Le National College for High Speed Rail améliore rapidement sa gestion des visiteurs grâce à la solution Sign In App

Le National College for High Speed Rail est le plus grand des cinq nouveaux collèges nationaux créés par le gouvernement pour permettre aux travailleurs britanniques d'acquérir des compétences de niveau international. Avec des campus ultramodernes à Birmingham et Doncaster, le Collège a été mis en place pour fournir une formation et une expérience professionnelle aux apprenants âgés de 18 ans et plus dans tous les aspects de la grande vitesse ferroviaire, y compris l'ingénierie, design numérique, les communications, la gestion de projet et le leadership.

Le College a ouvert ses portes aux apprenants et au grand public en septembre 2017, avec 100 apprenants en formation sur les deux campus au cours de la première année académique. Ce nombre est appelé à croître considérablement, avec 400 apprenants qui devraient s'inscrire au Collège au cours de la prochaine année académique.

Dans les premiers mois qui ont suivi son ouverture, le Collège utilisait un système de stylo et de papier pour essayer de suivre les apprenants, le personnel et les visiteurs, mais non seulement cette méthode n'était pas fiable - les documents étant fréquemment perdus - mais elle n'était pas non plus conforme au RGPD. Par conséquent, à l'approche de la date limite du RGPD, le collège avait besoin de toute urgence d'une solution conforme pour tout le personnel, qui soit fiable, facile et intuitive à utiliser et qui crée également une bonne première impression à l'arrivée.

Avec la solution Sign In App, la préparation au RGPD est intégrée avec une protection par code pin qui peut être ajoutée au système, limitant la visibilité publique des personnes présentes sur le site, de leur nom ou de leur photo, puisqu'il n'y a pas de besoin professionnel légitime pour qu'elles aient accès à ces informations. En outre, il est également possible de supprimer les informations relatives à l'enregistrement des visiteurs immédiatement après que ces derniers ont quitté le bâtiment, ce qui constitue un autre pas vers la conformité au RGPD.

Un autre des principaux facteurs qui a poussé le Collège à rechercher une solution de gestion des visiteurs était l'aspect santé et sécurité, en particulier en raison de la taille de l'institution. Bien que les campus soient principalement des environnements éducatifs, ils accueillent également des installations de conférence sur les deux sites, de sorte qu'il peut y avoir jusqu'à 200 visiteurs à tout moment, en plus des élèves. La sécurité est donc primordiale pour l'établissement, et la fonctionnalité Sign In App, qui permet de générer une liste en temps réel de tout le personnel présent sur le site à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet, constituait une solution idéale pour relever ce défi.

Le Collège a décidé de déployer trois unités Sign In App sur chaque campus, utilisées par les élèves, le personnel enseignant, les sous-traitants et les visiteurs. Daryl Unitt, responsable des TIC et des installations au National College for High Speed Rail, commente : “Le déploiement et la mise en œuvre ont été faciles et aucune formation n'a été nécessaire car la technologie est très intuitive. Notre service informatique a été en mesure de configurer rapidement le système et de le confier à notre équipe d'accueil. Les deux campus ont été opérationnels en l'espace d'un jour et demi - il s'agit donc d'un déploiement très rapide.”

La vision future de l'école est de s'étendre sur différents sites au Royaume-Uni, en commençant par un nouveau centre de formation à Widnes. Elle avait donc besoin d'une solution évolutive qui pourrait être facilement déployée sur d'autres campus ou centres de formation, le cas échéant. Daryl poursuit : “Sign In App était la solution idéale car elle offre une solution simple de licence multisite et grâce au développement continu de la solution, avec des mises à jour régulières, nous sommes convaincus qu'elle est également à l'épreuve du temps.”

Dan Harding, directeur de Sign In App, commente : “Travailler avec l'équipe du National College for High Speed Rail a été un projet formidable pour fournir une solution qui convient à un certain nombre de personnes et d'exigences différentes. Avec une expansion continue à travers le Royaume-Uni, nous sommes impatients de travailler davantage avec le Collège pour les déploiements futurs de Sign In App.”

Daryl conclut : “Ce fut une expérience très positive de travailler avec Sign In App, qui a fourni une solution idéale et continue d'innover sur ce produit. Nous chercherons certainement à retravailler avec eux lorsque nous étendrons le collège à d'autres régions du pays.”