5 consejos para agilizar las reuniones y ahorrar tiempo
Las reuniones. Algunos las aman, otros las odian. Pero son una parte esencial del día para muchos de los trabajadores. Durante los últimos 2 años Zoom, Google Meet y MS Teams han sido los mejores amigos de todos, y durante este tiempo hemos aprendido un par de cosas sobre las reuniones. En primer lugar, que es mucho más cómodo ir en chándal y zapatillas; en segundo lugar, que muchas no son necesarias o podrían ser mucho más eficientes en cuanto al tiempo.
Aunque las reuniones por vídeo pueden tener sus inconvenientes ("Creo que estás en silencio, Mike" / "Perdona si puedes oír a mi perro ladrar"), nos han enseñado mucho sobre la eficiencia de las reuniones y no hay duda de que seguirán existiendo en el futuro inmediato. Pero a medida que volvemos a las interacciones cara a cara, muchos de nosotros pensamos en cómo podemos agilizar las reuniones en persona para eliminar las interrupciones, ahorrar tiempo y seguir reduciendo las reuniones a veces innecesarias.
Si usted es una de esas personas, le tenemos cubierto. Aquí tienes nuestros 5 mejores consejos para ayudarte a agilizar las reuniones para que la experiencia sea perfecta...
1. Considere si la reunión es necesaria
Consejo número 1: no celebre reuniones por celebrarlas. Cuando hagas esto, te sorprenderá la cantidad de tiempo que ahorrarás. Considera si lo que tienes que discutir requiere realmente una reunión o si una llamada rápida o una charla mientras te preparas un café podría resolverlo de forma más rápida y eficiente. Así podrás centrarte en agilizar esas reuniones más importantes.
2. Sigue con la videoconferencia
La videoconferencia puede agilizar las reuniones de varias maneras. En primer lugar, elimina la necesidad de desplazarse, ya que se puede celebrar la reunión desde cualquier lugar, por lo que no se producen retrasos ni interrupciones por llegar tarde. Además, con la videoconferencia se reducen las conversaciones triviales, lo que permite empezar la reunión más rápidamente y aprovechar el tiempo de forma más eficaz.
3. Tenga un orden del día y cúmplalo
¿Cuánto tiempo dedica actualmente al principio de una reunión a decidir quién quiere empezar o de qué se va a hablar primero? Dedica un poco de tiempo a escribir un orden del día para compartirlo con todos antes de la reunión y ahorrarás mucho tiempo durante la misma. Un orden del día también te ayudará a mantenerte centrado en el tema de la reunión para asegurarte de que no te desvíes hablando de otras cosas que no es necesario discutir.
4. Establece un límite de tiempo
Otra cosa que hemos aprendido de las videoconferencias es que las reuniones son mucho más eficientes cuando se respetan los tiempos que se han dedicado. Así que, además de respetar el orden del día, fija un límite de tiempo y cúmplelo también, ya sea una hora, 30 minutos o incluso una charla rápida de 15 minutos.
Consejo adicional: si tienes que ceñirte a una puesta al día muy rápida porque vas muy justo de tiempo, ponte de pie durante todo el tiempo.
5. Utiliza una aplicación para reservar salas de reuniones
¿Suele llamar la gente a la puerta durante la reunión para ver cuánto tiempo va a estar? ¿O entran directamente si no ven que la sala está ocupada? Aquí es donde una aplicación de reserva de salas de reuniones puede ser una gran solución para ayudar a agilizar las reuniones. Las salas de reuniones pueden reservarse con antelación para que los compañeros puedan comprobar si la sala está ocupada en lugar de perturbar una reunión en curso.
¿Seguir con una videollamada? Una aplicación de reserva de salas de reuniones también puede utilizarse para reservar una sala y asegurarse de que se dispone de un espacio tranquilo para realizar la llamada.
¿Crees que una aplicación de reserva de salas de reuniones podría agilizar las reuniones en tu organización? ¿Por qué no pruebas Espacios de Sign In App? Spaces es nuestra solución flexible de reserva de escritorios y salas de reuniones que le permite reservar cualquier espacio en su lugar de trabajo. Los compañeros pueden reservar salas de reuniones desde Sign In App Companion para smartphones y también seleccionar para cuántas personas van a reservar. Obtenga más información sobre Espacios aquí o póngase en contacto con el equipo para obtener más información; encuentre todas las formas de ponerse en contacto con nosotros aquí.