Die Voraussetzungen für ein effektives Besuchermanagementsystem im Jahr 2024

An image of a reception or lobby area with a visitor management system on the front desk

Im Jahr 2024 wird die Zahl der Menschen, die ins Büro zurückkehren, im Vergleich zu den letzten Jahren deutlich zunehmen, und damit auch die Zahl der Besucher. Da sich der moderne Arbeitsplatz jedoch ständig weiterentwickelt und die Sicherheit immer mehr in den Mittelpunkt rückt, entwickelt sich auch die Landschaft des Besuchermanagements weiter - angetrieben von technologischen Fortschritten und erhöhten Sicherheitsanforderungen. 

Nachfolgend einige der wichtigsten Voraussetzungen für ein effektives Besuchermanagementsystem 2024 und darüber hinaus...

1. Verbesserte Sicherheitsfunktionen

Die Verbesserung der Sicherheit sollte bei jedem Besuchermanagementsystem an erster Stelle stehen. Ein effektives VMS sollte Folgendes beinhalten:

  • Vorregistrierung - Die Vorregistrierung von Besuchern vor ihrer Ankunft kann die Sicherheit erheblich verbessern. Wenn Sie den Besuchern die Möglichkeit geben, ihre Daten und den Zweck ihres Besuchs im Voraus zu übermitteln, wissen Sie genau, wer vor Ort sein wird, und können im Voraus planen. Außerdem können Sie den Gästen wichtige Sicherheitsinformationen mitteilen, bevor sie eintreffen.
  • Sperrlisten - Ihr Besucherverwaltungssystem sollte Ihnen die volle Kontrolle darüber geben, wer Ihre Räumlichkeiten betreten darf. Automatisierte Sperrlisten identifizieren und verhindern den Zutritt von Personen, die ein Sicherheitsrisiko darstellen.
  • Besucheridentifizierung -Ausweise spielen eine entscheidende Rolle bei der Unterscheidung zwischen Besuchern und Mitarbeitern. Ein VMS sollte den automatischen Druck von Besucherausweisen anbieten, die individuell angepasst werden können, um die von Ihnen benötigten Informationen zu enthalten, wie z. B. Fotos der Besucher, Namen und die Person, die sie besuchen.
  • Nachverfolgung in Echtzeit - Zu wissen, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Gebäude aufhält, ist für die Sicherheit unerlässlich. Ein effektives Besucherverwaltungssystem ermöglicht die Echtzeitverfolgung von Besucher- und Mitarbeiterbewegungen innerhalb des Gebäudes. Genau zu wissen, wer sich im Gebäude aufhält, ist besonders bei Evakuierungen im Notfall nützlich, da so sichergestellt wird, dass jeder erreichbar ist.
  • Zugangskontrolle -Die neuesten Lösungen für die Besucherverwaltung erleichtern die Verwaltung von Sicherheitskontrollen. Verhindern Sie, dass Besucher weiterhin das Gebäude betreten, wenn sie nicht über die erforderlichen Dokumente und Sicherheitsprüfungen verfügen, und beschleunigen Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter, indem Sie die relevanten Informationen hochladen, z. B. Dokumente und Arbeitsberechtigungsprüfungen.

2. Bessere Erfahrungen für alle

Die Verbesserung der Effizienz hat für Organisationen immer Priorität, und ein Besuchermanagementsystem ist der perfekte Weg, um dies zu erreichen und die Erfahrung für Mitarbeiter, Besucher und alle anderen, die mit Ihrer Organisation interagieren, zu verbessern. Einige der wichtigsten Merkmale, die Sie bei der Suche nach einem effektiven Besucherverwaltungssystem zur Verbesserung der Effizienz berücksichtigen sollten, sind:

  • An- und Abmeldung der Mitarbeiter -Indem Sie sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter auch im Besucherverwaltungssystem an- und abmelden, können Sie im Notfall genau wissen, wer sich auf dem Gelände befindet. Ein effektives Besucherverwaltungssystem bietet Ihrem Team mehrere Möglichkeiten, sich anzumelden, damit es reibungslos durch den Arbeitstag kommen kann.
  • Kontaktlose Anmeldung - Kontaktlose Anmeldeoptionen wie QR-Codes oder die Anmeldung per Smartphone machen die Anmeldung für Besucher und Mitarbeiter schnell und bequem. Dies verbessert nicht nur das Besuchererlebnis, sondern kann auch Warteschlangen in der Lobby minimieren.
  • Cloud-basierte Lösung - Cloud-basierte VMS-Lösungen bieten eine noch nie dagewesene Flexibilität und Skalierbarkeit. Sie ermöglichen das Einchecken aus der Ferne, Echtzeit-Updates und eine nahtlose Bereitstellung an mehreren Standorten. Durch die Nutzung der Cloud können Organisationen auch sicherstellen, dass ihre Besucher- und Mitarbeiterdaten sicher gespeichert und von überall aus leicht zugänglich sind, was die Verwaltung und Berichterstattung verbessert.
  • Benutzerfreundliche Schnittstelle - Ein VMS sollte sowohl für Besucher als auch für Mitarbeiter intuitiv und einfach zu bedienen sein. Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit einfacher Navigation sorgt für einen reibungslosen Betrieb, und Funktionen wie die Unterstützung mehrerer Sprachen und die kontaktlose Anmeldung können die Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessern.

3. Mehrere Geschäftsprozesse lösen

In der heutigen Arbeitswelt sollte ein Besuchermanagementsystem nicht isoliert arbeiten, sondern nahtlos in andere Prozesse integriert sein, um die Geschäftsabläufe zu rationalisieren und die Erfahrungen weiter zu verbessern. Die Registrierung der Mitarbeiter wurde bereits erwähnt, aber es gibt noch weitere Prozesse, die durch ein effizientes VMS verbessert werden können:

  • Terminplanung - Mit einem Besucherverwaltungssystem, das eine Terminplanung beinhaltet, beginnt die Erfahrung der Besucher schon lange vor ihrem Besuch und ermöglicht eine automatische Vorregistrierung. Erlauben Sie den Besuchern, ihren Termin auszuwählen, und sie werden automatisch als Besucher in Ihrem VMS vorregistriert.
  • Zeiterfassung für Mitarbeiter - Wir haben bereits über die Mitarbeiterregistrierung gesprochen, aber die Zeiterfassung bringt die Mitarbeiterverwaltung mit Ihrem VMS auf die nächste Ebene. Verwalten Sie die Arbeitszeiten, erleichtern Sie die Verwaltung von Abwesenheiten und exportieren Sie Berichte im CSV-Format, die mit Ihrem Lohn- und Gehaltssystem kompatibel sind.
  • Verwaltung von Schreibtischen und Räumen - Die Buchung von Schreibtischen und Räumen wird bei der Suche nach einem Besuchermanagementsystem oft übersehen. In der hybriden Welt, in der viele Organisationen heute arbeiten, kann sie jedoch von unschätzbarem Wert sein. Die Benutzer können die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen in Echtzeit sehen, was es einfach macht, Räume zu finden und zu buchen, die ihren Bedürfnissen entsprechen, ohne unnötige Hin- und Her-Kommunikation; sie können auch im Voraus planen, um sicherzustellen, dass sie Räume zur Verfügung haben, wenn ein Besucher ankommt. Sie können auch im Voraus planen, um sicherzustellen, dass ein Raum verfügbar ist, wenn ein Gast eintrifft.

4. Passt sich Ihrer Organisation an

Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst oder mehrere Standorte hat, ist es wichtig, dass Ihr Besuchermanagementsystem auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Worauf Sie achten sollten:

  • Verwaltung mehrerer Standorte - Ein effizientes Besuchermanagementsystem erleichtert die Verwaltung mehrerer Standorte. Ihr VMS sollte es Ihnen ermöglichen, mehrere Standorte von einem Portal aus zu verwalten, mit einer globalen Mitarbeiterliste und der Möglichkeit, den Zugang zu jedem Standort zu beschränken.
  • Einfache Bereitstellung - Wie bereits erwähnt, bieten Cloud-basierte Lösungen eine beispiellose Skalierbarkeit, so dass Ihr neues System problemlos an mehreren Standorten eingesetzt werden kann, wobei die Einstellungen global oder für jeden Standort individuell angepasst werden können.
  • Nahtlose Integration - Ein effektives VMS löst nicht nur mehrere Geschäftsprozesse, wie in unserem dritten Punkt beschrieben, sondern integriert sich auch in Ihre bestehenden Systeme. Beispiele hierfür sind Google Workspace oder Azure AD für die Verwaltung einer globalen Belegschaft oder Slack und Microsoft Teams für Benachrichtigungen.

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