Green Templeton College, University of Oxford

Le Green Templeton College est une communauté de diplômés au cœur de l'Université d'Oxford qui s'efforce de respecter son engagement en matière d'excellence académique. Il rassemble des étudiants, des universitaires et des professionnels, avec une focalisation particulière sur le commerce, la gestion, les sciences de la santé et les sciences sociales. Avec plus de 650 étudiants et 80 membres du personnel de l'établissement, ainsi que de nombreux prestataires et visiteurs potentiellement présents sur le site à tout moment, le Green Templeton College souhaitait s'occuper du bien-être et de la sécurité de la communauté en modernisant sa gestion des visiteurs dans son environnement traditionnel d'Oxford.

Malgré sa vaste gamme de logements et d'installations, le Green Templeton College ne disposait pas d'un système de gestion des visiteurs, ce qui a entraîné un certain nombre de problèmes, tels que la visibilité des prestataires sur le site et le personnel présents sur tout le campus. Le Collège cherchait donc à mettre en place un système simplifié et sécurisé pour assurer le suivi de tout le personnel sur le site et éliminer la possibilité pour quiconque d'accéder aux installations du Collège, ce qui pourrait poser un problème pour ceux qui restent sur le campus. Daniel Cooper, responsable de l'hébergement résidentiel au Green Templeton College,

Daniel Cooper, responsable de l'hébergement résidentiel au Green Templeton College, commente : “Lorsque j'ai pris mes fonctions de Responsable de Loge, j'ai été très surpris de constater qu'une solution de gestion stricte des visiteurs n'était pas disponible, c'était donc ma priorité de mettre en place une solution robuste dès que possible. En tant que responsable du collège, il est impératif que les différentes personnes qui accèdent aux installations restent toujours en sécurité. La solution fournie par Sign In App offre au collège un moyen transparent de gérer tout le monde, en leur permettant de s'enregistrer et de sortir par le portail situé à la réception. ""ou plus facilement en téléchargeant l'application, ce qui garantit que tout le monde - qu'il s'agisse d'étudiants, de membres du personnel ou de visiteurs - adhère aux mêmes protocoles”

Au départ, le Green Templeton College a mis en place Sign In App principalement pour savoir où se trouvaient les étudiants et le personnel lors des exercices d'incendie de routine, pour savoir s'ils étaient enregistrés dans le bâtiment ou non. Auparavant, il n'y avait aucun moyen de contrôler rapidement et précisément le nombre de personnes présentes sur le campus, de sorte qu'il était habituel de vérifier tous les couloirs et les salles communes ce qui est un exercice potentiellement dangereux en cas d'incident réel.

Avec l'apparition du Covid-19, le Green Templeton College a mis en place des exigences et des contrôles plus stricts, qui reposent sur l'utilisation de Sign In App de manière intelligente et robuste pour garantir que les réglementations global soit respectées. Rapidement et efficacement, le collège a pu mettre en place un système de suivi et de traçabilité, en ajoutant un questionnaire lors de l'enregistrement d'entrée, ce qui a permis de tenir le virus à distance. En temps réel, l'école peut utiliser les différents panneaux et registres visuels pour voir qui est entré et sorti , très utile en cas d'évacuation ou en cas d'incendie. En outre, l'administration a la possibilité d'approfondir à un niveau plus précis et de visualiser les réponses individuelles au questionnaire et peut signaler tout résultat qui pourrait être préoccupant, par exemple si quelqu'un signale des symptômes Covid-19.

Un autre domaine où Sign In App a était mis en œuvre et qui a généré des informations de suivi des personnes qui accèdent aux installations du gymnase, permettant à l'université de savoir qui est un utilisateur régulier ou qui vient pour la première fois. L'utilisation du système ici élimine la nécessité de toute paperasserie et s'assure que les élèves qui utilisent les équipements du gymnase ont respecté l'exemption et les règles du gymnase avant de les utiliser.

M. Cooper poursuit : “Le plus grand obstacle a été de faire accepter ce changement par les cadres supérieurs, qui avaient des craintes initiales quant au passage à un système basé sur la technologie, pensant qu'il pourrait être écrasant et se demandant s'il pouvait être correctement entretenu. Comme j'ai pu expliquer, les avantages de la mise en œuvre d'un système de gestion des visiteurs et la multitude de problèmes qu'il permettrait de résoudre, tous les doutes ont été instantanément résoults et l'outil a été rapidement mis en place.”

Collectivement, au sein du Green Templeton College, nous avons fixé des normes rigoureuses et de nombreux autres établissements envisagent de les appliquer, ce qui est bon à entendre. À mon avis, les principaux points à retenir sont la polyvalence de l'ensemble du système, le niveau de fonctionnalité et les rapports qui sont utiles pour mon poste ; ces exigences en matière de rapports ont naturellement été exacerbées pendant le Covid-19 et garantissent que la sécurité passe avant tout.

Dan Harding, cofondateur et PDG de Sign In App, commente : “Malgré les difficultés que l'année dernière a présentées dans le secteur de l'éducation, il a été formidable de travailler avec des institutions comme le Green Templeton College qui s'attaquent à ces défis de face. Grâce à notre application innovante, adaptée à tous les secteurs et à tous les marchés, les visiteurs, ou dans ce cas principalement les étudiants et le personnel, peuvent enregistrer leurs entrées et sorties en appuyant sur un bouton, ce qui garantit que la sécurité et le bien-être sont prioritaires. Sans aucun doute, le Covid-19 a accéléré notre feuille de route pour les produits et il est clair que notre application est adaptable aux besoins changeants de chacun : par exemple, elle permet au Green Templeton College d'afficher des questionnaires de dépistage liés à la santé, avoir une main-d'œuvre hybride et une gestion des visiteurs des installations et logements.”

Cooper conclut : “Pour nous, la plus grande réussite de Sign In App a été la proactivité dont a fait preuve son personnel au sein des différentes équipes, des Ventes à l'Incorporation. Ils sont toujours accessibles, prêts à répondre à toutes mes questions ou suggestions, heureux d'écouter mes idées en tant qu'utilisateur et la façon dont l'outil peut être amélioré.”

“En un mot, Sign In App a transformé le Collège avant la Covid-19, mais il serait impossible d'imaginer ne pas l'avoir pendant et après la pandémie. Je recommande vivement aux autres établissements d'enseignement de l'adopter."" Nous sommes fiers d'avoir la confiance des écoles, collèges, universités et fiducie du monde entier.”