5 Tipps, um Sitzungen zu rationalisieren und Zeit zu sparen

Die Treffen. Manche lieben sie, manche hassen sie. Für viele Arbeitnehmer sind sie jedoch ein wesentlicher Bestandteil des Tagesablaufs. In den letzten 2 Jahren waren Zoom, Google Meet und MS Teams die besten Freunde von uns allen, und in dieser Zeit haben wir einiges über Meetings gelernt. Erstens, dass es viel bequemer ist, in Trainingsanzügen und Turnschuhen zu gehen; zweitens, dass viele nicht notwendig sind oder viel zeitsparender sein könnten.

Auch wenn Videokonferenzen ihre Nachteile haben können ("Ich glaube, du bist zu leise, Mike" / "Entschuldigen Sie, wenn Sie meinen Hund bellen hören"), haben sie uns viel über die Effizienz von Konferenzen gelehrt und werden zweifellos in absehbarer Zukunft weiter existieren. Aber da wir zu persönlichen Gesprächen zurückkehren, denken viele von uns darüber nach, wie wir persönliche Treffen optimieren können, um Unterbrechungen zu vermeiden, Zeit zu sparen und manchmal unnötige Treffen weiter zu reduzieren.

Wenn Sie zu diesen Menschen gehören, haben wir für Sie das Richtige. Hier sind unsere 5 besten Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Meetings zu optimieren, um ein perfektes Meeting-Erlebnis zu schaffen...

1. Überlegen Sie, ob das Treffen notwendig ist

Tipp Nummer 1: Machen Sie keine Besprechungen aus den einfachen Grund sie zu machen, wenn Sie das tun, werden Sie erstaunt sein, wie viel Zeit Sie sparen. Überlegen Sie, ob das, was Sie besprechen müssen, wirklich eine Besprechung erfordert oder ob ein kurzer Anruf oder ein Gespräch beim Kaffeekochen das Problem schneller und effizienter lösen könnte. Dann können Sie sich darauf konzentrieren, die wichtigeren Besprechungen zu rationalisieren.

2. Weiter mit der Videokonferenz

Videokonferenzen können Sitzungen auf verschiedene Weise beschleunigen. Erstens entfällt die Notwendigkeit einer Reise, da die Sitzung von jedem beliebigen Ort aus abgehalten werden kann, so dass es keine Verzögerungen oder Unterbrechungen aufgrund einer verspäteten Ankunft gibt. Außerdem wird bei Videokonferenzen weniger Smalltalk geführt, so dass Sie die Sitzung schneller beginnen und Ihre Zeit effizienter nutzen können.

3. Haben Sie eine feste Tagesordnung und halten Sie diese ein.

Wie viel Zeit verbringen Sie derzeit zu Beginn eines Meetings mit der Entscheidung, wer anfangen möchte oder worüber zuerst gesprochen werden soll? Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um vor der Besprechung eine Tagesordnung zu erstellen, die Sie allen Teilnehmern zukommen lassen, und Sie werden während der Besprechung eine Menge Zeit sparen. Eine Tagesordnung hilft Ihnen auch dabei, sich auf das Thema der Sitzung zu konzentrieren, damit Sie nicht durch Gespräche über andere Dinge, die nicht besprochen werden müssen, abgelenkt werden.

4. Ein Zeitlimit festlegen

Eine weitere Erfahrung, die wir mit Videokonferenzen gemacht haben, ist, dass Besprechungen sehr viel effizienter sind, wenn man sich an die vereinbarte Zeit hält. Legen Sie also nicht nur die Tagesordnung fest, sondern auch ein Zeitlimit und halten Sie sich daran, egal ob es sich um eine Stunde, 30 Minuten oder sogar ein kurzes 15-minütiges Gespräch handelt. Bonustipp: Wenn Sie sich aus Zeitgründen auf ein sehr schnelles Nachholen beschränken müssen, stehen Sie die ganze Zeit auf.

5. Eine Applikation zur Buchung von Sitzungsräumen nutzen

Klopfen die Leute normalerweise während der Sitzung an die Tür, um zu sehen, wie lange sie brauchen, oder gehen sie direkt hinein, wenn sie nicht sehen, dass der Raum besetzt ist? Hier kann eine App zur Buchung von Besprechungsräumen eine großartige Lösung sein, um Meetings zu rationalisieren. Besprechungsräume können im Voraus gebucht werden, so dass die Kollegen prüfen können, ob der Raum besetzt ist, anstatt eine laufende Besprechung zu stören. Nachbereitung per Videoanruf? Eine App zur Buchung von Besprechungsräumen kann auch dazu verwendet werden, einen Raum zu reservieren und sicherzustellen, dass ein ruhiger Raum für das Gespräch zur Verfügung steht.

Zusätzlicher Tipp: Wenn Sie sich auf ein sehr schnelles Gespräch beschränken müssen, weil Sie unter Zeitdruck stehen, bleiben Sie während des Gesprächs stehen.

Wenn Sie glauben, dass eine App zur Buchung von Besprechungsräumen die Besprechungen in Ihrem Unternehmen vereinfachen könnte, sollten Sie Sign In App Spaces ausprobieren. Spaces ist unsere flexible Lösung für die Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen, mit der Sie jeden Raum an Ihrem Arbeitsplatz buchen können. Die Kollegen können über die Sign In App Companion für Smartphones Besprechungsräume buchen und auch auswählen, für wie viele Personen sie buchen möchten. Erfahren Sie mehr über Spaces hier oder kontaktieren Sie das Team für weitere Informationen; alle Möglichkeiten, uns zu kontaktieren, finden Sie hier.