An jedem Arbeitsplatz sind Besprechungen der Ort, an dem Zusammenarbeit stattfindet, Ideen ausgetauscht und wichtige Entscheidungen getroffen werden. Allzu oft steht jedoch eine schlechte Verwaltung der Besprechungsräume dem im Wege. Räume sind doppelt gebucht, die Technik ist nicht einsatzbereit und Teams verschwenden Zeit mit der Suche nach verfügbaren Räumen.

Wenn Sie gerade erst mit der Verwaltung von Besprechungsräumen beginnen, führt Sie dieser Leitfaden durch die Grundlagen, zeigt häufige Herausforderungen auf und gibt praktische Tipps für eine reibungslosere und produktivere Besprechungskultur.

In diesem Blog:

Was ist Meetingraummanagement?
Warum das Management von Besprechungsräumen wichtig ist
Häufige Herausforderungen bei der Verwaltung von Besprechungsräumen
Bewährte Verfahren für ein effektives Besprechungsraummanagement
Einfaches Management von Besprechungsräumen

Was ist Meetingraummanagement?

Meetingraummanagement ist der Prozess der Organisation, Buchung und Überwachung der Nutzung von Besprechungsräumen an Ihrem Arbeitsplatz. Wenn es gut gemacht wird, sorgt es dafür, dass:

  • Die richtigen Räume zur richtigen Zeit verfügbar sind.
  • Ressourcen wie AV-Ausstattung, Catering und Sitzplätze berücksichtigt und die richtigen Teams informiert wurden.
  • Alle – von Mitarbeitern bis zu Besuchern wissen, wann und wo sie sein müssen.

Kurz gesagt: Ein effektives Meetingraummanagement schafft Ordnung, wo sonst oft Chaos herrscht, und hilft Unternehmen, ihre Räume optimal zu nutzen. Keine Doppelbuchungen oder Verzögerungen im Empfangsbereich mehr.

Warum das Management von Besprechungsräumen wichtig ist

Man könnte meinen, dass es bei der Raumreservierung nur darum geht, einen Raum zu reservieren, aber ein effektives Besprechungsraummanagement geht weit darüber hinaus. Hier sind nur einige der Vorteile: 

  • Keine Konflikte oder Doppelbuchungen mehr – keine unangenehmen Momente mehr, wenn jemand auftaucht, um denselben Raum zu nutzen
  • Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie Frustration – Mitarbeiter können die Verfügbarkeit sofort einsehen, kein Hin- und Her-Mailen mehr 
  • Verbessern Sie die Ressourcennutzung – Besprechungsräume sind teuer, eine effektive Verwaltung sorgt dafür, dass sie sinnvoll genutzt werden
  • Verbessern Sie das Besuchererlebnis – keine Verzögerungen mehr in Ihrem Empfangsbereich, Gäste fühlen sich wertgeschätzt
  • Sammeln Sie nützliche Daten – gewinnen Sie Einblicke in die Nutzung der Räume, um fundierte Entscheidungen über die Bürogestaltung und die Ressourcennutzung zu treffen 

Häufige Herausforderungen bei der Verwaltung von Besprechungsräumen

Wenn Unternehmen keine effektive Lösung für die Verwaltung von Besprechungsterminen haben, stehen sie häufig vor folgenden Herausforderungen:

  • Doppelbuchungen aufgrund nicht miteinander verbundener Kalender.
  • Nicht ausgelastete Räume, weil niemand weiß, dass sie verfügbar sind.
  • Technische Probleme wie fehlende AV-Ausrüstung oder Verbindungsprobleme.
  • Kurzfristige Änderungen, von denen das Catering- oder Facility-Team nichts mitbekommt.
  • Fehlende Daten darüber, wie oft Räume tatsächlich genutzt werden.

Bewährte Verfahren für ein effektives Besprechungsraummanagement

Wenn Sie nach einer besseren Möglichkeit suchen, Meetings in Ihrem Unternehmen zu verwalten, finden Sie hier einige einfache Best Practices, die Sie befolgen sollten: 

1. Zentralisieren Sie Ihr Buchungssystem

Verwenden Sie eine einzige Plattform, auf der Mitarbeiter die Verfügbarkeit einsehen und Räume direkt buchen können. So vermeiden Sie Doppelbuchungen und Verwirrung. Denken Sie auch daran, Pufferzeiten am Anfang und Ende der Buchungen einzufügen, damit Sie Zeit für Überschreitungen der Besprechungsdauer oder die Reinigung der Räume haben. 

2. Passen Sie die Räume an die Anforderungen der Besprechung an

Berücksichtigen Sie die Größe, die technische Ausstattung und die Raumaufteilung. Für ein kurzes Treffen ist kein großer Konferenzraum erforderlich, während für eine Kundenpräsentation möglicherweise ein größerer, besser ausgestatteter Raum benötigt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen zur Größe und Ausstattung bereitstellen, die die Mitarbeiter bei der Buchung ihrer Besprechungsräume einsehen können. 

3. Dienstleistungen mit Raumbuchungen verknüpfen

Integrieren Sie Catering -,AV- und Raumreservierungsanfragen in das Buchungssystem. So wird sichergestellt, dass jede Besprechung korrekt vorbereitet wird, ohne dass es zu Hektik in letzter Minute kommt, und dass die zuständigen Teams im Voraus benachrichtigt werden. 

4. Nutzung und Kosten verfolgen


Stellen Sie sicher, dass Ihr System über Berichtstools verfügt, damit Sie nachvollziehen können, wie oft Räume genutzt werden, von wem und zu welchem Zweck. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Raumplanung und die Ausgaben zu optimieren. Einige Systeme bieten Ihnen auch die Möglichkeit, Einschränkungen hinzuzufügen, wer bestimmte Catering-Artikel oder Ressourcen buchen darf. 

5. behalten Sie Besucher im Auge

Bei Meetings mit externen Gästen sollten Sie Ihr Besuchermanagementsystem mit der Besprechungsraumplanung verknüpfen. So wird sichergestellt, dass Besucher registriert, begrüßt und an den richtigen Ort geleitet werden. Die Gastgeber werden außerdem automatisch benachrichtigt, wenn Gäste eintreffen, wodurch Verzögerungen im Empfangsbereich reduziert werden.

Einfaches Management von Besprechungsräumen

Der Schlüssel zu einem effektiven Management von Besprechungsräumen liegt darin, alles an einem Ort zusammenzuführen – Raumreservierung, Dienstleistungen, Ressourcen und Besuchermanagement. 

Die Sign In App macht dies ganz einfach. Spaces bietet Echtzeit-Transparenz über Räume, Schreibtische und gemeinsam genutzte Ressourcen an jedem Standort und sorgt so für eine effiziente Nutzung Ihres Arbeitsplatzes. Meetings baut darauf auf, indem es die Terminplanung optimiert und es Ihnen ermöglicht, direkt in Outlook oder online zu buchen, Catering oder Dienstleistungen hinzuzufügen und die Nutzung und Kosten ohne Aufwand zu verfolgen.

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