Indispensables pour un système de gestion des visiteurs efficace en 2024

Dans le monde d'aujourd'hui, la façon dont le personnel utilise les bureaux est en constante évolution. Les employés veulent travailler de manière flexible et de nombreux employeurs font tout ce qu'ils peuvent pour encourager leurs équipes à travailler depuis le bureau.

Chaque lieu de travail fixe ses propres normes, qui évoluent constamment en fonction des normes industrielles. Certaines organisations offrent une flexibilité totale en matière de travail hybride, tandis que d'autres peuvent avoir des règles différentes selon les services. Par conséquent, il est difficile de savoir avec certitude qui est ou n'est pas au travail à un moment donné. En outre, des invités extérieurs au lieu de travail vont et viennent.

Dans cette optique, il est plus que jamais essentiel pour les employeurs de maintenir un registre sûr et précis des personnes présentes sur le site, et c'est là qu'un système de gestion des visiteurs (VMS) prend tout son sens.

Un système de gestion des visiteurs permet aux organisations de suivre l'évolution de l'utilisation des bureaux tout en assurant la fluidité des entrées et des sorties.

Mais qu'est-ce que cela implique et à quoi ressemble un bon système de gestion des visiteurs (VMS) ?

Voici les 7 éléments indispensables à un système de gestion des visiteurs efficace aujourd'hui :

1. Fonctions de sécurité avancées

L'amélioration de la sûreté et de la sécurité doit toujours être la priorité absolue lors de la planification de la mise en œuvre d'un système de gestion des visiteurs. Un système de gestion des visiteurs qui répond aux normes de base en matière de sécurité doit comprendre les éléments suivants

• Pré-enregistrement - Le pré-enregistrement des visiteurs avant leur arrivée peut renforcer considérablement la sécurité. En permettant aux visiteurs de communiquer à l'avance leurs coordonnées et l'objet de leur visite, vous savez exactement qui sera sur le site et quand, et vous pouvez planifier efficacement. Cela vous donne également la possibilité de partager des informations importantes sur la sécurité avec les visiteurs avant leur arrivée.
• Listes de blocage - Votre système de gestion des visiteurs doit vous permettre de contrôler totalement les personnes autorisées à entrer dans vos locaux. Les listes de blocage automatisées permettent d'identifier et d'empêcher l'entrée de personnes présentant un risque pour la sécurité, telles que des opposants connus à votre lieu de travail ou d'anciens employés mécontents.
• Badges et identification des visiteurs - Les badges visiteurs permettent de distinguer les visiteurs des employés. Un VMS doit permettre l'impression automatique de badges d'identification qui peuvent être personnalisés pour inclure des informations telles que la photo du visiteur, son nom et le nom de la personne à qui il rend visite.
• Suivi en temps réel - Savoir qui se trouve dans le bâtiment à un moment donné est essentiel pour la sûreté et la sécurité. Un VMS moderne permet de suivre en temps réel les mouvements des visiteurs et des employés dans les locaux, ce qui est important pour s'assurer que tout le monde est pris en compte en cas d'évacuation d'urgence.
• Contrôles des informations de base - Un VMS moderne facilite la gestion des contrôles de sécurité pour ceux qui en ont besoin. Empêchez les visiteurs d'entrer s'ils n'ont pas les documents et les contrôles de sécurité requis et simplifiez l'intégration des nouveaux employés en téléchargeant les informations pertinentes telles que les documents et les contrôles relatifs au droit du travail.

2. Options d'enregistrement sans contact

L'amélioration de l'efficacité est toujours une priorité absolue pour les organisations et un système de gestion des visiteurs est le moyen idéal d'y parvenir. Les différentes options d'enregistrement sans contact permettent aux entreprises de rationaliser l'entrée et la sortie des différents types de visiteurs, sans compromettre la sécurité.

• Enregistrement des employés - Veiller à ce que les employés s'enregistrent également sur votre système de gestion des visiteurs vous permet de savoir exactement qui se trouve sur le site en cas d'urgence. Un système de gestion des visiteurs efficace offrira à votre équipe plusieurs moyens de s'enregistrer pour travailler en toute transparence.
• Enregistrement sans contact - Les options d'enregistrement sans contact au moyen de codes QR ou de smartphones permettent aux visiteurs et aux employés de s'enregistrer rapidement et facilement.
• Réduire les files d'attente dans le hall d'entrée - Les embouteillages dans les zones très fréquentées ralentissent l'ensemble du processus pour tout le monde, représentent une charge pour le personnel administratif et constituent même un risque pour la sécurité. En rationalisant le processus d'enregistrement, vous pouvez réduire les temps d'attente et faciliter les allées et venues.
• Flexibilité basée sur le cloud - Un VMS basé sur le cloud offre une flexibilité et une évolutivité inégalées. Ils permettent l'enregistrement à distance, des mises à jour en temps réel et un déploiement transparent sur plusieurs sites, de sorte qu'ils peuvent évoluer et s'adapter à votre entreprise.
• Stockage sécurisé des données - En tirant parti de l'informatique dématérialisée, les organisations peuvent s'assurer que les données relatives aux visiteurs et aux employés sont stockées en toute sécurité. Le stockage dans le cloud rend également les données facilement accessibles de n'importe où, ce qui améliore la gestion et la création de rapports.

3. Expérience utilisateur personnalisable

Les besoins d'un VMS varient d'un lieu de travail à l'autre, et le VMS doit être en mesure d'adapter l'expérience des visiteurs à la spécificité de l'organisation.

• Interface conviviale - Un VMS doit être intuitif et facile à utiliser, tant pour les visiteurs que pour le personnel. Une interface conviviale avec une navigation aisée garantit un fonctionnement fluide pour tous les utilisateurs, sans incidence sur la sécurité et les systèmes.
• Prise en charge multilingue - c'est l'un des moyens par lesquels un VMS favorise l'inclusion et l'accessibilité. Il doit également comporter des options d'utilisation pour tous les niveaux d'aptitude. Ceci est particulièrement bénéfique pour les entreprises internationales ou celles qui ont l'ambition de se développer à l'échelle internationale.

4. Résoudre plus d'un processus d'entreprise

Dans le monde du travail d'aujourd'hui, un système de gestion des visiteurs ne doit pas fonctionner de manière isolée - il doit fonctionner avec d'autres processus pour rationaliser vos opérations commerciales et continuer à améliorer l'expérience dans différents domaines.

• Prise de rendez-vous - Un système de gestion des visiteurs qui inclut la prise de rendez-vous permet de commencer l'expérience des visiteurs bien avant leur visite et de procéder à des pré-enregistrements automatiques. Permettez aux visiteurs de choisir leur créneau de rendez-vous et ils seront automatiquement pré-enregistrés en tant que visiteurs dans votre VMS.
• Suivi des heures de travail des employés - Le suivi des heures de travail fait passer la gestion des employés avec votre VMS au niveau supérieur. L'augmentation du travail à distance signifie qu'il peut être difficile de savoir quand quelqu'un travaille et quand il ne travaille pas, mais un VMS peut aider à gérer les heures de travail et faciliter la gestion des absences, avec des rapports CSV exportables qui sont compatibles avec votre système de gestion des salaires.
• Gestion des bureaux et des salles - La réservation des bureaux et des salles peut être négligée lors de la recherche d'un système de gestion des visiteurs. Cependant, dans le monde hybride dans lequel de nombreuses organisations travaillent aujourd'hui, cela peut s'avérer inestimable. Les utilisateurs peuvent voir la disponibilité des bureaux et des salles en temps réel, ce qui facilite la recherche et la réservation d'espaces. Vous pouvez également planifier à l'avance la réservation d'espaces lorsqu'un visiteur arrive. Plus besoin de courir pour trouver un espace de réunion avec vos invités lorsque les salles sont occupées !

5. Rapports et analyses en temps réel

Un système de gestion des visiteurs peut être une source d'informations très riche s'il est doté des fonctionnalités nécessaires à l'exploitation des données.

• Perspectives basées sur les données - En comprenant le nombre de visiteurs et les données de suivi, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées pour l'organisation sur une série de sujets, de la sécurité aux installations, en passant par les opérations.
• Rapports de conformité - Pour les entreprises ayant des obligations de conformité, les rapports peuvent impliquer des processus manuels épuisants qui prennent du temps et sont sources d'erreurs. Toutefois, un VMS capable d'exporter des données en quelques secondes simplifie considérablement ces processus et les rend plus fiables.

6. Évolutivité pour les entreprises en croissance

Si votre entreprise se développe rapidement ou si vous avez plusieurs sites, il est essentiel que votre système de gestion des visiteurs puisse s'adapter aux besoins de l'entreprise. Voici ce qu'il faut rechercher :

• Gestion multi-sites - Un système de gestion des visiteurs efficace facilite la gestion de plusieurs sites. Votre système de gestion des visiteurs doit vous permettre de surveiller plusieurs sites à partir d'un seul portail, d'établir une liste globale du personnel et de gérer les visiteurs et les employés sur chaque site.
• Intégrations transparentes - En plus de résoudre de multiples processus d'entreprise, un VMS efficace s'intégrera également à vos systèmes existants. Par exemple, une intégration avec Google Workspace ou Azure AD peut aider à gérer une liste de personnel globale, tandis qu'une intégration avec Slack ou Microsoft Teams permet de conserver les notifications au sein d'une plateforme unique.

Un système de gestion des visiteurs ne se limite pas à l'enregistrement des entrées et des sorties. En comprenant les capacités des systèmes de gestion des visiteurs, ainsi que les besoins de votre entreprise, vous pouvez optimiser efficacement la valeur de ces technologies, en renforçant la sécurité tout en rationalisant l'expérience des visiteurs et des administrateurs.

Ces sept éléments indispensables contribuent tous à rendre les entreprises plus efficaces et devraient faire partie intégrante de tout système de gestion des visiteurs.

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