Privacidad de datos y RGPD en la gestión de visitas: guía práctica
El estado actual de la privacidad de datos
El cumplimiento de los datos es uno de los temas más importantes en el espacio de gestión de visitantes (y en los negocios en general).
Con regulaciones globales como RGPD y CCPA ahora bien establecidas y comprendidas, el cumplimiento no es negociable.
Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas y tecnologías se adhieren a los más altos estándares de privacidad de datos, no solo para reducir sus propios riesgos, sino para satisfacer a los clientes. El 92%de los consumidores afirman que creen que las empresas deben ser proactivas en materia de privacidad de datos, lo que demuestra que no hay tolerancia para el incumplimiento.
En la gestión de visitantes en concreto, existen retos clave en torno a dónde se guardan los datos sensibles, quién tiene acceso a ellos y cómo (y cuándo) se eliminan. Estos y otros aspectos de la gestión de datos de visitantes deben tenerse en cuenta a la hora de adoptar cualquier solución de gestión de visitantes.
Papel vs. digital: riesgos para la privacidad y soluciones
Los libros de registro de visitantes manuales pueden dificultar mucho la privacidad de los datos de los visitantes. Cualquiera que se registre puede ver las entradas anteriores, lo que, por inocente que parezca, supone una violación inmediata de la privacidad de los datos.
Una aplicación de gestión de visitas permite mantener un registro preciso de los datos de los visitantes sin comprometer su privacidad.
La información de los visitantes se mantiene a salvo de usuarios posteriores y las organizaciones pueden limitar el acceso a los datos para que sólo las personas autorizadas puedan verlos y también establecer un límite sobre el tiempo durante el que se almacenan.
Esto permite a las organizaciones cumplir la normativa sobre privacidad de datos, pero las ventajas no acaban aquí. Las soluciones digitales tienen otras muchas ventajas que pueden beneficiar a las empresas en aspectos financieros y no financieros:
- Gestión eficiente de las visitas
- Asignación racionalizada de recursos
- Análisis y optimización de los visitantes
- Reputación y creación de marca
- Posibilidad de reducir costes
Controles de privacidad esenciales
La forma en que se recopilan y almacenan los datos debe ser una consideración esencial en una estrategia de privacidad de datos.
Esto incluye:
- La tecnología utilizada para recopilar datos
- El tipo de datos que se recopilan
- Cuánto tiempo se almacenan
- Dónde se almacenan (por ejemplo, in situ, en la nube).
Las empresas sólo deben pedir la información que necesitan. A veces, puede necesitar información diferente de distintos tipos de huéspedes, por lo que su VMS deberá ser personalizable para permitirlo.
Todos los datos que tenga registrados deben mantenerse seguros. Sólo deben tener acceso a los datos personales las personas designadas con motivos válidos.
Los datos deben poder borrarse fácilmente cuando se soliciten o cuando ya no sean necesarios. Con una aplicación de gestión de visitas, debe tener acceso a un portal en línea seguro que le permita establecer periodos de conservación de datos automatizados, asegurándose de que sólo conserva los datos el tiempo necesario.
El consentimiento y los derechos de los visitantes a la información también deben gestionarse de forma clara y coherente.
Gestión de visitantes basada en la privacidad
La transición de un proceso de registro en papel a una solución digital es el primer paso para lograr la conformidad de los datos en la gestión de visitantes.
Las funciones de conformidad pueden venir de serie con la nueva solución, lo que facilita el cambio. Es fundamental plantearse las preguntas adecuadas y establecer procesos conformes desde el principio para garantizar que se satisface este aspecto crítico de la tecnología VMS.
Si alguna vez se muestran datos, debe disponer de herramientas para proteger cualquier dato sensible, como listas de personal o nombres de alumnos. Por ejemplo, puede optar por que la lista de personal de su sistema de gestión de visitas sólo muestre los nombres de pila si esto puede ser visto por todas las personas que se registran.
Es importante que el personal reciba una formación adecuada, tanto sobre el uso de los sistemas de gestión de visitas como sobre las implicaciones de la legislación en materia de protección de datos, para que pueda seguir las mejores prácticas y aprovechar al mismo tiempo las ventajas de la tecnología.
Mantener el cumplimiento continuo
En cualquier organización, el cumplimiento de la normativa no debe verse como algo puntual. La normativa puede cambiar o el personal puede adoptar prácticas no conformes, por lo que es importante llevar a cabo auditorías de privacidad periódicas para garantizar que los sistemas se ajustan a su finalidad.
Si las leyes cambian, es útil disponer de un sistema que pueda adaptarse a los nuevos requisitos de privacidad de datos. Al evaluar sus opciones de VMS, asegúrese de preguntar a los proveedores cómo podrían actualizarse si cambiara la normativa sobre datos.
Una forma de garantizar un cumplimiento coherente es utilizar un sistema automatizado basado en la nube. Además de ser más eficientes, permiten a las organizaciones repetir tareas o procesos siempre de la misma manera. Al establecer procesos automatizados que cumplen la normativa, puede estar seguro de que su VMS satisface sistemáticamente todos los requisitos.
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