Datenschutz & GDPR im Besuchermanagement: ein praktischer Leitfaden
Der aktuelle Stand des Datenschutzes
Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist eines der wichtigsten Themen im Bereich der Besucherverwaltung (und in der Wirtschaft im Allgemeinen).Angesichts globaler Vorschriften wie GDPR und CCPA, die inzwischen gut etabliert und verstanden sind, ist die Einhaltung der Vorschriften nicht verhandelbar.Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme und Technologien den höchsten Datenschutzstandards entsprechen, nicht nur um ihre eigenen Risiken zu verringern, sondern auch um ihre Kunden zufrieden zu stellen. 92% der Verbraucher sind der Meinung, dass Unternehmen proaktiv mit dem Datenschutz umgehen sollten, was zeigt, dass es keine Toleranz für die Nichteinhaltung von Vorschriften gibt.
Speziell bei der Besucherverwaltung stellt sich die Frage, wo sensible Daten aufbewahrt werden, wer Zugang zu ihnen hat und wie (und wann) sie entsorgt werden. Diese und andere Aspekte der Besucherdatenverwaltung müssen bei der Einführung einer Besucherverwaltungslösung berücksichtigt werden.
Papier vs. digital: Datenschutzrisiken und Lösungen
Bei manuellen Besucherbüchern kann es sehr schwierig sein, die Privatsphäre der Besucher zu wahren. Jeder, der sich einträgt, kann frühere Einträge sehen, was, so unschuldig es auch erscheinen mag, eine unmittelbare Verletzung des Datenschutzes darstellt.
Mit einer App für die Besucherverwaltung können Sie die Daten Ihrer Besucher genau aufzeichnen, ohne deren Privatsphäre zu gefährden.
Die Informationen der Besucher sind vor nachfolgenden Nutzern geschützt, und Organisationen können den Zugriff auf die Daten so einschränken, dass sie nur von befugten Personen eingesehen werden können, und auch die Dauer der Speicherung begrenzen.
Auf diese Weise können Organisationen die Einhaltung des Datenschutzes gewährleisten, aber das sind noch nicht alle Vorteile. Digitale Lösungen bieten eine Reihe weiterer Vorteile, von denen Unternehmen in finanzieller und nicht finanzieller Hinsicht profitieren können:
- Effizientes Besuchermanagement
- Optimierte Ressourcenzuweisung
- Besucheranalyse und -optimierung
- Reputation und Markenbildung
- Ermöglichung von Kostensenkungsoptionen
Wesentliche Datenschutzkontrollen
Die Art und Weise, wie Daten gesammelt und gespeichert werden, muss ein zentraler Punkt in einer Datenschutzstrategie sein.
- Dazu gehören:
- die zur Datenerfassung verwendete Technologie
- die Art der gesammelten Daten
- wie lange die Daten gespeichert werden
- Wo sie gespeichert werden (z. B. vor Ort oder in der Cloud)
Unternehmen sollten nur nach den Informationen fragen, die sie benötigen. Manchmal benötigen Sie unterschiedliche Informationen von verschiedenen Gästetypen, so dass Ihr VMS anpassbar sein muss, um dies zu ermöglichen.
Alle Daten, die Sie speichern, sollten sicher aufbewahrt werden. Auf alle gespeicherten personenbezogenen Daten sollten nur berechtigte Personen Zugriff haben.
Sie sollten in der Lage sein, die Daten auf Anfrage oder nachdem sie nicht mehr benötigt werden, problemlos zu löschen. Mit einer Besucherverwaltungs-App sollten Sie Zugang zu einem sicheren Online-Portal haben, das es Ihnen ermöglicht, automatische Datenaufbewahrungsfristen festzulegen, um sicherzustellen, dass Sie die Daten nur so lange wie nötig aufbewahren.
Auch die Zustimmung und die Rechte der Besucher auf Informationen sollten klar und einheitlich verwaltet werden.
Einführung eines datenschutzfreundlichen Besuchermanagements
Die Umstellung von einem papiergestützten Anmeldeverfahren auf eine digitale Lösung ist der erste Schritt, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen in der Besucherverwaltung zu erreichen.
Compliance-Funktionen sind in Ihrer neuen Lösung möglicherweise standardmäßig enthalten, so dass die Umstellung ganz einfach ist. Es ist wichtig, von Anfang an die richtigen Fragen zu stellen und konforme Prozesse einzurichten, um sicherzustellen, dass dieser kritische Aspekt der VMS-Technologie erfüllt wird.
Wenn Daten jemals angezeigt werden, sollten Sie über Instrumente zum Schutz sensibler Daten wie Mitarbeiterlisten oder Schülernamen verfügen. So können Sie beispielsweise festlegen, dass in der Mitarbeiterliste Ihres Besucherverwaltungssystems nur Vornamen angezeigt werden, wenn diese für alle Personen, die sich anmelden, sichtbar sind.
Es ist wichtig, die Mitarbeiter angemessen zu schulen, sowohl im Umgang mit Besucherverwaltungssystemen als auch in Bezug auf die Auswirkungen der Datenschutzgesetze, damit sie sich an bewährte Verfahren halten und die Vorteile der Technologie nutzen können.
Aufrechterhaltung der Einhaltung von Vorschriften
In jeder Organisation sollte die Einhaltung der Vorschriften nicht als einmalige Angelegenheit betrachtet werden. Vorschriften können sich ändern oder Mitarbeiter können nicht konforme Praktiken einführen. Daher ist es wichtig, regelmäßige Datenschutz-Audits durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Systeme für den Zweck geeignet sind.
Wenn sich Gesetze ändern, ist es hilfreich, ein System zu haben, das sich an neue Datenschutzanforderungen anpassen kann. Erkundigen Sie sich bei der Prüfung Ihrer VMS-Optionen unbedingt bei den Anbietern, wie sie bei einer Änderung der Datenschutzvorschriften aktualisieren könnten.
Eine Möglichkeit, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, ist die Verwendung eines automatisierten, cloudbasierten Systems. Diese sind nicht nur effizienter, sondern ermöglichen es Unternehmen auch, Aufgaben oder Prozesse immer wieder auf die gleiche Weise durchzuführen. Wenn Sie konforme, automatisierte Prozesse festlegen, können Sie sicher sein, dass Ihr VMS routinemäßig alle Anforderungen erfüllt.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, rufen Sie uns an unter 0333 016 3551 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@signinapp.com. Einer unserer Mitarbeiter wird Ihnen gerne weiterhelfen.