Exeter College

Présentation de l'Exeter College

L'Exeter College est un grand établissement d'enseignement supérieur qui propose des cours de formation continue et des cours de niveau universitaire à environ 10 000 étudiants. L'établissement, dont les origines remontent aux années 1800, célèbre cette année son 50e anniversaire en tant que premier établissement d'enseignement supérieur du Royaume-Uni.

Au cours de l'année écoulée, l'établissement a connu une sorte de transformation numérique, ayant lancé un nouveau Data Hub à la fin de l'année 2019. Dans le cadre de cette transformation numérique, l'établissement a récemment mis en place l'application Sign In App.

Nous avons récemment rencontré Anthony Martin, Digital Innovations & Engagement Manager à l'Exeter College, pour voir comment ils se débrouillent avec l'application.

Anthony explique : « Nous adoptons la technologie pour améliorer l'expérience d'apprentissage et les résultats de nos étudiants, ainsi que pour établir une présence dans le secteur de l'éducation en tant que centre d'excellence numérique. Ce qui m'amène à parler de Sign In App...

Pourquoi avez-vous cherché un système de gestion des visiteurs ?

Avant de trouver SIA, nous utilisions des processus traditionnels basés sur le papier avec un livre des visiteurs sur chacun de nos sites.

Nous avons reconnu qu'il s'agissait d'une méthode de travail dépassée et inefficace dans un monde moderne et connecté. Cela nous laissait avec des processus manuels qui prenaient du temps, la production de livres des visiteurs imprimés sur mesure et des badges d'identification qui étaient ensuite écrits à la main pour chaque visiteur. Comme vous pouvez l'imaginer, le collège reçoit de nombreux visiteurs, environ 4000 personnes sont passées par la réception de notre campus de Hele Road en seulement 6 mois, soit ~25 visiteurs par jour, sans compter les sous-traitants réguliers.

Nous voulions trouver une solution qui pourrait :

• Réduire les temps d'attente dans nos zones de réception et améliorer l'expérience des visiteurs.
• Réduire le coût de production des livres d'or personnalisés et réduire le gaspillage lorsque les informations sur le site changent. Nous pourrions ainsi réduire notre empreinte écologique pour les livres pré-imprimés inutilisés.
• Permettre à nos équipes d'accueil de gérer un plus grand nombre de visiteurs tout en réduisant leur charge de travail et en offrant des options d'enregistrement en libre-service faciles d'accès.
• Aider les équipes chargées des événements au sein du collège à gérer les participants.
• Assurer une meilleure gestion des données des visiteurs conformément au RGPD.
• Fournir des informations fiables sur la localisation en cas d'urgence.
• Améliorer la protection du personnel et des étudiants grâce à la photo-identification des visiteurs et permettre une surveillance des mouvements des visiteurs à l'échelle de l'établissement sur tous les sites.
• Fournir un historique d'audit des visiteurs du site tout en restant conforme au RGPD.
• Trouver des moyens de faciliter l'enregistrement des événements et des grands groupes.
• Mieux annoncer les visiteurs à leurs hôtes à leur arrivée.
• Mieux informer les visiteurs des politiques en vigueur sur le site.
• Saisir et enregistrer l'acceptation de ces politiques et maintenir une piste d'audit.

Et surtout, à une époque où les budgets sont extrêmement serrés dans le secteur de l'éducation, la solution que nous avons choisie doit être abordable et durable.

En cherchant une solution, nous avons pris part à des discussions sur les produits avec plusieurs fournisseurs et nous avons trouvé inestimable d'avoir un système de démonstration à essayer par nous-mêmes. Nous devions être en mesure de tester les processus dans notre propre temps, avec notre propre personnel sur notre propre plateforme et d'envisager tout changement aux processus existants, ainsi que les capacités de tous les systèmes.

Pourquoi avez-vous choisi Sign In App ?

Disons que nous avons examiné plusieurs systèmes et comparé les caractéristiques des produits, les valeurs de l'entreprise et l'attention portée aux détails en matière de sécurité et de confidentialité des données. Il y avait certaines caractéristiques clés dont nous savions que nous avions besoin, et puis il y avait les choses dont nous ne savions pas que nous avions besoin jusqu'à ce que nous ayons essayé Sign In App.

La solution SIA répondait à presque toutes nos exigences dès le départ. Pour celles qui ne correspondaient pas tout à fait, nous avons pu trouver des moyens d'adapter nos processus au produit, et six mois plus tard, nous sommes heureux d'avoir procédé de cette manière, car nous avons maintenant un meilleur processus de visite grâce à cela.

Le coût a bien sûr été un facteur dans notre décision et SIA est l'une des solutions les plus raisonnables sur le marché. Nous n'avons pas eu à faire de suppositions ou de spéculations sur le nombre de visiteurs que nous pourrions avoir juste pour calculer notre besoin de licence. Avec SIA, c'est simple. Une plateforme. Un prix. Le modèle de tarification de certains des produits que nous avons examinés signifiait que nous pouvions soudainement nous retrouver avec un dépassement de budget important si nous décidions d'utiliser le système pour enregistrer le personnel ou les étudiants.

Pour le collège, la sécurité des données est d'une importance capitale et le fait d'apprendre que SIA est accréditée ISO27001, que toutes les données sont conservées sous forme cryptée dans des centres de données britanniques et que l'application a été conçue pour fonctionner de manière isolée en cas de désastre est très rassurant pour nos équipes TIC et de gouvernance des données. Il est très facile pour un développeur d'affirmer que son produit est conforme au RGPD, mais l'expérience est bien différente.

Quelle a été votre expérience avec l'équipe de Sign In App ?

En tant qu'intégrateur de systèmes, j'ai travaillé avec de nombreuses équipes de développement de produits au fil des ans et je peux dire sans me tromper que je n'ai jamais travaillé avec une équipe aussi dévouée à son produit et à sa vision, aussi ouverte à la discussion et aux idées et aussi dévouée au service client que les gens de Sign In App !

Les équipes de développement ont écouté nos commentaires et ont rapidement intégré des éléments dans le produit - c'est une façon de penser incroyablement agile et je suis convaincu que nous avons choisi la bonne solution.

Je souhaite vivement travailler en tant que partenaire du changement avec tous nos fournisseurs, et j'ai toujours le sentiment que le client et le fournisseur peuvent tirer profit d'une relation moins transactionnelle et davantage basée sur le partenariat.

Quelles sont les fonctionnalités que vous avez particulièrement utilisées ?

Self-Service – this has been a game changer for our visitors. The process is slicker, particularly at busy times. Visitors manage their own visit, have a badge with Photo ID printed automatically. Sign In App then notifies their host of their arrival automatically, so the whole process can be run without reception intervention, should this be preferred.

Le libre-service - il a changé la donne pour nos visiteurs. Le processus est plus fluide, en particulier aux heures de pointe. Les visiteurs gèrent leur propre visite, un badge avec photo d'identité est imprimé automatiquement. Sign In App informe ensuite automatiquement leur hôte de leur arrivée, de sorte que l'ensemble du processus peut se dérouler sans intervention de la réception, si c'est ce que l'on préfère.

Enregistrement sans contact - Pendant le confinement de Covid-19, nous avons utilisé le processus d'enregistrement sans contact. Le visiteur utilise simplement son propre appareil mobile pour scanner un code QR unique, remplir notre formulaire de visite, lire et accepter nos conditions générales, nos politiques de sauvegarde et de santé et sécurité, puis utiliser l'appareil photo intégré dans son appareil pour créer un badge d'identification numérique.

En outre, l'ensemble du service sert d'outil de suivi et de localisation pour soutenir les mesures de distanciation sociale et de recherche de contacts.

Livraisons - Vous entendrez rarement un livreur mentionner une attente agréable à la réception pour déposer un colis. Désormais, les coursiers n'ont plus à le faire. Avec le module de livraison, les coursiers peuvent scanner l'étiquette de l'adresse à travers la caméra de l'iPad SignInApp et notifier automatiquement le destinataire qu'une livraison est prête à être collectée. Oui, les coursiers de notre site principal utilisent désormais le module de livraison en libre-service pour accélérer leurs livraisons.

Sign In App imprime sa propre étiquette que nous pouvons utiliser pour suivre et identifier rapidement ces colis et faciliter la collecte en libre-service.

Nous adorons cette fonction. C'est un tel gain de temps pour toutes les personnes concernées. La piste d'audit montre ensuite quand les colis sont arrivés, pour qui ils étaient et qui les a signés comme étant collectés. Cela remplace un autre système basé sur le papier.

Nous sommes également en train d'étudier activement les possibilités suivantes

Les sites distants (à la lumière des scénarios de travail à domicile de Covid-19, mais aussi pour nos évaluateurs sur le lieu de travail lorsqu'ils se rendent sur le site de l'employeur)

Pré-enregistrement des visiteurs directement à partir d'Outlook pour permettre aux membres du personnel d'enregistrer leurs visiteurs dans le système avant leur arrivée.

Points d'enregistrement - pour permettre aux membres du personnel et aux étudiants de s'enregistrer sans contact, sans avoir à installer du matériel à chaque endroit. Nous voyons également un grand potentiel dans cette nouvelle fonctionnalité pour nous aider à résoudre un autre problème que nous rencontrons, à savoir le suivi et le bien-être de nos travailleurs isolés ou du personnel travaillant sur site en dehors des heures de travail dans les centres de données, les salles d'usine, etc.

"Avec Sign In App, nous avons rapidement réalisé que nous étions en présence d'une solution abordable, riche en fonctionnalités et simple d'utilisation, qui utilise du matériel standard de l'industrie, facilement disponible, sur une plate-forme sécurisée, soutenue par une équipe de développement réactive. Qu'est-ce qui ne nous plaît pas ?

De plus, le fait que nous puissions personnaliser les écrans permet au système d'avoir un aspect professionnel."