Meilleur système de gestion des visiteurs en 2024

Avez-vous déjà visité une organisation et dû faire une longue queue pour signer le livre d'or, puis remplir de longs formulaires dont vous ne savez pas où ils sont stockés et attendre encore plus longtemps avant d'être vu par la personne à qui vous rendez visite ? Il y a fort à parier que cela ne vous a pas laissé une impression encourageante.

La première impression compte, surtout lorsqu'il s'agit de gérer le flux de visiteurs. Qu'il s'agisse d'un bureau, d'une école, d'un établissement de santé ou d'un site de production, une expérience transparente et sécurisée pour les visiteurs marque les esprits. C'est pourquoi le choix du bon système de gestion des visiteurs (VMS) est si crucial.

Mais face à la multitude de solutions disponibles, comment savoir quel est le meilleur système de gestion des visiteurs pour vos besoins ? Dans cet article, nous verrons ce qu'est un VMS, ses avantages et notre point de vue sur les meilleurs systèmes de gestion des visiteurs sur le marché en 2024, afin de vous aider à faire un choix éclairé qui renforcera à la fois la sécurité et l'efficacité.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ?

Un système de gestion des visiteurs est une solution numérique conçue pour rationaliser et améliorer le processus d'enregistrement des visiteurs, du personnel, des sous-traitants, etc. Un système de gestion des visiteurs remplace les processus d'enregistrement traditionnels, tels que les registres des visiteurs et les feuilles de temps sur papier, par une solution plus efficace, plus sûre et plus conviviale.

Les solutions modernes de gestion des visiteurs comprennent des fonctionnalités telles que le pré-enregistrement, l'impression de badges, les évacuations d'urgence et les notifications en temps réel, qui aident les organisations à améliorer la sécurité, à garantir la conformité et à offrir une expérience transparente aux visiteurs et aux employés.

Quels sont les avantages d'un système de gestion des visiteurs ?

La liste des avantages liés à l'adoption d'une solution numérique de gestion des visiteurs est sans fin, mais en voici quelques-uns :

1. Enregistrement simplifié : Le passage d'une solution papier à une solution numérique accélère le processus d'enregistrement et peut réduire les temps d'attente dans votre hall d'entrée. Les pré-enregistrements et l'enregistrement mobile rendent le processus d'enregistrement rapide et pratique.
2. Une bonne première impression : La combinaison d'un processus d'enregistrement rapide et de l'expérience professionnelle et accueillante qu'offre un VMS donne à vos clients une excellente première impression, ce qui améliore la réputation de votre marque.
3. Une sécurité renforcée : Grâce à des fonctionnalités telles que le contrôle de sécurité, les listes de blocage et les alertes en temps réel, un système de gestion des visiteurs vous donne un contrôle total sur les personnes autorisées à entrer dans votre bâtiment, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées peuvent pénétrer dans vos locaux.
4. Précision des données : il va sans dire que les processus manuels, tels que les registres des visiteurs et les feuilles de temps sur papier, sont sujets à des erreurs. Un VMS stocke automatiquement les enregistrements en toute sécurité et facilite l'accès et les modifications en cas de besoin.
5. Amélioration de la conformité : Les systèmes modernes de gestion des visiteurs sont conçus en tenant compte de la confidentialité des données et de la conformité. Grâce à des fonctions de protection des informations sensibles, à des rapports en temps réel et à la possibilité de choisir les données collectées et l'endroit où elles sont classées, vous pouvez vous assurer que vous respectez les réglementations sectorielles et nationales.

Qu'est-ce qui fait le meilleur système de gestion des visiteurs ?

De nos jours, les solutions de gestion des visiteurs présentent toutes sortes de caractéristiques différentes, mais si vous recherchez le meilleur système de gestion des visiteurs, voici quelques-unes des principales caractéristiques qu'il devrait comporter :

1. Solution basée sur le cloud : Un VMS basé sur le cloud offre une flexibilité et une évolutivité inégalées, permettant un accès à distance, des mises à jour en temps réel et un déploiement facile sur plusieurs sites. Les organisations peuvent stocker et accéder en toute sécurité aux données relatives aux visiteurs et aux employés depuis n'importe où, ce qui améliore les capacités de gestion et de création de rapports.
2. Pré-enregistrement des visiteurs : Le pré-enregistrement des visiteurs à l'avance améliore considérablement la sécurité et l'efficacité. Le pré-enregistrement vous permet de partager des informations essentielles sur la sécurité et de demander aux visiteurs de soumettre leurs coordonnées avant leur arrivée, ce qui vous donne une visibilité claire des personnes qui seront présentes sur le site et vous permet de planifier en conséquence.
3. Évacuations d'urgence : Des fonctions d'évacuation d'urgence efficaces sont sans aucun doute l'aspect le plus important à prendre en compte. Le meilleur système de gestion des visiteurs vous permettra de comptabiliser instantanément toutes les personnes présentes sur le site grâce à des appels en temps réel, des alertes automatiques et un accès facile aux listes d'évacuation à partir de n'importe quel appareil - garantissant ainsi des réponses rapides et organisées dans les situations critiques.
4. Enregistrement des employés : Le meilleur VMS ne se limite pas à l'enregistrement des visiteurs. La possibilité d'enregistrer les employés, les sous-traitants et autres signifie qu'en cas d'urgence, vous pouvez accéder à une liste de toutes les personnes présentes sur le site. Des fonctions avancées de suivi du temps de travail des employés, qui vous permettent de gérer les heures de travail et les absences, sont également un plus.
5. Des flux de visiteurs personnalisables : Vous devez être en mesure d'adapter le processus d'enregistrement à chaque type de client. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de partager certaines informations avec les visiteurs mais pas avec les employés, ou vous pouvez avoir besoin de collecter des informations différentes pour différents types de visiteurs. Votre système de gestion des visiteurs doit vous permettre de personnaliser les flux de visiteurs en fonction des exigences spécifiques de votre site ou de votre secteur d'activité.

Quels sont les meilleurs systèmes de gestion des visiteurs en 2024 ?

Maintenant que nous avons expliqué ce qu'est un VMS, ses avantages et ses principales caractéristiques, quels sont les meilleurs systèmes de gestion des visiteurs ? Voici quelques-uns des meilleurs choix à considérer en 2024 et au-delà :

1. Sign In App
2. Envoy
3. ProxyClick
4. SwipedOn
5. The Receptionist 

Qu'il s'agisse de la flexibilité, de l'évolutivité et de la rentabilité de Sign In App, des fonctions de sécurité d'Envoy, des intégrations de contrôle d'accès de ProxyClick, de la convivialité de SwipedOn ou de la base mondiale de clients de The Receptionist, il y a un large éventail d'avantages à considérer tous les meilleurs choix du marché. Si vous avez la possibilité d'effectuer un essai gratuit de l'une de ces solutions, nous vous recommandons de toutes les essayer, mais vous trouverez ci-dessous les raisons pour lesquelles nous considérons Sign In App comme le meilleur choix.

Pourquoi nous pensons que Sign In App est le meilleur système de gestion des visiteurs

Sign In App est une solution moderne et intuitive conçue pour gérer efficacement tous les aspects de la gestion des visiteurs. Avec son large éventail de fonctionnalités robustes, sa facilité d'utilisation, son évolutivité et sa rentabilité, Sign In App est rapidement devenu le premier choix de système de gestion des visiteurs en 2024 pour toutes sortes d'industries à travers le monde.

- Interface conviviale : Sign In App est loué pour son interface intuitive et conviviale, qui permet aux visiteurs et au personnel de naviguer facilement dans le processus d'enregistrement. L'application prend en charge diverses options d'enregistrement, notamment les codes QR, la RFID et les enregistrements sans contact, ce qui garantit flexibilité et commodité à tous les utilisateurs.

- Fonctionnalités complètes : Sign In App offre une suite complète de fonctionnalités conçues pour rationaliser la gestion des visiteurs et des employés. Des pré-enregistrements et badges personnalisés aux notifications en temps réel, en passant par les rapports d'évacuation partagés et les questionnaires/messages de sécurité, elle garantit une expérience transparente, efficace et sécurisée à toutes les personnes présentes sur le site.

- Confidentialité et sécurité des données : Non seulement Sign In App est conforme au RGPD et certifié ISO 27001 et Cyber Essentials, mais sa gamme de fonctionnalités de sécurité des données donne aux utilisateurs un contrôle total sur les données qu'ils collectent, avec des options pour afficher les politiques de confidentialité et gérer les paramètres de conservation des données pour s'assurer que les organisations restent conformes aux réglementations sectorielles et nationales et aux lois sur les données telles que la CCPA et l'HIPAA.

- Évolutivité et intégration : Sign In App facilite le contrôle de plusieurs sites à partir d'un portail centralisé et l'application prend en charge un nombre illimité d'appareils et s'intègre de manière transparente avec des outils tels que Microsoft Teams, Slack et Google Workspace. Elle est donc idéale pour les entreprises de toutes tailles, qu'il s'agisse de petits bureaux ou de grandes entreprises.

- Assistance à la clientèle et développement continu : Sign In App bénéficie d'un excellent support client et d'une équipe de développement dédiée qui améliore continuellement l'application avec de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités, souvent motivées par les commentaires et les demandes de leurs clients.

Des entreprises de divers secteurs ont constaté des améliorations significatives dans leurs processus de gestion des visiteurs en utilisant Sign In App. Par exemple, Cargill, Inc a fait état de nombreux avantages, notamment un gain de temps grâce aux rapports automatisés, une sécurité accrue grâce aux fonctions d'évacuation de Sign In App et une amélioration de l'expérience des visiteurs/prestataires sur plus de 100 sites.

Commencez dès aujourd'hui avec Sign In App

Si vous êtes à la recherche d'une solution qui combine facilité d'utilisation, fonctionnalités complètes et sécurité de premier ordre, Sign In App est le meilleur système de gestion des visiteurs pour vous - rationalisez l'enregistrement des visiteurs, améliorez les protocoles de sécurité et offrez une expérience professionnelle et accueillante à vos invités.

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