Mehr als ein erster Eindruck. Warum in ein Besucherverwaltungs system investieren?

Vor kurzem besuchten wir ein Bürogebäude für eine Besprechung, und als wir im Empfangsbereich ankamen, wurden wir gebeten, uns mit Stift und Papier einzutragen. Dabei gingen uns ein paar Dinge durch den Kopf:

Alle Daten früherer Besucher können eingesehen werden; man wird auch unsere sehen.
Wo kommt diese Liste hin, wenn sie voll ist?
Das ist ein langwieriger Prozess.
Wie viele Leute haben diesen Stift angefasst?
Wenn es eine Notfallevakuierung gab, ist das alles, was sie haben, um zu sehen, wer am Standort ist?

Alles in allem war es nicht der beste erste Eindruck. Aber all diese Bedenken hätten mit einem Besuchermanagementsystem leicht ausgeräumt werden können, was uns zum Nachdenken brachte - Besuchermanagementsoftware bietet so viel mehr als nur einen guten ersten Eindruck in Ihrem Empfangsbereich.

Der Bereich Besuchermanagement hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt, aber trotzdem gibt es immer noch viele Organisationen wie die, die wir besucht haben, die bei der Anmeldung von Besuchern und Mitarbeitern auf die traditionellen Verfahren mit Stift und Papier setzen. Wenn Sie zu diesen Unternehmen gehören, finden Sie hier einige Gründe, warum Sie im Jahr 2022 in ein Besucherverwaltungssystem investieren sollten, das weit über einen guten ersten Eindruck hinausgeht...

Rationalisierung von Gesundheits- und Sicherheitsprozessen

Angesichts der Tatsache, dass viele Unternehmen wieder Besucher empfangen und neue Arbeitsmethoden einführen, sind die Verbesserung der Sicherheit am Standort und die Aufrechterhaltung des Wohlbefindens der Mitarbeiter wichtiger denn je, und diese beiden Themen stehen in diesem Jahr ganz oben auf der Tagesordnung. Ein Besuchermanagementsystem kann die perfekte Lösung sein, um Sicherheitsprozesse zu rationalisieren. Gesundheitsprüfung, berührungslose Anmeldung und gemeinsame Evakuierungsberichte sind nur einige der Funktionen, die einen nahtlosen Gesundheits- und Sicherheitsprozess schaffen können; mehr zu diesem Thema haben wir in einem unserer letzten Blogs hier...

Befolgen Sie die Vorschriften und bereiten Sie sich auf Audits vor

Dieser Punkt wird häufig übersehen. Gibt es bestimmte Branchenvorschriften, die Sie einhalten müssen, oder finden regelmäßige Audits statt? Mit Funktionen wie der Vorlage von Richtlinien und NDAs, benutzerdefinierten Gesundheitsfragen und Sperrlisten sowie der Möglichkeit zu wählen, wie lange und wo Sie Ihre Daten speichern, kann ein Besucherverwaltungssystem die Einhaltung von Vorschriften ganz einfach machen. Darüber hinaus verfügen Sie über eine zentrale Liste aller Besucher vor Ort sowie über eine Historie der Anmeldungen und Berichte, die über Ihr Online-Portal abgerufen und bei Bedarf exportiert werden können, so dass Sie stets auf Audits vorbereitet sind.

Kombinieren Sie Lösungen in einem System

Heutzutage ist ein VMS mehr als nur ein Besucherverwaltungssystem. Viele Systeme verfügen heute auch über Funktionen für die Anmeldung von Mitarbeitern sowie für die Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen. Anstatt mehrere Systeme oder Abonnements zu haben, können Sie alles in eine einfache Lösung einbinden.

Sie haben auch die Möglichkeit, Systeme wie Azure AD, Google Workspace oder Schulverwaltungssysteme zu integrieren, so dass Sie alle Ihre Informationen problemlos auf dem neuesten Stand halten können.

Woher wissen Sie, welches Besucherverwaltungssystem das richtige für Sie ist?

Jetzt wissen Sie also, warum Sie in ein Besucherverwaltungssystem investieren sollten, aber woher wissen Sie, welches das richtige für Sie ist? Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir vor kurzem unsere 10 wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Auswahl des besten VMS für Ihr Unternehmen beachten sollten. Sehen Sie sich das hier.

Wenn Sie eine Lösung für Ihr Unternehmen in Erwägung ziehen und mehr über Sign In App erfahren möchten, wenden Sie sich an unser freundliches Kundenbetreuungsteam. Sie können es 24 Stunden am Tag, 5 Tage die Woche per Live-Chat, Telefon oder E-Mail erreichen; alle unsere Kontaktdaten finden Sie hier.