Principales caractéristiques du système de gestion des visiteurs pour le travail hybride

Nous avons récemment partagé un sondage sur LinkedIn demandant aux entreprises quelle était leur plus grande priorité pour le lieu de travail en 2023 et 85% des votants ont choisi d'adopter le travail hybride/flexible. Si vous avez déjà lu nos articles, vous nous avez souvent entendu dire que le travail hybride façonne l'avenir du lieu de travail ; il est donc formidable de voir qu'encore plus d'organisations cherchent à adopter ce mode de travail en 2023 et au-delà.

Cependant, alors que de plus en plus d'organisations adoptent le travail hybride pour les innombrables avantages qu'il peut apporter, tels que la réduction des coûts, l'augmentation de la productivité et l'amélioration du bien-être des employés, l'un des défis auxquels beaucoup sont confrontés est le manque de ressources pour gérer avec succès une main-d'œuvre hybride. En fait, un rapport de GALLUP en 2022 a montré que certains des défis les plus signalés étaient la diminution de la collaboration au sein de l'équipe, la difficulté à coordonner les horaires et la difficulté à coordonner les espaces de travail partagés - autant de défis qui pourraient facilement être résolus grâce à un système de gestion du lieu de travail/des visiteurs.

Nous avons parlé de l'utilisation des systèmes de gestion du lieu de travail dans des articles de blog précédents pour améliorer la collaboration dans le lieu de travail hybride, maintenir la culture et les meilleures pratiques du travail flexible, mais aujourd'hui nous allons plonger plus profondément dans les fonctionnalités que vous pourriez utiliser avec Sign In App pour vous aider à mettre en œuvre et à gérer de manière transparente le travail hybride, tout en améliorant également la sécurité.

Enregistrement des employés où qu'ils soient, à tout moment

Avec une main-d'œuvre distribuée, vos employés peuvent travailler de n'importe où - que ce soit au bureau, à la maison ou au café du coin. Il n'est donc pas surprenant que l'une des fonctions les plus populaires de Sign In App pour la gestion du travail flexible soit l'application mobile Sign In App Companion qui permet aux employés de s'enregistrer à partir de leur smartphone, quel que soit le lieu ou le moment où ils travaillent.

Savoir qui est sur place en cas d'urgence

Dans le prolongement de la première fonctionnalité, en demandant à vos employés de s'enregister où qu'ils travaillent, en cas d'urgence sur votre site physique, vous pourrez accéder à une liste d'évacuation en temps réel de toutes les personnes présentes sur le site. Vous pouvez également voir rapidement qui travaille à distance à partir de Sign In App Companion.

Réservation de bureaux et de salles de réunion

Si la coordination des espaces de travail partagés est un défi que vous partagez également, cette fonctionnalité pourrait être votre nouvelle meilleure amie. Avec Espaces de Sign In App, vous pouvez rendre presque tous les espaces de votre lieu de travail disponibles à la réservation : bureaux, salles de réunion, espaces de détente, places de parking - tout ce que vous voulez. Les employés peuvent réserver à l'avance ou simplement le jour même en vérifiant la disponibilité sur l'application Companion. Vous pouvez également choisir d'afficher des initiales ou des photos sur les espaces réservés pour permettre à votre équipe de voir facilement où leurs collègues ont réservé afin qu'ils puissent prévoir de collaborer ensemble.

Prenez des nouvelles de votre équipe avec des questions personnalisées

Les questions peuvent être configurées pour être posées lors de l'enregistrement d'entrée ou de sortie et constituent un excellent moyen, non seulement d'assurer la sécurité lorsque les employés s'enregistrent sur le site, mais aussi de contrôler les travailleurs à distance. Lors de l'enregistrement sur le site, vous pouvez opter pour des questions de sécurité telles que des questions relatives à la santé, en particulier dans un bâtiment très réglementé. Pour les employés qui enregistrent l'entrée ou la sortie à distance, vous pouvez simplement leur demander comment ils vont, afin de vous assurer de leur bien-être lorsque vous ne les voyez pas en personne tous les jours.

Exporter des rapports sur les feuilles de temps

Si vous avez besoin de rapports sur les heures travaillées par votre équipe, les rapports sur les relevés de temps calculeront automatiquement leurs heures, quel que soit l'endroit où ils ont enregistrés leur entrée ou sortie, et peuvent être exportés à partir du portail en ligne. Cette fonction peut également être utile pour vérifier si les employés dépassent régulièrement leurs heures de travail, ce qui vous donne l'occasion de vérifier s'ils parviennent à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée et de vous assurer qu'ils ne s'épuisent pas.

L'année 2023 pourrait-elle être l'année où votre organisation mettra en place le travail hybride ? Découvrez comment Sign In App peut vous aider à rationaliser les processus et à gérer la main-d'œuvre moderne grâce à un essai gratuit de 15 jours sans engagement ; commencez ici. Si vous avez des questions, notre équipe d'expérience client est heureuse de vous aider 24 heures sur 24, 5 jours sur 7, par chat en direct, par e-mail ou par téléphone. Contactez-nous.