Plus qu'une première impression : pourquoi investir dans un système de gestion des visiteurs ??
Nous avons récemment visité un immeuble de bureaux pour une réunion et en arrivant dans la zone de réception, on nous a demandé de signer avec un stylo et un papier. Plusieurs choses nous sont passées par la tête :
- Toutes les données des visiteurs précédents sont visibles ; les gens vont voir les nôtres.
- Où va cette liste une fois qu'elle est pleine ?
- C'est un processus fastidieux.
- Combien de personnes ont touché ce stylo ?
- En cas d'évacuation d'urgence, est-ce tout ce qu'ils ont pour voir qui est sur le site ?
Dans l'ensemble, ce n'était pas la meilleure première impression. Mais toutes ces préoccupations auraient pu être facilement résolues avec un système de gestion des visiteurs, ce qui nous a fait réfléchir - les logiciels de gestion des visiteurs offrent tellement plus que de donner une bonne première impression dans votre zone de réception.
Le secteur de la gestion des visiteurs a connu une croissance rapide ces dernières années, mais malgré cela, il existe encore de nombreuses organisations, comme celle que nous avons visitée, qui s'en tiennent aux traditionnels processus papier et crayon pour l'enregistrement des visiteurs et des employés. Si vous êtes l'un d'entre eux, voici quelques raisons d'investir dans un système de gestion des visiteurs en 2022, qui vont bien au-delà d'une bonne première impression...
Rationaliser les processus de santé et de sécurité
Alors que de nombreuses organisations accueillent à nouveau des visiteurs et adoptent de nouvelles méthodes de travail, l'amélioration de la sécurité des sites et le maintien du bien-être des employés sont plus importants que jamais, et ces deux sujets sont au premier plan de l'agenda de nombreuses personnes cette année. Un système de gestion des visiteurs peut être la solution parfaite pour rationaliser les processus de sécurité. Les contrôles sanitaires, l'enregistrement sans contact et les rapports d'évacuation partagés ne sont que quelques-unes des fonctions qui peuvent créer un processus de santé et de sécurité transparent ; nous vous en disons plus sur ce sujet dans l'un de nos derniers blogs ici.
Se conformer aux réglementations et se préparer aux audits
Ce sujet est souvent négligé. Vous devez vous conformer à des réglementations sectorielles spécifiques ou faire l'objet d'audits réguliers ? Avec des fonctionnalités telles que la présentation des politiques et des accords de confidentialité, des questions sanitaires personnalisées et des listes de blocage, en plus de la possibilité de choisir la durée et l'endroit où vous stockez vos données, un système de gestion des visiteurs peut simplifier le respect des réglementations. Vous disposerez également d'une liste centrale de toutes les personnes présentes sur le site, ainsi que d'un historique des enregistrements et des rapports accessibles depuis votre portail en ligne et exportables si nécessaire, afin d'être toujours prêt pour les audits.
Combinez les solutions en un seul système
Aujourd'hui, un VMS est plus qu'un simple système de gestion des visiteurs. De nombreux systèmes sont désormais dotés de fonctionnalités qui permettent d'enregistrer les employés et de réserver des bureaux et des salles de réunion. Plutôt que d'avoir plusieurs systèmes ou abonnements, vous pouvez tout regrouper en une seule solution simple.
Vous pouvez également avoir la possibilité d'intégrer des systèmes tels qu'Azure AD, Google Workspace ou des systèmes de gestion scolaire afin de pouvoir facilement tenir toutes vos informations à jour.
Comment savoir quel système de gestion des visiteurs est fait pour vous ?
Maintenant que vous savez pourquoi vous devriez investir dans un système de gestion des visiteurs, comment savoir lequel vous convient le mieux ? Pour vous aider, nous avons récemment partagé nos 10 principaux points à prendre en compte pour choisir le meilleur VMS pour votre organisation. Consultez-les ici.
Si vous envisagez de choisir une solution pour votre entreprise et que vous souhaitez en savoir plus sur Sign In App, contactez notre amable équipe de service clientèle. Vous pouvez les contacter 24 heures sur 24, 5 jours sur 7 par chat en direct, par téléphone ou par e-mail ; toutes nos coordonnées se trouvent ici.