Les indispensables d'un système de gestion des visiteurs efficace en 2024
En 2024, nous constatons une augmentation beaucoup plus importante du nombre de personnes retournant au bureau par rapport aux dernières années, et avec cela, le retour des visiteurs. Mais avec l'évolution constante du lieu de travail moderne et l'accent mis sur la sécurité, le paysage de la gestion des visiteurs continue d'évoluer avec lui - sous l'impulsion des progrès technologiques et des exigences accrues en matière de sécurité.
Voici quelques-uns des éléments indispensables à un système de gestion des visiteurs efficace en 2024 et au-delà...
1. Des fonctions de sécurité renforcées
L'amélioration de la sûreté et de la sécurité doit être la priorité absolue de tout système de gestion des visiteurs. Un système de gestion des visiteurs efficace doit inclure:
- Pré-enregistrements - Le pré-enregistrement des visiteurs avant leur arrivée peut considérablement renforcer la sécurité. En permettant aux visiteurs de communiquer à l'avance leurs coordonnées et l'objet de leur visite, vous savez exactement qui sera présent sur le site et vous pouvez planifier à l'avance. Vous pouvez également communiquer aux visiteurs des informations importantes sur la sécurité avant leur arrivée.
- Listes de blocage - Votre système de gestion des visiteurs doit vous permettre de contrôler totalement les personnes autorisées à entrer dans vos locaux. Les listes de blocage automatisées permettent d'identifier les personnes qui présentent un risque pour la sécurité et de les empêcher d'entrer.
- Identification des visiteurs - Les badges visiteurs jouent un rôle crucial pour distinguer les visiteurs des employés. Un VMS doit permettre l'impression automatique des badges visiteurs, qui peuvent être personnalisés pour inclure les informations dont vous avez besoin, telles que la photo des visiteurs, leur nom et le nom de la personne à qui ils rendent visite.
- Suivi en temps réel - Savoir qui se trouve dans le bâtiment à un moment donné est essentiel pour la sûreté et la sécurité. Un système de gestion des visiteurs efficace permet de suivre en temps réel les déplacements des visiteurs et des employés dans les locaux ; savoir exactement qui est sur le site est particulièrement utile en cas d'évacuation d'urgence, car cela permet de s'assurer que tout le monde est pris en compte.
- Contrôle d'accès - Les solutions de gestion des visiteurs les plus modernes facilitent la gestion des contrôles de sécurité. Empêchez les visiteurs d'entrer s'ils n'ont pas les documents et les contrôles de sécurité requis, et simplifiez l'intégration des nouveaux employés en téléchargeant les informations pertinentes, telles que les documents et les contrôles relatifs au droit du travail.
2. Améliorer l'expérience de tous
L'amélioration de l'efficacité est toujours une priorité absolue pour les organisations et un système de gestion des visiteurs est le moyen idéal d'y parvenir, en améliorant l'expérience des employés, des visiteurs et de toute autre personne qui interagit avec votre organisation. Voici quelques-unes des principales caractéristiques à prendre en compte lors de la recherche d'un système de gestion des visiteurs qui améliore l'efficacité:
- Enregistrement des employés - En veillant à ce que les employés s'enregistrent également sur votre système de gestion des visiteurs, vous pouvez savoir exactement qui se trouve sur le site en cas d'urgence. Un système de gestion des visiteurs efficace offrira à votre équipe plusieurs moyens de s'enregistrer afin de travailler en toute transparence avec leur journée de travail.
- Enregistrement sans contact - Les options d'enregistrement sans contact, telles que les codes QR ou les enregistrements par smartphone, permettent aux visiteurs et aux employés de s'enregistrer rapidement et facilement. Cela permet non seulement d'améliorer l'expérience des visiteurs, mais aussi de réduire les files d'attente dans votre hall d'entrée.
- Solution basée sur le cloud - Les solutions VMS basées sur le cloud offrent une flexibilité et une évolutivité inégalées. Elles permettent un enregistrement à distance, des mises à jour en temps réel et un déploiement transparent sur plusieurs sites. En s'appuyant sur le cloud, les organisations peuvent également s'assurer que les données relatives aux visiteurs et aux employés sont stockées en toute sécurité et facilement accessibles depuis n'importe quel endroit, ce qui améliore la gestion et la création de rapports.
- Interface conviviale - Un VMS doit être intuitif et facile à utiliser, tant pour les visiteurs que pour le personnel. Une interface conviviale avec une navigation aisée garantit un fonctionnement sans heurts et des fonctionnalités telles que la prise en charge multilingue et l'enregistrement sans contact peuvent améliorer considérablement l'expérience de l'utilisateur.
3. Résoudre plus d'un processus d'entreprise
Dans le monde du travail d'aujourd'hui, un système de gestion des visiteurs ne doit pas fonctionner de manière isolée, mais doit être intégré de manière transparente à d'autres processus afin de rationaliser les opérations de votre entreprise et d'améliorer encore les expériences. Nous avons déjà mentionné l'enregistrement des employés, mais voici d'autres processus qu'un système de gestion des visiteurs efficace peut améliorer:
- Prise de rendez-vous - Un système de gestion des visiteurs qui inclut la prise de rendez-vous permet aux visiteurs de commencer leur expérience bien avant leur visite et d'effectuer des pré-enregistrements automatisés. Permettez aux visiteurs de choisir l'heure de leur rendez-vous et ils seront automatiquement pré-enregistrés en tant que visiteurs dans votre VMS.
- Suivi du temps de travail des employés - Nous avons déjà parlé de l'enregistrement des employés, mais le suivi du temps de travail fait passer la gestion des employés avec votre VMS à un niveau supérieur. Gérez les heures de travail, facilitez la gestion des absences et exportez des rapports CSV compatibles avec votre système de salaires.
- Gestion des bureaux et des salles - La réservation des bureaux et des salles est souvent négligée lorsqu'on recherche un système de gestion des visiteurs. Pourtant, dans le monde hybride dans lequel de nombreuses organisations travaillent aujourd'hui, cette fonction peut s'avérer inestimable. Les utilisateurs peuvent voir en temps réel la disponibilité des bureaux et des salles, ce qui facilite la recherche et la réservation d'espaces adaptés à leurs besoins, sans communications inutiles ; ils peuvent également planifier à l'avance pour s'assurer d'avoir des espaces disponibles à l'arrivée d'un visiteur. Plus besoin de chercher à tout hasard dans les salles, les bureaux et les salles, ni de se déplacer.
4. Adapté à votre organisation
Si votre entreprise se développe rapidement ou si vous avez plusieurs sites, il est essentiel que votre système de gestion des visiteurs s'adapte à vos besoins. Voici ce qu'il faut rechercher:
- Gestion multi-sites - Un système de gestion des visiteurs efficace facilite la gestion de plusieurs sites. Votre système de gestion des visiteurs doit vous permettre de gérer plusieurs sites à partir d'un seul portail, avec une liste globale du personnel et la possibilité de restreindre l'accès à chaque site.
- Facilité de déploiement - Comme mentionné ci-dessus, les solutions basées sur le cloud offrent une évolutivité sans précédent, ce qui facilite le déploiement de votre nouveau système sur plusieurs sites, en définissant la configuration globale du site ou en l'adaptant à chaque site.
- Intégrations transparentes - En plus de résoudre de multiples processus d'entreprise comme nous l'avons vu dans notre troisième point, un VMS efficace s'intégrera également à vos systèmes existants. Par exemple, Google Workspace ou Azure AD pour vous aider à gérer un fichier de personnel global, ou Slack et Microsoft Teams pour les notifications.
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