Lo imprescindible para un sistema eficaz de gestión de visitas en 2024
En 2024, estamos viendo un aumento mucho mayor de personas que vuelven a la oficina en comparación con los últimos años, y con ello viene el regreso de los visitantes. Pero con el lugar de trabajo moderno en constante evolución y un mayor enfoque en la seguridad, el panorama de la gestión de visitantes sigue evolucionando con él - impulsado por los avances en la tecnología y el aumento de las demandas de seguridad.
A continuación se indican algunos de los elementos imprescindibles para un sistema eficaz de gestión de visitas en 2024 y más allá...
1. Funciones de seguridad mejoradas
Mejorar la seguridad y la protección debe ser la máxima prioridad de cualquier sistema de gestión de visitantes. Un VMS eficaz debe incluir:
- Pre-registros - Pre-registrar a los visitantes antes de que lleguen puede mejorar significativamente la seguridad. Al permitir que los visitantes envíen sus datos y el motivo de su visita con antelación, sabrá exactamente quién va a estar en el recinto y podrá planificarlo con antelación. También puede compartir información de seguridad importante con los visitantes antes de que lleguen.
- Listas de bloqueo - su sistema de gestión de visitas debe ofrecerle un control total sobre quién puede entrar en sus instalaciones. Las listas de bloqueo automatizadas ayudan a identificar e impedir la entrada a las personas que suponen un riesgo para la seguridad.
- Identificación de visitantes - las tarjetas de identificación desempeñan un papel crucial a la hora de distinguir a los visitantes de los empleados. Un VMS debe ofrecer impresión automática de tarjetas de identificación de visitantes que se pueda personalizar para incluir la información que usted necesite, como fotos de los visitantes, nombres y a quién visitan.
- Seguimiento en tiempo real - Saber quién está en el edificio en un momento dado es esencial para la seguridad. Un sistema de gestión de visitas eficaz permite hacer un seguimiento en tiempo real de los movimientos de visitantes y empleados dentro de las instalaciones. Saber exactamente quién se encuentra en el edificio es especialmente útil en evacuaciones de emergencia, ya que garantiza que todo el mundo esté localizable.
- Control de acceso - las soluciones de gestión de visitantes más modernas facilitan la gestión de los controles de seguridad. Impida que los visitantes sigan entrando si no disponen de los documentos y controles de seguridad necesarios y agilice la incorporación de nuevos empleados, cargando la información pertinente, como los documentos y controles de derecho al trabajo.
2. Mejorar la experiencia de todos
Mejorar la eficiencia es siempre una prioridad para las organizaciones, y un sistema de gestión de visitas es la forma perfecta de conseguirlo, mejorando la experiencia de empleados, visitantes y cualquier otra persona que interactúe con su organización. Algunas de las características clave que hay que tener en cuenta cuando se busca un sistema eficaz de gestión de visitas que mejore la eficiencia son:
- Registro de entrada de los empleados - si se asegura de que los empleados también registran su entrada y salida en el sistema de gestión de visitas, podrá saber exactamente quién se encuentra en las instalaciones en caso de emergencia. Un sistema de gestión de visitas eficaz ofrecerá múltiples formas de que su equipo se registre para trabajar sin problemas con su jornada laboral.
- Registro de entrada sin contacto - las opciones de registro de entrada sin contacto, como los códigos QR o el registro con smartphone, hacen que el registro de entrada sea rápido y cómodo para visitantes y empleados. Esto no sólo mejora la experiencia del visitante, sino que también puede minimizar las colas en la zona del vestíbulo.
- Solución basada en la nube - Las soluciones VMS basadas en la nube ofrecen una flexibilidad y escalabilidad sin precedentes. Permiten el registro remoto, las actualizaciones en tiempo real y un despliegue perfecto en múltiples ubicaciones. Al aprovechar la nube, las organizaciones también pueden garantizar que los datos de sus visitantes y empleados se almacenan de forma segura y son fácilmente accesibles desde cualquier lugar, lo que mejora la gestión y la elaboración de informes.
- Interfaz fácil de usar - Un VMS debe ser intuitivo y fácil de usar tanto para los visitantes como para el personal. Una interfaz fácil de usar con una navegación sencilla garantiza un funcionamiento sin problemas, y funciones como la compatibilidad con varios idiomas y el registro sin contacto pueden mejorar significativamente la experiencia del usuario.
3. Resolver más de un proceso empresarial
En el mundo laboral actual, un sistema de gestión de visitas no debe funcionar de forma aislada, sino que debe integrarse a la perfección con otros procesos para agilizar las operaciones de su empresa y seguir mejorando las experiencias. Ya hemos mencionado el registro de los empleados, pero he aquí otros procesos que un VMS eficaz puede mejorar:
- Programación de citas - Contar con un sistema de gestión de visitas que incluya la programación de citas inicia la experiencia del visitante mucho antes de su visita y permite realizar pre-registros automáticos. Permita que los visitantes seleccionen el horario de su cita y quedarán automáticamente pre-registrados como visitantes en su VMS.
- Seguimiento del tiempo de los empleados - Ya hemos hablado del registro de los empleados, pero el seguimiento del tiempo lleva la gestión de los empleados con su VMS al siguiente nivel. Gestione las horas de trabajo, facilite la gestión de las ausencias y exporte informes CSV compatibles con su sistema de nóminas.
- Gestión de escritorios y salas - La reserva de escritorios y salas suele pasarse por alto cuando se busca un sistema de gestión de visitas. Sin embargo, en el mundo híbrido en el que trabajan ahora muchas organizaciones, puede tener un valor incalculable. Los usuarios pueden ver en tiempo real la disponibilidad de escritorios y salas, lo que facilita la búsqueda y reserva de espacios que se ajusten a sus necesidades sin comunicaciones innecesarias de ida y vuelta; también pueden planificar con antelación para asegurarse de que tienen espacios disponibles cuando llega una visita. Ya no tendrá que dar vueltas para encontrar una zona de reunión con su invitado cuando las salas estén ocupadas.
4. Se adapta a su organización
Si su empresa crece rápidamente o tiene varias sedes, es fundamental que su sistema de gestión de visitas se adapte a sus necesidades. Esto es lo que debe buscar:
- Gestión multisitio - Un sistema de gestión de visitas eficaz facilita la gestión de varias sedes. Su VMS debe permitirle gestionar varias sedes desde un portal, con una lista de personal global y la opción de restringir quién puede acceder a cada sede.
- Facilidad de despliegue - Como se ha mencionado anteriormente, las soluciones basadas en la nube ofrecen una escalabilidad sin precedentes, lo que facilita el despliegue de su nuevo sistema en múltiples ubicaciones, estableciendo la configuración global del sitio o adaptándola a cada ubicación.
- Integraciones sin fisuras - Además de resolver múltiples procesos de negocio como se ha comentado en nuestro tercer punto, un VMS eficaz también se integrará con sus sistemas existentes. Por ejemplo, Google Workspace o Azure AD para ayudarle a gestionar una lista de personal global, o Slack y Microsoft Teams para las notificaciones.
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