5 conseils pour rationaliser les réunions et gagner du temps

Les réunions. Certains les adorent, d'autres les détestent. Ces deux dernières années, Zoom, Google Meet et MS Teams ont été les meilleurs amis de tout le monde, et pendant ce temps, nous avons appris deux ou trois choses sur les réunions. Premièrement, il est beaucoup plus confortable de porter des vêtements de sport et des pantoufles ; deuxièmement, beaucoup d'entre elles ne sont pas nécessaires ou pourraient être beaucoup plus efficaces en termes de temps.

Si les réunions vidéo ont leurs inconvénients ("Je crois que tu es en sourdine, Mike" / "Désolé si tu entends mon chien aboyer"), elles nous ont beaucoup appris sur l'efficacité des réunions et il ne fait aucun doute qu'elles continueront à exister dans un avenir proche. Mais le retour à des interactions plus directes a amené nombre d'entre nous à réfléchir à la manière de rationaliser les réunions en personne pour éliminer les interruptions, gagner du temps et continuer à réduire les réunions parfois inutiles.

Si vous faites partie de ces personnes, nous sommes là pour vous aider. Voici nos 5 principaux conseils pour vous aider à rationaliser les réunions afin d'obtenir une expérience sans faille...

1. Demandez-vous si la réunion est nécessaire

Conseil numéro 1 : n'organisez pas de réunions pour le plaisir d'en organiser. Vous serez étonné de voir le temps que vous gagnerez. Demandez-vous si ce dont vous devez discuter nécessite vraiment une réunion ou si un appel rapide ou une discussion pendant que vous prenez un café pourrait résoudre le problème plus rapidement et plus efficacement. Vous pourrez alors vous concentrer sur la rationalisation des réunions les plus importantes.

2. Privilégiez la réunion vidéo

La vidéoconférence peut rationaliser les réunions de plusieurs façons. Tout d'abord, elle élimine le besoin de se déplacer, car vous pouvez organiser la réunion de n'importe où, sans retard ni perturbation dus à des arrivées tardives. Vous pouvez également constater que la vidéoconférence réduit le nombre de bavardages, ce qui vous permet de commencer la réunion plus rapidement et d'utiliser le temps plus efficacement.

3. Établissez un ordre du jour et respectez-le

Combien de temps passez-vous actuellement au début d'une réunion à décider qui veut commencer ou de quoi parler en premier ? Passez un peu de temps à rédiger un ordre du jour que vous partagerez avec tout le monde avant la réunion et vous gagnerez beaucoup de temps pendant celle-ci. Un ordre du jour vous aidera également à rester concentré sur l'objet de la réunion et vous évitera de vous écarter du sujet en parlant de choses qui n'ont pas à être abordées.

4. Fixez une limite de temps

Une autre chose que nous avons apprise de la vidéoconférence, c'est que les réunions sont beaucoup plus efficaces lorsque vous respectez le temps qui vous est imparti. Ainsi, en plus de respecter l'ordre du jour, fixez une limite de temps et respectez-la également, qu'il s'agisse d'une heure, de 30 minutes ou même d'une discussion rapide de 15 minutes.

Conseil supplémentaire : si vous devez vous en tenir à une discussion très rapide parce que vous êtes pressé par le temps, restez debout lors de la conversation.

5. Utilisez une application de réservation de salles de réunion

Vous arrive-t-il souvent que des personnes frappent à la porte pendant votre réunion pour savoir combien de temps vous allez rester ? Ou d'entrer directement s'ils ne voient pas que la salle est occupée ? C'est là qu'une application de réservation de salles de réunion peut s'avérer une excellente solution pour aider à rationaliser les réunions. Les salles de réunion peuvent être réservées à l'avance afin que les collègues puissent vérifier si la salle est occupée plutôt que de perturber une réunion en cours. Vous vous contentez d'un appel vidéo ? Une application de réservation de salles de réunion peut également être utilisée pour réserver une salle et s'assurer que vous disposez d'un espace calme pour prendre l'appel.

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