Was ist der ROI eines Besucherverwaltungssystems?

In einer Welt, die zunehmend von Effizienz und datengestützter Entscheidungsfindung geprägt ist, fragen sich Unternehmen oft: „Wie hoch ist der Return on Investment (ROI) dieser Lösung?"

Eine berechtigte Frage, die es den Unternehmen ermöglicht, die Effizienz zu optimieren und einen maximalen Nutzen zu erzielen. Denn warum sollte man in ein System investieren, wenn es keinen Mehrwert bringt?

Um den Wert einer Lösung voll zu schätzen, muss man jedoch mehr als nur Kosteneinsparungen betrachten. Die besten Lösungen können sich nämlich durch nicht-finanzielle Vorteile von den anderen unterscheiden.

Dies ist häufig bei einem Besucherverwaltungssystem (VMS) der Fall. Unternehmenseffizienz, Markenbildung, Einhaltung von Vorschriften und Risikominderung sind allesamt wichtige Faktoren, die berücksichtigt werden sollten, wenn man versteht, was ein VMS einem Unternehmen bietet.

Und es gibt noch viele weitere Aspekte zu berücksichtigen.

Den vollen Wert verstehen

Moderne VMS-Lösungen beeinflussen mehrere Aspekte eines Unternehmens. Direkte Kosteneinsparungen sind zwar ein wichtiger Faktor, aber sie sind nur ein Teil der Gleichung.

Der vollständige ROI eines VMS umfasst:

• Greifbare Vorteile: Verringerung des Verwaltungsaufwands, Rationalisierung von Prozessen und Einsparungen bei physischen Ressourcen wie Papier und Tinte.
• Ungreifbare Vorteile: Steigerung des Rufs des Unternehmens, Verbesserung des Sicherheitsgefühls und der Vernetzungsmöglichkeiten sowie Schaffung eines nahtlosen Besuchererlebnisses.

Besucher eines Unternehmens, das über ein modernes, kontaktloses An- und Abmeldesystem verfügt, werden beispielsweise ein deutlich anderes Erlebnis haben als ein Unternehmen, das mit einem manuellen Anmeldebuch arbeitet. Sie werden es nicht nur als viel effizienter empfinden, sondern auch ihre Wahrnehmung des Unternehmens wird sich wahrscheinlich ändern.

Bei der Bewertung des ROI ist es wichtig, diese breiteren Auswirkungen zu berücksichtigen, da sie im Laufe der Zeit zu Ansehen, Markentreue und Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Fallstudie: Venton Conference Center

Das Venton Conference Centre beherbergt häufig große Gruppen von Personen, die sich früher manuell über Logbücher anmelden mussten. Mit einem digitalen VMS können sich die Gäste nun vorab anmelden, was Zeit beim Betreten des Geländes spart und sicherstellt, dass die Anmeldeprozesse konform und einheitlich sind.

Finanzielle Auswirkungen

Für die meisten Unternehmen ist jede Möglichkeit, Kosten zu senken oder die Effizienz zu steigern, die finanzielle Vorteile mit sich bringt, von großem Interesse. Ein digitales VMS kann dies auf verschiedene Weise erreichen.

1. Direkte Kosteneinsparungen
   Mit einem modernen Besuchermanagementsystem entfallen die Kosten für zusätzliches Personal in den Empfangsbereichen und die Anschaffung physischer Anmeldebücher.
2. Neuzuweisung von Ressourcen
   Durch die Automatisierung der Besucherverwaltung werden Mitarbeiter entlastet, so dass sie sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können. So kann beispielsweise das Empfangspersonal von administrativen Aufgaben auf kundenorientierte Aufgaben umgestellt werden, um nicht nur das Besuchererlebnis zu verbessern, sondern auch die Kosten für die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter für diese Aufgaben zu sparen.
3. Technologie-Konsolidierung
   Many VMS platforms integrate with existing systems like access control, meeting room booking and compliance management. Consolidating these solutions helps to streamline processes, simplifying maintenance and reducing operational costs.
4. Langfristige finanzielle Überlegungen
   Die Einführung eines zukunftssicheren VMS gewährleistet die Skalierbarkeit, wenn Ihr Unternehmen wächst, und vermeidet häufige Upgrades oder Ersatzbeschaffungen. Im Laufe der Zeit führt dies zu einer vorhersehbaren Budgetierung und einer geringeren Abwanderung von Technologien. Wenn das VMS über zusätzliche Funktionen verfügt, die für größere Unternehmen besser geeignet sind, kann es sogar noch mehr Effizienz freisetzen.

Fallstudie: Cargill

Cargill verfügt über mehr als 100 Standorte weltweit, und früher wurden die Arbeitsstunden der Auftragnehmer durch Addition der in manuellen Logbüchern eingetragenen Stunden erfasst. Die Mitarbeiter an jedem Standort gingen routinemäßig die Anmeldeinformationen durch, was viel Zeit in Anspruch nahm und Raum für menschliche Fehler bot.

Mit einem digitalen VMS werden die Anmeldeinformationen automatisiert und für eine einfachere Berichterstattung dokumentiert, was viele Verwaltungsstunden einspart und die Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben freisetzt.

Betriebliche Vorteile

Ein VMS schafft Möglichkeiten zur Rationalisierung von Geschäftsabläufen, indem es Prozesse schneller und zuverlässiger macht und besser an die spezifischen Anforderungen einer Organisation anpasst.

Dazu gehören:

1. Tägliche Effizienzgewinne
   Ein VMS automatisiert zeitintensive Prozesse wie die Voranmeldung von Besuchern und das Drucken von Ausweisen. Die Mitarbeiter können auch Echtzeit-Benachrichtigungen erhalten, wenn Gäste vor Ort eintreffen. So können sie sie schnell begrüßen und Wartezeiten verkürzen, und das Empfangspersonal muss nicht mehr die Gastgeber kontaktieren, um sie über die Ankunft der Besucher zu informieren.
2. Produktivitätssteigerungen
   Dank der automatisierten Berichterstattung und der Verfügbarkeit von Daten in Echtzeit verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Verwaltung von Besuchern, der Lösung von Problemen bei der Anmeldung, der Suche nach Gastgebern oder der Koordination von Meetings. Rationalisierte Prozesse verbessern direkt die Produktivität aller Teams.
3. Optimierung der Ressourcen
   Durch die Analyse von Besucherdaten können Organisationen Raum, Ressourcen und Personal effektiver zuweisen. Durch die Ermittlung der Hauptbesuchszeiten können Unternehmen beispielsweise die Besetzung der Lobby oder die Nutzung von Besprechungsräumen optimieren.
4. Koordination mehrerer Standorte
   Für Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, sind die Vorteile eines zentralisierten VMS exponentiell. Es vereinfacht die Verwaltung von Besucherdaten und gewährleistet konsistente Prozesse an jedem einzelnen Standort.

Fallstudie: Bunge North America

Bunge ist ein weltweit führendes Agrarunternehmen mit sechs verschiedenen Standorten im Norden der USA. Durch den Einsatz eines technologiegestützten VMS, das die Informationen digital speichert, wurde die Datenverfolgung von Anmeldebögen auf Papier, die für die Aufzeichnungen aufbewahrt werden mussten, bereinigt.

Die digitalen Daten können ohne großen Aufwand in Tabellenkalkulationen oder andere Systeme exportiert werden, was Zeit spart und das Führen von Aufzeichnungen an allen Standorten erheblich erleichtert.

Wert für Risiko und Compliance

Risiko und Compliance sind für jedes Unternehmen unverzichtbar. Die Fähigkeit, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu erleichtern, ist wohl der größte Vorteil eines digitalen VMS.

1. Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften
   Im Gegensatz zu Anmeldemethoden auf Papier, bei denen die Besucherdaten auf dem Display angezeigt werden, bietet ein modernes VMS eine integrierte Compliance mit lokalen Datenschutzbestimmungen wie GDPR und CCPA. Funktionen wie Datenanonymisierung, automatische Löschung und sichere Cloud-Speicherung verringern das Risiko von Bußgeldern bei Nichteinhaltung der Vorschriften.
2. Risikominderung
   Eine erweiterte Besucherverfolgung verbessert die Sicherheit am Arbeitsplatz, indem sie sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Bereichen haben. Die Echtzeitberichterstattung stärkt die Notfallbereitschaft und die Reaktionszeit, indem sie Unternehmen in die Lage versetzt, während einer Evakuierung über alle Personen vor Ort Rechenschaft abzulegen.
3. Audit-Vorbereitung
   Audits und Inspektionen können mit hohem Stress und vielen Stunden manueller Datenerfassung, Analyse und Berichterstattung verbunden sein. Digitale Besucheraufzeichnungen sind viel einfacher abzurufen und zu organisieren und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf interner und externer Audits. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und macht Audits viel effizienter.
4. Verwaltung von Richtlinien
   Integrierte Funktionen für die Bestätigung von Richtlinien und die elektronische Unterzeichnung vereinfachen die Art und Weise, wie Besucher über Sicherheitsrichtlinien oder Geheimhaltungsvereinbarungen informiert werden, und erleichtern Organisationen die Sammlung und Speicherung unterzeichneter Richtlinien.

Fallstudie: Somerset Care

Somerset Care betreibt eine Reihe von Altenheimen in Südengland. Das Unternehmen ist verpflichtet, Aufzeichnungen über Besucher und Mitarbeiter zu führen, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Ort aufhalten. Um die Aufzeichnungen verlässlicher und sicherer zu machen, hat die Organisation ihr Anmeldeverfahren mit Stift und Papier umgestellt und dabei die An- und Abmeldung für alle Beteiligten vereinfacht.

Messung des Erfolgs

Um den ROI eines VMS wirklich zu verstehen, ist es wichtig, die Leistung im Laufe der Zeit zu überwachen und zu verfolgen. Während ein VMS in vielen Fällen sehr schnell die Effizienz bestehender Prozesse verbessern kann, kann es einige Zeit dauern, bis der wahre Wert ermittelt wird, z. B. wenn es neue Prozesse ermöglicht.

1. Grundlegende Metriken festlegen
   Bevor Sie das neue System implementieren, sollten Sie den aktuellen Stand der bestehenden Besucherverwaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen bewerten. Erfassen Sie Kennzahlen wie den Zeitaufwand für manuelle Prozesse, Wartezeiten für Besucher und die Bereitschaft zur Durchführung von Audits. Dies sind alles wichtige Kennzahlen, die Sie vergleichen können, sobald Ihr neues VMS in Betrieb ist.
2. Erstellen Sie aussagekräftige KPIs
   Nehmen Sie sich die Zeit, um Ziele zu entwickeln, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Berücksichtigen Sie dabei insbesondere Schmerzpunkte und Reibungspunkte in Ihren derzeitigen Systemen und Prozessen.
   
   Beispiele können sein:
   
   • Verringerung der Zeit für die manuelle Dateneingabe
   • Verwaltungsaufgaben mit hohem Aufwand, die automatisiert werden könnten
   • Verbesserung der Besucherzufriedenheit
   • Erhöhung der Anzahl erfolgreicher Compliance-Audits
3. Aufbau eines Verbesserungsrahmens
   Legen Sie regelmäßige Intervalle für die Bewertung der Leistung Ihres neuen VMS fest. Dies bietet die Möglichkeit, Feedback einzuholen und hilft dabei, Bereiche für weitere Optimierungen zu identifizieren, einschließlich der Frage, wie das VMS an die sich entwickelnden Geschäftsanforderungen angepasst werden kann.
4. Skalierung von Messsystemen
   Außerdem wird auf diese Weise sichergestellt, dass die Bewertung stattfindet, denn ohne geplante Termine kann sie leicht in Vergessenheit geraten.

Fallstudie: Exeter College

Das Exeter College in Großbritannien hat etwa 10.000 Studenten. Anthony Martin, Digital Innovations and Engagement Manager, berichtet, dass er nicht nur von den Standardfunktionen der VMS Sign In App profitiert, sondern auch Feedback und Ideen mit den Kundendienstmitarbeitern der Sign In App diskutiert hat, was zu zusätzlichen VMS-Funktionen führte. Indem sie ihre Ziele verstehen und nach zusätzlichem Nutzen suchen, können Organisationen den ROI ihrer Produkte maximieren.

Schlussfolgerung

Der ROI eines Besuchermanagementsystems geht weit über die anfänglichen Kosten hinaus. Es kann den Betrieb rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und den Besuchern auf vielfältige Weise ein besseres Erlebnis bieten.

Um den Wert eines Besuchermanagementsystems wirklich zu erfassen, müssen Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen und sowohl die direkten als auch die indirekten Vorteile berücksichtigen. Mit den richtigen Metriken und Rahmenbedingungen kann ein digitales VMS den Arbeitsplätzen von heute langfristig erhebliche Vorteile bringen.

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