Integración de la gestión de visitas en la pila tecnológica de su puesto de trabajo 2025
El lugar de trabajo moderno funciona con sistemas conectados. Desde el control de accesos hasta la gestión de proyectos, pasando por la facturación, las plataformas de RR.HH., etc., las empresas dependen de un flujo de datos fluido entre tecnologías para que sus operaciones sigan funcionando de forma segura y sin problemas.
Por qué es importante la integración
La integración desbloquea la eficiencia. Es un elemento clave para optimizar el valor de toda su tecnología y permitir que su empresa crezca. Sin una integración adecuada, las herramientas del lugar de trabajo pueden convertirse en silos, lo que genera ineficacia, lagunas de seguridad y una experiencia de usuario frustrante.
Por eso, la integración de los sistemas de gestión de visitas se está convirtiendo rápidamente en un elemento clave para todo tipo de organizaciones.
Cuando el sistema de registro de visitantes está totalmente conectado con el control de accesos, el software de RR.HH. y las plataformas de seguridad, se simplifica el cumplimiento de las normativas, se mejora la seguridad y se mejora la experiencia de los empleados y los visitantes.
¿Cómo conseguir una buena integración?
A continuación encontrará una guía sobre los elementos clave que debe tener en cuenta, las ventajas de un sistema conectado y los pasos prácticos para garantizar una implantación sin problemas.
La gestión de visitantes en 2025
En el pasado, la gestión de visitas era tan básica como anotar los nombres de las personas que entraban y salían en un libro de registro en papel.
Pero, a medida que el lugar de trabajo moderno ha ido evolucionando, el estándar para la experiencia de un visitante ha cambiado. El libro de registro manual tiene una serie de defectos, desde ser poco fiable y laborioso hasta suponer un riesgo para la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
Las mejores soluciones de gestión de visitas para el lugar de trabajo actual se basan en la tecnología para ofrecer una experiencia más fluida, reduciendo los tiempos de espera, liberando al personal administrativo y protegiendo los datos confidenciales.
Aunque las soluciones modernas de gestión de visitas ya agilizan los procesos, la integración con otras tecnologías es la clave para que las organizaciones puedan liberar realmente la eficiencia y maximizar plenamente la inversión en un sistema de gestión de visitas.
Opciones de integración del software del espacio de trabajo
En el entorno de trabajo híbrido actual, alinear la gestión de visitas con plataformas de gestión de espacios de trabajo como Google Workspace, Microsoft Teams o Slack hace que las operaciones diarias sean mucho más eficientes.
En un día u hora determinados, puede ser difícil saber dónde se encuentra el personal: si está en la oficina, trabajando desde casa, en una reunión o en cualquier otro lugar. Una solución sencilla es utilizar su herramienta de gestión de visitas para facilitar la localización de las personas.
Conectar tu sistema de gestión de visitas con software como Google Workspace y Azure Active Directory mantiene sincronizados los datos de los empleados, lo que permite a su equipo registre entrada y salida dondequiera que estén trabajando para que tengas un registro preciso de dónde está tu equipo.
Con las notificaciones a través de Slack o Microsoft Teams, los anfitriones también pueden recibir alertas en tiempo real cuando llegan visitantes, lo que reduce los tiempos de espera y las personas que atascan las zonas de recepción, y mejora la experiencia de los visitantes.
Seguridad y cumplimiento
La seguridad es una de las bases principales de cualquier sistema de gestión de visitantes. Su tecnología debe alinearse con protocolos de seguridad más amplios, como la notificación de incidentes y los procesos de respuesta ante emergencias.
También es fundamental que su sistema de gestión de visitantes satisfaga las necesidades de cumplimiento normativo. Los requisitos legales pueden variar de un sector a otro y de un país a otro, por lo que su herramienta debe ser lo suficientemente personalizable como para adaptarse a normativas específicas. Para las grandes empresas que operan en varios países, esto puede significar que su sistema de gestión de visitas se configure de diferentes maneras para garantizar el cumplimiento local.
La supervisión centralizada es otro elemento de seguridad clave: es necesario tener una visión clara y precisa de quién se encuentra en las instalaciones en todo momento. Los registros de visitantes y los controles de conformidad deben estar accesibles en una única plataforma para garantizar la eficacia.
Sincronización de datos
Para aprovechar plenamente las ventajas de un sistema de gestión de visitas, es necesario sincronizar los datos de forma precisa y eficaz en todas las plataformas.
Sin una buena integración de datos, las empresas pueden tener registros o procesos duplicados, lo que conlleva una pérdida de eficiencia, más espacio para errores e incluso riesgos de cumplimiento.
Para promover las mejores prácticas de sincronización de datos, su sistema de gestión de visitas debería:
- Integrarse con sistemas como Google Workspace y Azure AD para mantener sincronizados los datos de los empleados
- Ofrecer una API Cliente que permita flexibilidad y una mejor conexión entre la gestión de visitas y otras herramientas del lugar de trabajo.
- Actualizarse periódicamente para seguir el ritmo de la evolución de la tecnología, garantizando la precisión.
- Estar basado en la nube - esto ayuda a promover el intercambio fiable de datos entre diferentes plataformas.
- Seguir protocolos de seguridad estrictos para evitar accesos no autorizados.
Pasos para planificar la implantación
Para implantar con éxito un software de gestión de visitas es necesaria una planificación cuidadosa. Las integraciones apresuradas pueden dar lugar a errores de configuración, tiempos de inactividad, interrupciones operativas y pérdida de oportunidades para mejorar la eficiencia y optimizar el valor.
Pero siguiendo un plan de implantación estructurado, las empresas pueden minimizar las interrupciones y maximizar el retorno de la inversión.
Pasos clave para la implantación de la gestión de visitas:
- Defina los objetivos de integración: determine qué sistemas deben conectarse entre sí y qué beneficios espera obtener.
- Involucre a los principales interesados: los equipos informáticos, los responsables de seguridad, los responsables de RR.HH. y el personal de recepción suelen ser los más afectados por la gestión de visitas, por lo que deben estar de acuerdo con los requisitos de implantación.
- Realice una prueba piloto: pruebe las integraciones con un grupo reducido antes de ampliarlas a toda la organización.
- Supervise y optimice: realice un seguimiento del rendimiento del sistema, recopile información y ajuste las configuraciones según sea necesario.
Sign In App y el futuro de la integración de sistemas en el lugar de trabajo
Sign In App se ha desarrollado específicamente para garantizar una experiencia de gestión de visitas basada en las mejores prácticas, incluido el desbloqueo del máximo valor a través de integraciones sencillas y sin fisuras y de sus propias soluciones.
Admite la integración con los principales proveedores de gestión de espacios de trabajo, como Google Workspace, Microsoft y Slack, lo que permite a las empresas agilizar los procesos sin comprometer la seguridad.
El sistema de gestión de visitantes basado en la nube de Sign In App mejora la gestión y la seguridad del lugar de trabajo mediante la automatización de los controles de cumplimiento, la agilización de la gestión de reuniones, el seguimiento del historial de visitantes y el registro de los empleados, todo ello en una plataforma integrada.
Obtenga más información sobre las principales funciones de gestión de visitas de Sign In App o realice una visita guiada para comprobarlo por sí mismo.