonderem Schwerpunkt auf Wirtschaft und Management, Gesundheit und Medizin sowie Sozialwissenschaften zusammen. Mit mehr als 650 Studenten und 80 Universitätsmitarbeitern sowie zahlreichen Lieferanten und Besuchern, die sich potenziell jederzeit am Standort aufhalten, wollte das Green Templeton College das Wohlbefinden und die Sicherheit der Gemeinschaft verbessern, indem es seine Lösung für das Besucherverwaltungssystem in seinem traditionellen Oxford-Umfeld modernisierte.

Trotz der großen Auswahl an Unterkünften und Einrichtungen verfügte das Green Templeton College nicht über ein Besucherverwaltungssystem, was eine Reihe von Herausforderungen mit sich brachte, z. B. die Sichtbarkeit von Auftragnehmern auf dem Gelände und die Anwesenheit von Mitarbeitern auf dem Campus. Das College suchte daher nach einem rationalisierten und sicheren System, um alle Mitarbeiter am Standort zu überwachen und die Möglichkeit zu beseitigen, dass jemand Zugang zu den Einrichtungen des Colleges erhält, der für die auf dem Campus verbleibenden Personen ein Problem darstellen könnte.

Daniel Cooper, Leiter des Wohnheims am Green Templeton College, kommentiert: “Als ich als Lodge Manager antrat, war ich sehr überrascht, dass es keine strenge Lösung für die Besucherverwaltung gab, so dass es meine Priorität war, so schnell wie möglich eine robuste Lösung zu implementieren. Das College ist verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Personen, die die Einrichtungen betreten, stets sicher sind. Die Lösung von Sign In App bietet dem College eine nahtlose Möglichkeit, alle Personen zu verwalten, indem sie sich über das Portal an der Rezeption oder bequemer über die herunterladbare App an- und abmelden können, wodurch sichergestellt wird, dass sich alle - egal ob Schüler, Mitarbeiter oder Besucher - an die gleichen Protokolle halten.”

Ursprünglich setzte das Green Templeton College die Sign In App vor allem ein, um bei routinemäßigen Feueralarmübungen den Aufenthaltsort von Studenten und Mitarbeitern zu ermitteln - um zu sehen, ob sie im Gebäude angemeldet waren oder nicht. Zuvor gab es keine Möglichkeit, schnell und genau festzustellen, wie viele Personen sich auf dem Campus aufhielten, so dass routinemäßig alle Flure und Gemeinschaftsräume überprüft werden mussten, um sicherzustellen, dass alle schnell evakuiert worden waren - eine potenziell gefährliche Übung im Falle eines tatsächlichen Vorfalls.

Mit dem Beginn von Covid-19 wurden strengere Anforderungen und Kontrollen durch das Green Templeton College eingeführt, das sich auf die smarte und robuste Verwendung der Sign In App verließ, um sicherzustellen, dass die Vorschriften im gesamten Umfeld eingehalten wurden. Schnell und effizient konnte das College die Studenten in den Anmeldephasen ansprechen und ihnen einen vorausgefüllten Gesundheitsfragebogen vorlegen, so dass das College ein Track-and-Trace-System einrichten und das Virus in Schach halten konnte. In Echtzeit kann das College mit Hilfe einer Reihe von visuellen Dashboards und Aufzeichnungen sehen, wer sich an- und abgemeldet hat. Das ist besonders im Falle einer Evakuierung durch einen Brand nützlich. Darüber hinaus hat das Management die Möglichkeit, die einzelnen Antworten auf die Fragebögen aufzuschlüsseln und alle Ergebnisse zu markieren, die Anlass zur Sorge geben könnten, z. B. wenn jemand irgendwelche Covid-19-Symptome angibt.

Ein weiterer Aspekt des Einsatzes der Sign In App ist die Überwachung der Nutzer der Gesundheits- und Fitnesseinrichtungen. So kann das College feststellen, wer wiederholt oder zum ersten Mal die Einrichtungen besucht. Durch den Einsatz des Systems in diesem Bereich entfällt die Notwendigkeit von Papierkram und stellt sicher, dass die Studenten, die die Fitnessgeräte benutzen, die Erlaubniserklärung und die Regeln des Fitnessstudios vor der Benutzung beachtet haben.

Cooper fährt fort: _“Die größte Herausforderung bestand darin, die Geschäftsleitung für diesen Wandel zu gewinnen, da sie anfangs befürchtete, dass die Einführung eines technologiebasierten Systems sie überfordern könnte, und sich fragte, ob es angemessen gewartet werden könnte. Da ich ihnen die Vorteile der Einführung eines Besucherverwaltungssystems und die zahlreichen Probleme, die es lösen würde, erklären konnte, waren alle Fragen schnell geklärt und das System wurde rasch eingerichtet.

Gemeinsam innerhalb der Hochschule haben wir die Standards hoch angesetzt, und viele andere Einrichtungen wollen das System ebenfalls einführen, was mich sehr freut. Die wichtigsten Erkenntnisse für mich sind die Vielseitigkeit des gesamten Systems und der Umfang der Funktionen und Berichte, die für meine Rolle zugänglich sind - solche Berichtsanforderungen wurden verständlicherweise in Covid verschärft und stellen sicher, dass die Sorgfaltspflicht an erster Stelle steht!.”_

Dan Harding, Mitbegründer und CEO von Sign In App, kommentiert: “Trotz der Schwierigkeiten, die das letzte Jahr für den Bildungssektor mit sich gebracht hat, war es großartig, mit Institutionen wie dem Green Templeton College zusammenzuarbeiten, die diese Herausforderungen frontal angehen. Mit unserer Out-of-the-Box-Lösung, die für jede Branche und jeden Markt geeignet ist, können sich Besucher - oder in diesem Fall vor allem Studenten und Mitarbeiter - per Knopfdruck ein- und ausloggen und so sicherstellen, dass Sicherheit und Wohlergehen an erster Stelle stehen. Ohne Zweifel hat Covid unsere Produkt-Roadmap beschleunigt, und es ist offensichtlich, dass unsere Lösung an die sich ändernden Bedürfnisse aller Beteiligten anpassbar ist: von der Flexibilität für das Green Templeton College, das gesundheitsbezogene Screening-Fragebögen anzeigt, über die hybride Belegschaft bis hin zur Besucherverwaltung für Einrichtungen und Unterkünfte.”

Cooper schließt ab: “Für uns ist der größte Erfolg von Sign In App die Proaktivität, die die Mitarbeiter in den verschiedenen Teams - vom Vertrieb bis zum Onboarding - an den Tag legen. Sie sind immer leicht ansprechbar, und wenn ich eine Frage oder einen Vorschlag habe, haben sie immer ein offenes Ohr für meine Ideen als Nutzer des Tools und wie das System später verbessert werden kann.”

“Kurz gesagt, Sign In App war für das College vor Covid von großer Bedeutung, aber es ist nicht vorstellbar, dass wir es während und nach der Pandemie nicht haben. Ich würde diesen Ansatz allen anderen Bildungseinrichtungen wärmstens empfehlen."Wir sind stolz darauf, dass Schulen, Hochschulen, Universitäten und Stiftungen auf der ganzen Welt uns ihr Vertrauen schenken.”