Ihr Besucherbegrüßungsprozess ist einer der ersten Schritte, um Ihren Arbeitsplatz zu sichern und sicherzustellen, dass jeder Einzelne einen reibungslosen Ablauf erlebt. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf Papierlogbücher, manuelle E-Mails und veraltete Tabellenkalkulationen. Diese Prozesse mögen zwar ihren Zweck erfüllen, aber sie verlangsamen die Arbeit der Teams, führen zu Datenlücken und hinterlassen oft einen schlechten ersten Eindruck.
Ein Besuchermanagementsystem (VMS) modernisiert den Prozess und bietet eine intuitive, sichere und vernetzte Möglichkeit, alle Personen zu verwalten, die Ihren Arbeitsbereich betreten. Von Gästen und Auftragnehmern bis hin zu Mitarbeitern und hybriden Teams – ein VMS hilft Ihnen, Sicherheit, Compliance und Professionalität zu gewährleisten, sobald jemand die Türschwelle überschreitet. So bleibt jeder Besuch sicher und jede Erfahrung mühelos.
In diesem Blog:
Das Besuchermanagement ist der Prozess der Registrierung, Identifizierung und Nachverfolgung jeder Person, die Ihr Gebäude betritt. Es sorgt für einen reibungslosen, sicheren und positiven Ablauf und führt gleichzeitig genaue Aufzeichnungen darüber, wer sich vor Ort befindet und warum.
Ein modernes Besuchermanagement umfasst in der Regel:
In regulierten Branchen wie Bildung, Gesundheitswesen und Fertigung spielt das Besuchermanagement auch eine wichtige Rolle für die interne Compliance und Sicherheit. Funktionen wie ID-Scannen und Sperrlisten können so konfiguriert werden, dass Administratoren benachrichtigt werden oder der Zugang eingeschränkt wird, wenn eine markierte Person versucht, sich anzumelden. Dies unterstützt Sicherheitsprotokolle in Umgebungen wie Schulen oder Gesundheitseinrichtungen.
Wenn es richtig gemacht wird, ist Besuchermanagement mehr als nur ein Prozess – es ist die Art und Weise, wie Sie Ihre Marke, Ihre Werte und Ihr Engagement für Sicherheit kommunizieren.
Ein Besuchermanagementsystem ersetzt manuelle Anmeldemethoden durch eine optimierte digitale Plattform. Bei vielen Besuchermanagementlösungen erfolgt alles, von der Besucherregistrierung bis zur Anmeldung der Mitarbeiter, an einem Ort, wodurch Sie die Abläufe vereinfachen und die Transparenz an allen Standorten verbessern können.
Ein VMS kann:
Unabhängig davon, ob Sie einen oder mehrere Standorte verwalten, sorgt ein Besuchermanagementsystem für Struktur, Klarheit und einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
Ein modernes Besuchermanagementsystem unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Besuchs. Ein effektives VMS beginnt nicht erst an der Tür, sondern umfasst auch Prozesse vor der Ankunft, wie z. B. Voranmeldungen, und begleitet den Besucher bis zu seiner Abreise. Hier sind die Punkte der Besucherreise, die ein VMS berührt:
Vorbereitung: Besucher können im Voraus eingeladen werden und erhalten vor ihrer Ankunft alle notwendigen Informationen, einschließlich Dokumenten, Genehmigungen oder zugewiesenen Ressourcen wie Parkplätzen oder Besprechungsräumen.
Ankunft: Gäste melden sich per Telefon, Kiosk oder QR-Code an. Ausweise können sofort ausgedruckt werden, und die Gastgeber erhalten umgehend eine Benachrichtigung.
Interaktion: Während des Besuchs zeigt die Echtzeit-Sichtbarkeit, wer sich vor Ort befindet – Besucher, Mitarbeiter und Auftragnehmer –, was die Sicherheit, die Raumnutzung und Notfallmaßnahmen unterstützt.
Abreise: Das Abmelden erfolgt schnell, Ressourcen werden freigegeben und Besuchsdaten werden sicher erfasst.
Überprüfung: Einblicke in Aktivitäten und Auslastung helfen Unternehmen, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Compliance zu stärken und Erfahrungen zu verbessern.
Ein Besuchermanagementsystem dient dazu, Arbeitsplätze sicherer, organisierter und einladender zu gestalten. Es ersetzt manuelle Arbeitsabläufe durch eine digitale Lösung, mit der alle Arten von Besuchern einheitlich und effizient verwaltet werden können.
Insgesamt sorgt ein Besuchermanagementsystem für Klarheit und Konsistenz im täglichen Betrieb und hilft Unternehmen dabei, sicherere Arbeitsplätze zu schaffen und gleichzeitig jedem Besucher einen herzlichen und reibungslosen Empfang zu bieten.
Venton Ltd, ein Anbieter von Konferenzräumen und Buchhaltungsdienstleistungen, stand vor einer bekannten Herausforderung: Es galt, ein Empfangserlebnis zu schaffen, das die Professionalität des Unternehmens widerspiegelte. Die bisherige Einrichtung bot nicht den gewünschten reibungslosen, modernen Empfang, und der erste Kontakt mit Besuchern entsprach nicht dem Service, auf den das Unternehmen stolz ist.
Die Umstellung auf ein digitales Besuchermanagementsystem hat das geändert. Besucher checken jetzt schnell über ein Tablet, einen QR-Code oder ihr eigenes Mobilgerät ein, und die Gastgeber werden sofort benachrichtigt. Der Prozess ist schnell, organisiert und optisch einheitlich, sodass sich die Besucher vom ersten Moment an sicher und gut betreut fühlen.
Das Ergebnis? Ein deutlich besserer erster Eindruck, ein Empfangsbereich, der modern und effizient wirkt und zur Identität des Unternehmens passt, und gleichzeitig zu einem sichereren und besser strukturierten Arbeitsplatz beiträgt.
Ein Besuchermanagementsystem spielt eine entscheidende Rolle für die Sicherheit Ihrer Besucher, sobald diese Ihr Gelände betreten. Durch Echtzeit-Transparenz bleibt niemand unbemerkt, während beim digitalen Check-in wichtige Informationen erfasst und Richtlinien überprüft werden. Mit ID-Ausweisen lassen sich Besucher leicht identifizieren, und Sicherheitsprüfungsfunktionen können Ausweise scannen, wichtige Details überprüfen und Personen auf Sperrlisten oder solche, die die Zugangsvoraussetzungen nicht erfüllen, kennzeichnen.
Evakuierungs-Tools liefern in Notfällen aktuelle Listen von Besuchern, Auftragnehmern und Mitarbeitern und ermöglichen so eine sichere und schnelle Anwesenheitskontrolle.
Der Datenschutz erhöht die Sicherheit zusätzlich. Moderne Systeme schützen personenbezogene Daten durch Verschlüsselung, regionsspezifische Datenspeicheroptionen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Zusammen schaffen diese Funktionen eine sicherere Umgebung, in der sich Besucher willkommen und geschützt fühlen.
Die Umstellung auf ein digitales System kann für Sie von Vorteil sein, wenn:
Sie auf Besucherbücher in Papierform angewiesen sind.
Sie häufig Besucher oder Auftragnehmer empfangen.
Sie einen klaren Überblick darüber benötigen, wer sich vor Ort befindet.
Sie an mehreren Standorten tätig sind.
Sie Ihren Empfangsbereich modernisieren möchten.
Sie Compliance- oder Audit-Anforderungen erfüllen müssen.
Sie die Notfallvorsorge verbessern möchten.
Wenn einer dieser Punkte zutrifft, kann ein Besuchermanagementsystem die Arbeitsabläufe an Ihrem Arbeitsplatz grundlegend verändern.
Das richtige System sollte folgende Eigenschaften aufweisen:
Ganzheitlich – unterstützt Erfahrung und Sicherheit
Konfigurierbar – passt sich Ihren Arbeitsabläufen und Ihrem Branding an
Integrativ – arbeitet mit HR-, IT- und Zugangskontrolltools zusammen
Skalierbar – wächst mit Ihrem Unternehmen mit
Insight-gesteuert – liefert aussagekräftige Analysen
Sign In App vereint diese Funktionen und bietet flexible Tools für die Verwaltung von Besuchern und Mitarbeitern.
Digitales Besuchermanagement erhöht die Sicherheit, stärkt die Compliance, vereinfacht den Umgang mit Daten und sorgt für einen guten ersten Eindruck. Mit digitalen Tools und nun auch KI-Erweiterungen können Unternehmen jeden Besuch klar, sicher und einfach verwalten.
Wenn Sie bereit sind, die Anmeldung zu optimieren, Ihre Mitarbeiter zu schützen und das Arbeitsumfeld zu verbessern, ist Sign In App genau das Richtige für Sie. Starten Sie Ihre 15-tägige kostenlose Testversion.