Quel est le retour sur investissement d'un système de gestion des visiteurs ?

Dans un monde de plus en plus axé sur l'efficacité et la prise de décision fondée sur les données, les entreprises demandent souvent : "Quel est le retour sur investissement de cette solution ?".

C'est une question pertinente, qui permet aux entreprises d'optimiser l'efficacité pour une valeur maximale. Après tout, pourquoi investir dans un système s'il n'apporte aucune valeur ajoutée ?

Toutefois, pour apprécier pleinement la valeur d'une solution, il ne faut pas se contenter de réaliser des économies. En fait, les meilleures solutions peuvent se différencier des autres grâce à des avantages non financiers.

C'est souvent le cas avec un système de gestion des visiteurs (VMS). L'efficacité commerciale, l'image de marque, la conformité et la réduction des risques sont autant de facteurs importants à prendre en compte pour bien comprendre ce qu'un système de gestion des visiteurs peut apporter à une entreprise.

Et il y a bien d'autres aspects à prendre en compte.

Comprendre la valeur totale

Les solutions VMS modernes influencent de multiples aspects d'une organisation. Si les économies directes sont un facteur important, elles ne constituent qu'une partie de l'équation.

Le retour sur investissement complet d'un VMS comprend :

• Des avantages tangibles : Réduction de la charge de travail administratif, rationalisation des processus et économie de ressources physiques telles que le papier et l'impression.
• Avantages immatériels : Renforcement de la réputation du lieu de travail, amélioration de la perception de la sécurité et des possibilités de mise en réseau, et création d'une expérience transparente pour les visiteurs.

Par exemple, les visiteurs d'une entreprise équipée d'un système moderne d'enregistrement d'entrée et sortie sans contact auront une expérience sensiblement différente de celle d'une entreprise qui utilise un enregistrement d'entrée manuel. Non seulement ils trouveront le système beaucoup plus efficace, mais leur perception de l'entreprise s'en trouvera probablement influencée.

Lors de l'évaluation du retour sur investissement, il est important de prendre en compte ces impacts plus larges, car ils contribuent à la réputation, à la fidélité à la marque et à la satisfaction des employés au fil du temps.

Étude de cas: Venton Conference Center

Le Venton Conference Centre accueille souvent de grands groupes de personnes qui devaient auparavant s'enregistrer manuellement à l'aide de carnets de bord. Désormais, grâce à un VMS numérique, les invités peuvent s'enregistrer à l'avance, ce qui permet de gagner du temps lors de l'entrée dans les locaux et de s'assurer que les processus d'enregistrement sont conformes et cohérents.

Impact financier

Il est évident que la majorité des organisations sont attirées par toute opportunité de réduire les coûts ou de réaliser des gains d'efficacité qui créent des avantages financiers. Un VMS numérique peut y contribuer de différentes manières.

1. Économies directes
   Un système moderne de gestion des visiteurs élimine les coûts liés aux besoins supplémentaires en personnel pour les zones d'accueil et à l'achat de carnets d'enregistrement physiques.
2. Réaffectation des ressources
   L'automatisation de la gestion des visiteurs libère le temps du personnel, qui peut ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, le personnel d'accueil peut passer de tâches administratives à des rôles de contact avec la clientèle, ce qui non seulement améliore l'expérience des visiteurs, mais vous permet également d'économiser sur les coûts liés à l'embauche de talents supplémentaires pour ces rôles.
3. Consolidation technologique
   De nombreuses plateformes VMS s'intègrent à des systèmes existants tels que le contrôle d'accès, la réservation de salles de réunion et la gestion de la conformité. La consolidation de ces solutions permet de rationaliser les processus, de simplifier la maintenance et de réduire les coûts opérationnels.
4. Considérations financières à long terme
   L'adoption d'un VMS prêt pour l'avenir garantit l'évolutivité au fur et à mesure que votre entreprise se développe, évitant ainsi la nécessité de mises à niveau ou de remplacements fréquents. Au fil du temps, cela permet d'établir un budget prévisible et de réduire le taux de renouvellement des technologies, et peut même débloquer des gains d'efficacité si le VMS dispose de fonctionnalités supplémentaires mieux adaptées aux grandes entreprises.

Étude de cas : Cargill

Cargill possède plus de 100 sites dans le monde, et faisait auparavant rapport sur les heures de travail des sous-traitants en additionnant les heures inscrites sur des carnets de bord manuels. Le personnel de chaque site passait régulièrement en revue les informations d'enregistrement, ce qui prenait beaucoup de temps et laissait place à l'erreur humaine.

Avec un VMS numérique, les informations d'enregistrement sont automatisées et documentées pour faciliter l'établissement des rapports, ce qui permet d'économiser de nombreuses heures d'administration et de libérer le personnel pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Avantages opérationnels

Un VMS permet de rationaliser les activités de l'entreprise, en rendant les processus plus rapides, plus fiables et mieux adaptés aux besoins spécifiques d'une organisation.

Ces avantages sont les suivants

1. Gains d'efficacité au quotidien
   Un VMS automatise les processus qui prennent beaucoup de temps, comme le pré-enregistrement des visiteurs et l'impression des badges. Les employés peuvent également recevoir des notifications en temps réel lorsque des invités arrivent sur le site, ce qui leur permet de les accueillir rapidement et de réduire les temps d'attente, et évite au personnel de la réception de devoir contacter les hôtes pour les informer de l'arrivée des visiteurs.
2. Accroissement de la productivité
   Grâce aux rapports automatisés et à la disponibilité des données en temps réel, le personnel peut passer moins de temps à gérer les visiteurs, à résoudre les problèmes d'enregistrement, à rechercher des hôtes ou à coordonner des réunions. Les processus rationalisés améliorent directement la productivité des équipes.
3. Optimisation des ressources
   En analysant les données relatives aux visiteurs, les organisations peuvent allouer l'espace, les ressources et le personnel de manière plus efficace. Par exemple, en identifiant les heures de pointe des visiteurs, les entreprises peuvent optimiser le personnel du hall d'accueil ou l'utilisation des salles de réunion.
4. Coordination multi-sites
   Pour les entreprises opérant sur plusieurs sites, les avantages d'un VMS centralisé sont exponentiels. Il simplifie la gestion des données relatives aux visiteurs et garantit des processus cohérents sur chaque site.

Étude de cas : Bunge North America

Bunge est un leader mondial de l'agroalimentaire qui possède six sites différents dans le nord des États-Unis. Il a nettoyé le suivi des données à partir de feuilles d'enregistrement papier qui devaient être stockées pour la tenue des dossiers, en utilisant un VMS technologique qui conserve les informations sous forme numérique.

Les données numériques peuvent être exportées vers des tableurs ou d'autres systèmes sans difficulté, ce qui permet de gagner du temps et de faciliter la tenue des dossiers dans tous les sites.

Valeur du risque et de la conformité

Le risque et la conformité sont des éléments non négociables pour toute entreprise. La capacité à minimiser les risques et à faciliter la mise en conformité est sans doute l'avantage le plus considérable d'un VMS numérique.

1. Automatisation de la conformité
   Contrairement aux méthodes d'enregistrement sur papier où les données des visiteurs sont affichées, un VMS moderne est doté d'une conformité intégrée avec les réglementations locales en matière de confidentialité des données, telles que le GDPR et le CCPA. Des fonctionnalités telles que l'anonymisation des données, la suppression automatisée et le stockage sécurisé dans le cloud réduisent le risque d'amendes pour non-conformité.
2. Réduction des risques
   Le suivi amélioré des visiteurs renforce la sécurité du lieu de travail en garantissant que seules les personnes autorisées accèdent aux zones sensibles. Les rapports en temps réel renforcent la préparation aux situations d'urgence et le temps de réponse en permettant aux organisations de rendre compte de toutes les personnes présentes sur le site lors d'une évacuation.
3. Préparation des audits
   Les audits et les inspections peuvent être très stressants et nécessiter de nombreuses heures de collecte manuelle de données, d'analyse et de rédaction de rapports. Les dossiers numériques des visiteurs sont beaucoup plus faciles à retrouver et à organiser, ce qui garantit le bon déroulement des audits internes et externes. Cela réduit le stress administratif et rend les audits beaucoup plus efficaces.
4. Gestion des politiques
   Les fonctions intégrées de reconnaissance des politiques et de signature électronique rationalisent la manière dont les visiteurs sont informés des directives de sécurité ou des accords de non-divulgation, ce qui permet aux organisations de collecter et de stocker facilement les politiques signées.

Étude de cas : Somerset Care

Somerset Care gère une série de maisons de repos dans le sud de l'Angleterre. Il est tenu de tenir un registre des visiteurs et du personnel présents sur le site à tout moment. L'organisation a abandonné son processus d'enregistrement au stylo et au papier pour rendre la tenue des registres plus fiable et plus sûre, et a ainsi facilité la tâche de toutes les personnes qui s'enregistrent et quittent l'établissement.

Mesurer le succès

Pour bien comprendre le retour sur investissement d'un VMS, il est important de surveiller et de suivre les performances au fil du temps. Si, dans de nombreux cas, un VMS peut très rapidement améliorer l'efficacité des processus existants, il faut parfois un certain temps pour en mesurer la véritable valeur, notamment lorsqu'il permet de mettre en place de nouveaux processus.

1. Établir des mesures de référence
   Avant de mettre en place le nouveau système, évaluez l'état actuel du processus de gestion des visiteurs de votre organisation. Suivez les indicateurs tels que le temps passé sur les processus manuels, les temps d'attente des visiteurs et l'état de préparation aux audits de conformité. Il s'agit là d'indicateurs importants à comparer une fois que votre nouveau système de gestion des visiteurs sera opérationnel.
2. Créez des indicateurs de performance clés (KPI) pertinents
   Prenez le temps de définir des objectifs pertinents pour votre organisation. En particulier, tenez compte des points douloureux et des frictions qui existent dans vos systèmes et processus actuels.
   
   Voici quelques exemples :
   
   • Réduction du temps de saisie manuelle des données
   • Tâches administratives à haut niveau d'effort qui pourraient être automatisées
   • Amélioration de la satisfaction des visiteurs
   • Augmentation du nombre d'audits de conformité réussis
3. Mise en place de cadres d'amélioration
   Fixez des intervalles réguliers pour évaluer les performances de votre nouveau VMS. Cela permet de recueillir des informations en retour et d'identifier les domaines à optimiser, y compris la manière dont le VMS peut s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise.
   Cela permet également de s'assurer que l'évaluation a bien lieu, car sans dates prévues, elle peut facilement être oubliée.
4. Évolution des systèmes de mesure
   Au fur et à mesure que votre organisation se développe, veillez à ce que vos systèmes de mesure s'adaptent pour tenir compte des nouveaux sites, de l'augmentation du nombre de visiteurs ou du personnel, ou des changements dans les règles de conformité.

Étude de cas : Exeter College

L'Exeter College, au Royaume-Uni, compte environ 10 000 étudiants. En plus de bénéficier des fonctionnalités standard du VMS Sign In App, Anthony Martin, responsable des innovations numériques et de l'engagement, explique qu'il a discuté des commentaires et des idées avec le personnel du service clientèle de Sign In App, ce qui a conduit à l'ajout de nouvelles fonctionnalités au VMS. En comprenant les objectifs et en recherchant une valeur ajoutée, les organisations peuvent maximiser le retour sur investissement de leurs produits.

Conclusion

Le retour sur investissement d'un système de gestion des visiteurs va bien au-delà des coûts initiaux. Il permet de rationaliser les opérations, d'améliorer la conformité et d'offrir une expérience supérieure aux visiteurs de diverses manières.

Pour bien saisir sa valeur, les lieux de travail doivent adopter une approche holistique, en tenant compte des avantages directs et indirects. Avec les bonnes mesures et les bons cadres en place, un VMS numérique peut apporter des avantages considérables à long terme aux lieux de travail d'aujourd'hui.

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