Das beste Besuchermanagementsystem im Jahr 2024

Haben Sie schon einmal eine Organisation besucht und mussten in einer langen Schlange stehen, um sich in das Besucherbuch einzutragen, komplizierte Formulare auszufüllen, deren Aufbewahrungsort unklar ist, und anschließend noch länger auf die Person zu warten, die Sie besuchen wollten? Solch ein Empfang hinterlässt sicherlich keinen positiven ersten Eindruck.

Der erste Eindruck ist entscheidend, insbesondere wenn es darum geht, den Besucherstrom zu steuern. Ob in Büros, Schulen, Gesundheitseinrichtungen oder Produktionsstätten – ein reibungsloser und sicherer Empfang ist von zentraler Bedeutung. Daher ist die Wahl des richtigen Besucherverwaltungssystems (VMS) von großer Wichtigkeit.

Aber wie finden Sie bei der Vielzahl der verfügbaren Lösungen heraus, welches das beste Besucherverwaltungssystem für Ihre Bedürfnisse ist? In diesem Artikel erklären wir, was ein VMS ist, welche Vorteile es bietet und wie wir die besten Besuchermanagementsysteme für das Jahr 2024 bewerten. So können Sie eine informierte Entscheidung treffen, die sowohl Sicherheit als auch Effizienz verbessert.

Was ist ein Besucherverwaltungssystem?

Ein Besucherverwaltungssystem ist eine digitale Lösung, die den Anmeldeprozess für Besucher, Mitarbeiter, Auftragnehmer und andere Personen optimiert und modernisiert. Ein VMS ersetzt traditionelle Anmeldeverfahren wie Papierlogbücher und manuelle Zeitnachweise durch eine effizientere, sicherere und benutzerfreundlichere Lösung.

Moderne VMS-Lösungen bieten Funktionen wie Voranmeldungen, Ausweisdruck, Notfall-Evakuierungsberichte und Echtzeit-Benachrichtigungen. Diese Features tragen alle dazu bei, die Sicherheit von Organisationen zu verbessern und gleichzeitig den Besuchsprozess zu optimieren.

Was sind die Vorteile eines Besuchermanagementsystems?

Die Vorteile einer digitalen Besucherverwaltungslösung sind vielfältig. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile zusammengefasst:

  1. Rationalisierter Check-in: Der Übergang von Stift und Papier zu einer digitalen Lösung beschleunigt den Anmeldeprozess erheblich und reduziert Wartezeiten im Eingangsbereich. Voranmeldung und mobile Anmeldungen machen den Check-in schnell und bequem.
  2. Großartiger erster Eindruck: Ein schneller und professioneller Anmeldeprozess hinterlässt bei Ihren Gästen einen hervorragenden ersten Eindruck und verbessert das Image Ihrer Marke.
  3. Erhöhte Sicherheit: Funktionen wie Sicherheitsprüfungen, Blocklisten und Echtzeitwarnungen geben Ihnen die volle Kontrolle darüber, wer Ihr Gebäude betreten darf. So wird sichergestellt, dass nur befugte Personen Zugang zu Ihrem Gelände erhalten.
  4. Datengenauigkeit: Manuelle Prozesse wie Papierprotokolle sind anfällig für Fehler. Ein VMS speichert Daten automatisch und sicher, wodurch der Zugriff und die Bearbeitung von Informationen vereinfacht werden.
  5. Verbesserte Einhaltung: Moderne Besucherverwaltungssysteme sind auf Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften ausgelegt. Mit Funktionen zum Schutz sensibler Daten, Echtzeitberichten und der Möglichkeit, die Art der gesammelten Daten und deren Speicherung zu bestimmen, können Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Vorschriften einhalten.

Was macht das beste Besucherverwaltungssystem aus?

VM-Lösungen haben heutzutage alle möglichen unterschiedlichen Funktionen, aber wenn Sie nach dem besten Besucherverwaltungssystem suchen, finden Sie hier einige der wichtigsten Funktionen, die enthalten sein sollten:

  1. Cloud-basierte Lösung: Ein cloudbasiertes VMS bietet unübertroffene Flexibilität und Skalierbarkeit. Es ermöglicht Fernzugriff, Echtzeit-Updates und eine einfache Bereitstellung an mehreren Standorten. Unternehmen können Besucher- und Mitarbeiterdaten sicher speichern und von überall darauf zugreifen, was die Verwaltungs- und Berichtsfunktionen erheblich verbessert.
  2. Die Voranmeldung von Besuchern: Die Möglichkeit, Besucher im Voraus anzumelden, steigert die Sicherheit und Effizienz erheblich. Durch die Voranmeldung können Sie wichtige Sicherheitsinformationen bereitstellen und die Besucher dazu anregen, ihre Daten vor ihrer Ankunft einzureichen. Dies gibt Ihnen einen klaren Überblick darüber, wer vor Ort sein wird, und ermöglicht eine bessere Planung.
  3. Notfall-Evakuierungen: Effektive Funktionen für die Evakuierung im Notfall sind entscheidend. Das beste Besucherverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen, alle Personen vor Ort sofort zu erfassen. Dies erfolgt durch Echtzeit-Updates, automatische Warnmeldungen und einfachen Zugriff auf Evakuierungslisten von jedem Gerät aus. So können Sie in kritischen Situationen schnell und organisiert handeln.
  4. Mitarbeiteranmeldung: Ein herausragendes VMS beschränkt sich nicht nur auf die Besucheranmeldung. Es sollte auch die Anmeldung von Mitarbeitern, Auftragnehmern und anderen Personen ermöglichen. Erweiterte Funktionen zur Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung tragen dazu bei, dass Sie im Notfall auf eine vollständige Liste aller Personen vor Ort zugreifen können und somit eine umfassende Übersicht behalten.
  5. Anpassbare Besucherströme: Ihr Besucherverwaltungssystem sollte es Ihnen ermöglichen, den Anmeldevorgang an verschiedene Kundentypen anzupassen. Vielleicht müssen Sie bestimmte Informationen nur an Besucher weitergeben und nicht an Mitarbeiter, oder unterschiedliche Besuchertypen erfordern unterschiedliche Informationen. Ihr VMS sollte die Flexibilität bieten, die Besucherströme gemäß den spezifischen Anforderungen Ihres Standorts oder Ihrer Branche zu gestalten.

Welches sind die besten Besucherverwaltungssysteme im Jahr 2024?

Nachdem wir die grundlegenden Vorteile und Funktionen eines Besuchermanagementsystems (VMS) erläutert haben, stellt sich die Frage, welche Systeme im Jahr 2024 und darüber hinaus die besten sind. Hier sind einige der führenden Systeme, die Sie in Betracht ziehen sollten:

  1. Sign In App
  2. Envoy
  3. ProxyClick
  4. SwipedOn
  5. The Receptionist 

Von der Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz von Sign In App bis hin zu den Sicherheitsfunktionen von Envoy, den Zugangskontroll-Integrationen von ProxyClick, der Benutzerfreundlichkeit von SwipedOn und dem weltweiten Kundenstamm von The Receptionist - es gibt eine ganze Reihe von Vorteilen, die für alle Top-Lösungen auf dem Markt sprechen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, eine der Lösungen kostenlos zu testen, empfehlen wir Ihnen, sie alle auszuprobieren, aber im Folgenden erfahren Sie, warum wir Sign In App für die beste Wahl halten.

Warum wir glauben, dass Sign In App die beste Wahl ist

Sign In App bietet eine moderne, intuitive Lösung, die alle Aspekte der Besucherverwaltung effizient abwickelt. Mit seiner breiten Palette an robusten Funktionen, seiner Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz hat sich Sign In App schnell als führende Wahl unter den Besucherverwaltungssystemen etabliert. Es vereint Flexibilität, umfassende Sicherheitsfunktionen und eine benutzerfreundliche Oberfläche, die sowohl große als auch kleine Unternehmen optimal unterstützt.

- Benutzerfreundliche Schnittstelle: Die Sign In App wird für ihre intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche geschätzt, die sowohl Besuchern als auch Mitarbeitern eine einfache Navigation durch den Anmeldeprozess ermöglicht. Die App unterstützt eine Vielzahl von Anmeldeoptionen, darunter QR-Codes, RFID und kontaktlose Anmeldungen, was maximale Flexibilität und Komfort für alle Benutzer gewährleistet.

- Umfassende Funktionen: Sign In App bietet eine breite Palette von Funktionen, die das Besucher- und Mitarbeitermanagement erheblich vereinfachen. Dazu gehören Voranmeldungen, benutzerdefinierte Ausweise, Echtzeit-Benachrichtigungen, gemeinsame Evakuierungsberichte sowie Sicherheitsfragebögen und Nachrichten. Diese Funktionen sorgen für ein nahtloses, effizientes und sicheres Erlebnis für jeden vor Ort.

- Datenschutz und Sicherheit: Sign In App erfüllt nicht nur die Anforderungen der GDPR, sondern ist auch nach ISO 27001 und Cyber Essentials zertifiziert. Die App bietet umfassende Datensicherheitsfunktionen, die den Nutzern volle Kontrolle über ihre gesammelten Daten geben. Sie ermöglicht das Anzeigen von Datenschutzrichtlinien und die Verwaltung von Datenaufbewahrungseinstellungen, um sicherzustellen, dass Organisationen die geltenden Vorschriften und Datengesetze wie CCPA und HIPAA einhalten.

- Skalierbarkeit und Integration: Sign In App ermöglicht die zentrale Verwaltung mehrerer Standorte über ein einziges Portal. Die App unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Geräten und lässt sich nahtlos in Tools wie Microsoft Teams, Slack und Google Workspace integrieren. Diese Skalierbarkeit und Integration machen sie zur idealen Lösung für Unternehmen jeder Größe, von kleinen Büros bis hin zu großen Konzernen.

-Kundensupport und kontinuierliche Entwicklung: Die Sign In App wird von einem hervorragenden Kundensupport und einem engagierten Entwicklungsteam unterstützt. Dieses Team arbeitet kontinuierlich daran, die App mit neuen Funktionen und Verbesserungen auszustatten, oft basierend auf dem Feedback und den Wünschen der Kunden.

Unternehmen aus verschiedenen Branchen haben durch den Einsatz der Sign In App erhebliche Fortschritte in ihren Besuchermanagementprozessen erzielt. So berichtet beispielsweise Cargill, Inc . von zahlreichen Vorteilen, darunter Zeitersparnis durch automatisierte Berichte, erhöhte Sicherheit durch die Evakuierungsfunktionen und verbesserte Erfahrungen für Besucher und Auftragnehmer an über 100 Standorten.

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Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die Benutzerfreundlichkeit, umfassende Funktionen und erstklassige Sicherheit vereint, dann ist die Sign In App die beste Wahl für Ihr Besuchermanagement. Optimieren Sie das Einchecken von Besuchern, verbessern Sie Ihre Sicherheitsprotokolle und bieten Sie Ihren Gästen ein professionelles und einladendes Erlebnis.

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