Exeter College

Información sobre el Exeter College

Exeter College es un gran centro de enseñanza superior que ofrece cursos de formación continua y universitaria a unos 10.000 estudiantes. El centro, cuyas raíces se remontan al siglo XIX, celebra este año su 50 aniversario como primer centro de enseñanza superior del Reino Unido.

Durante este último año, la universidad ha estado pasando por una especie de transformación digital, habiendo lanzado un nuevo Data Hub a finales de 2019. Como parte de su transformación digital, recientemente han implementado Sign In App en la universidad.

Recientemente nos pusimos al día con Anthony Martin, Digital Innovations & Engagement Manager en Exeter College, para ver cómo les está yendo con la aplicación.

En palabras de Anthony: «Estamos adoptando la tecnología para mejorar la experiencia de aprendizaje y los resultados de nuestros alumnos, así como para establecer una presencia en el sector educativo como Centro de Excelencia Digital. Lo que me lleva a la aplicación Sign In...

¿Por qué buscaron un sistema de gestión de visitas?

Antes de encontrar SIA, utilizábamos procesos tradicionales basados en papel con un libro de visitas en cada uno de nuestros centros.

Nos dimos cuenta de que era una forma anticuada e ineficaz de trabajar en un mundo moderno y conectado. Nos dejaba con procesos manuales que consumían mucho tiempo, producción de libros de visitas impresos a medida y tarjetas de identificación que luego se escribían a mano para cada visitante. Como puede imaginar, la universidad tiene muchos visitantes, aproximadamente 4000 personas que pasan por la recepción de nuestro campus de Hele Road en sólo 6 meses, o ~ 25 visitantes al día y eso es antes de contar los contratistas regulares.

Queríamos buscar una solución que pudiera:

• Reducir los tiempos de espera en nuestras zonas de recepción y mejorar la experiencia de los visitantes.
• Reducir el coste de producción de los libros de visitas personalizados y reducir el desperdicio cuando cambiara la información del sitio. De este modo, se reduciría el impacto medioambiental de los libros preimpresos no utilizados.
• Permitir a nuestros equipos de recepción gestionar una mayor afluencia de visitantes y reducir su carga de trabajo, además de ofrecer opciones de autoservicio de fácil acceso.
• Apoyar a los equipos de eventos de la universidad con una forma de gestionar a los asistentes.
• Proporcionar una mejor gestión de los datos de los visitantes en línea con GDPR.
• Proporcionar información fiable sobre el paradero en caso de emergencia.
• Mejorar la protección del personal y los estudiantes con la identificación con fotografía de los visitantes y permitir la supervisión de los movimientos de los visitantes en todas las ubicaciones.
• Proporcionar un historial de auditoría de los visitantes a la vez que se cumple con la GDPR.
• Encontrar formas de facilitar el registro de eventos y grupos grandes.
• Informar mejor a los visitantes sobre sus anfitriones a su llegada.
• Informar mejor a los visitantes de las políticas mientras se encuentran en las instalaciones.
• Captar y registrar la aceptación de dichas políticas y mantener un registro de auditoría.

Y, por encima de todo, en una época de presupuestos extremadamente ajustados en el sector educativo, la solución que eligiéramos debía ser asequible y sostenible.

A la hora de buscar una solución, participamos en conversaciones sobre productos con varios proveedores y nos pareció muy valioso disponer de un sistema de demostración para probarlo nosotros mismos. Necesitábamos poder probar los procesos en nuestro propio tiempo, con nuestro propio personal en nuestra propia plataforma y considerar cualquier cambio en los procesos existentes, así como las capacidades de cualquier sistema.

¿Por qué eligieron Sign In App?

Digamos que revisamos varios sistemas y comparamos tanto las características del producto como los valores de la empresa y la atención al detalle en lo que respecta a aspectos como la seguridad y la privacidad de los datos. Había ciertas características clave que sabíamos que necesitábamos, y luego estaban las cosas que no sabíamos que necesitábamos hasta que probamos Sign In App.

La solución de SIA cumplía casi todos nuestros requisitos desde el principio. Para los que no encajaban, pudimos encontrar formas de adaptar nuestros procesos al producto y, 6 meses después, nos alegramos de haberlo hecho así, ya que ahora tenemos un mejor proceso de visitas gracias a ello.

Por supuesto, el coste fue un factor decisivo y SIA es una de las soluciones más asequibles del mercado. No tuvimos que hacer conjeturas ni especulaciones sobre el número de visitantes que podríamos tener para calcular nuestras necesidades de licencias. Con SIA es muy sencillo. Una plataforma. Un precio. El modelo de precios de algunos de los productos que hemos analizado puede suponer un gasto excesivo si decidimos utilizar el sistema para registrar al personal o a los estudiantes.

Para la universidad, la seguridad de los datos es de vital importancia y saber que SIA cuenta con la acreditación ISO27001, que todos los datos se guardan cifrados en centros de datos del Reino Unido y que la aplicación se ha diseñado para funcionar de forma aislada en caso de desastre es de gran ayuda para nuestros equipos de TIC y de gestión de datos. Para un desarrollador es muy fácil afirmar que su producto cumple el RGPD, pero la experiencia es muy distinta.

¿Cómo ha sido su experiencia con el equipo de Sign In App?

Como integrador de sistemas, he trabajado con muchos equipos de desarrollo de productos a lo largo de los años y puedo decir con seguridad que nunca he trabajado con un equipo tan verdaderamente detrás de su producto y visión, tan abierto a la discusión, abierto a las ideas y tan dedicado al servicio al cliente como la gente de Sign In App.

Los equipos de desarrollo han escuchado nuestros comentarios y han integrado rápidamente elementos en el producto, una forma de pensar increíblemente ágil que me hace confiar en que hemos elegido la solución correcta.

Estoy deseando trabajar como socios para el cambio con cualquiera de nuestros proveedores, y siempre creo que tanto el cliente como el proveedor pueden beneficiarse de una relación menos transaccional y más basada en la colaboración.

¿Qué funciones ha utilizado especialmente?

El autoservicio - ha cambiado las reglas del juego para nuestros visitantes. El proceso es más ágil, sobre todo en las horas punta. Los visitantes gestionan su propia visita y se les imprime automáticamente una tarjeta de identificación con foto. Sign In App notifica automáticamente su llegada al anfitrión, por lo que todo el proceso puede realizarse sin la intervención de la recepción, si así se prefiere.

Registro sin contacto - durante el cierre de Covid-19 hemos utilizado el proceso de registro sin contacto. El visitante sólo tiene que utilizar su propio dispositivo móvil para escanear un código QR único, rellenar nuestro formulario de visitante, revisar y aceptar nuestros términos y condiciones, así como las políticas de seguridad y salud y, a continuación, utilizar la cámara integrada en su dispositivo para crear una tarjeta de identificación digital.

Además, todo el servicio actúa como una herramienta de seguimiento y localización para apoyar las medidas de distanciamiento social y localización de contactos.

Entregas - Rara vez oirás a un repartidor mencionar una agradable espera en recepción para dejar un paquete. Ahora los mensajeros ya no tienen que hacerlo. Con el módulo de entrega, los mensajeros pueden escanear la etiqueta de la dirección a través de la cámara del iPad Sign In App y notificar automáticamente al destinatario que la entrega está lista para ser recogida. Sí, los mensajeros de nuestro centro principal utilizan ahora el módulo de entrega de autoservicio para agilizar sus entregas.

Sign In App imprime su propia etiqueta que podemos utilizar para rastrear e identificar rápidamente esos paquetes y facilitar la recogida en autoservicio.

Nos encanta esta función. Ahorra mucho tiempo a todos los implicados. El registro de auditoría muestra cuándo llegaron los paquetes, para quién eran y quién firmó su recogida. Esto sustituye a otro sistema basado en papel.

También estamos estudiando la posibilidad de:-

Sitios remotos (a la luz de los escenarios de trabajo desde casa de Covid-19, pero también para nuestros asesores en el lugar de trabajo cuando se desplazan a las instalaciones del empleador).

Pre-registro de visitantes directamente desde Outlook para permitir a los miembros del personal configurar a sus visitantes en el sistema antes de su llegada.

Puntos de registro - para permitir el registro sin contacto del personal y los estudiantes sin tener que instalar hardware en cada ubicación. También vemos un gran potencial en esta nueva función para ayudarnos con otro problema que tenemos, que es el seguimiento y la garantía del bienestar de nuestros trabajadores solitarios o del personal que trabaja in situ fuera del horario laboral en centros de datos y salas de planta, etc.».

"Con Sign In App nos dimos cuenta rápidamente de que estábamos ante una solución asequible, rica en funciones y fácil de usar, que utiliza hardware estándar y fácilmente disponible, en una plataforma segura, respaldada por un equipo de desarrollo receptivo. ¿Qué más se puede pedir?

Además, el hecho de poder personalizar las pantallas garantiza que el sistema tenga un aspecto profesional."