Sign In App Documentation

Le mode Accueil présente une série d'écrans qui guident vos visiteurs tout au long de votre processus d'enregistrement. Chaque étape du processus peut être personnalisée ou désactivée si nécessaire. Les visiteurs seront de nouveau accueillis par le mode d'accueil lors de leur sortie.

Toucher pour commencer

Pour démarrer le mode d'accueil, touchez le grand panneau qui affiche un aperçu de votre écran de bienvenue en mode de paramètres

L'écran de bienvenue

Créez une excellente première impression pour vos invités avec une image de bienvenue qui remplit tout l'écran de l'iPad. Un grand logo en haute résolution sur fond blanc a toujours un impact. Vous pouvez le personnaliser avec des images et des couleurs qui correspondent à l'image de votre entreprise. Au bas de l'écran se trouve une barre sombre, légère mais discrète, qui affiche le message Appuyez sur l'écran ou utilisez l'enregistrement sans contact.

Dès que l'utilisateur touche une partie de l'écran, un panneau se déploie pour remplir l'écran avec deux options simples. Des boutons larges et clairs permettent aux utilisateurs standard d'effectuer un enregistrement d'entrée ou un enregistrement de sortie. L'utilisateur peut annuler l'enregistrement et revenir à l'écran d'accueil à tout moment en touchant la croix dans le coin supérieur droit de l'écran.

Visiteurs fréquents (par exemple, le personnel)

Après avoir touché l'écran une fois, les visiteurs fréquents doivent toucher leur groupe dans la liste située en bas de l'écran, sous les boutons Enregistrer l'entrée et Enregistrer la sortie, ou cliquer sur Enregistrer la sortie et après selectionner leur groupe.

Codes QR

Si les codes QR sont activés dans la configuration du site, en touchant l'écran de bienvenue, un scanner de codes QR apparaîtra à côté des boutons d'enregistrement d'entrée et de sortie, ce qui vous permettra de vous enregistrer rapidement. Si votre invité a été pré-enregistré et a reçu une invitation par courrier électronique, le scan du code QR depuis son téléphone l'amènera à l'écran d'information du visiteur avec ses détails pré-remplis. Les membres fréquents du groupe d'invités ayant un code QR enregistrent l'entrée ou la sortie immédiatement lorsqu'ils scannent son code QR.

Visiteurs standard

Après qu'un invité (visiteur standard) ait sélectionné Enregistrer l'entrée, il lui est demandé de fournir son nom complet. Tous les champs personnalisés configurés dans le portail sont également affichés ici. Lorsque l'utilisateur clique sur Continuer pour chaque champ, le champ suivant est sélectionné.

Auto-remplissage

Si le visiteur a déjà enregistré son entrée et que le mode de confidentialité est désactivé, son nom sera automatiquement rempli au fur et à mesure qu'il tape, ce qui accélère le processus d'enregistrement d'entrée. Vous pouvez consulter les paramètres de confidentialité pour les visiteurs ici.

Liste de notification

Certains champs permettent aux visiteurs de sélectionner une personne dans une liste de visiteurs fréquents de votre organisation, par exemple le personnel. Lorsque votre visiteur commence à taper un nom dans ce champ, les résultats de la recherche apparaissent automatiquement en dessous. Lors de la sélection d'une personne, une notification par e-mail ou SMS sera envoyée à cet utilisateur (si configuré).

Photos des visiteurs

Si les photos des visiteurs sont activées, l'utilisateur se voit présenter un aperçu en direct de l'appareil photo frontal de l'iPad. Il lance automatiquement un compte à rebours de 3 secondes avant de prendre une photo. Après avoir pris la photo, l'utilisateur a la possibilité de la reprendre ou de continuer. Les photos des visiteurs peuvent être activées ou désactivées à partir du portail Sign In App.

Messages

Si les messages aux visiteurs sont activés, l'utilisateur verra vos conditions ou politiques personnalisées, telles que les politiques de santé et de sécurité, les accords de confidentialité ou les informations sur la sécurité incendie. Les messages peuvent exiger des visiteurs qu'ils donnent leur accord avant de poursuivre. Il existe des options telles que cocher une case ou signer à l'écran. Les messages des visiteurs peuvent être activés ou désactivés à partir du portail Sign In App. Les messages prennent en charge divers types de fichiers, notamment les images (.png et .jpeg), les vidéos et les fichiers PDF, ainsi que le texte sans format. Les vidéos seront automatiquement lues lorsque le visiteur naviguera vers le message. Les fichiers plus volumineux sont accessibles par un lien hypertexte vers une page externe.

Impression de badges

Si une imprimante Brother compatible est connectée, un badge de visiteur sera imprimée. Divers modèles de badges sont disponibles sur le portail Sign In App.

Enregistrer la sortie

Lorsqu'un visiteur sélectionne "Enregistrer la sortie" sur l'écran de bienvenue, il se voit présenter un écran de sortie avec une option de recherche. Si le mode de confidentialité est réglé pour masquer les noms des invités, l'utilisateur trouvera son nom en effectuant une recherche. Si les noms ne sont pas masqués, les invités sont également affichés dans une liste. Le mode de confidentialité peut être configuré à partir du portail Sign In App.

Pour enregistrer la sortie, les visiteurs tapent sur leur nom pour afficher l'option rouge Enregistrer la sortie. En appuyant sur le bouton rouge, le visiteur enregistrera la sortie. Après un court instant, l'application revient automatiquement à l'écran de bienvenue.

Visiteurs fréquents

Lorsqu'un visiteur fréquent (par exemple le personnel) sélectionne le nom de votre groupe, une grille des membres du groupe apparaît.

Lorsque vous enregistrez votre entrée pour la première fois, les nouveaux membres peuvent appuyer sur "Ajouter nouveau" pour être ajoutés au groupe en premier (si cette option est activée). Après avoir réussi à enregistrer l'entrée, ils apparaîtront dans la grille pour un accès facile. Pour enregistrer l'entrée ou la sortie, il suffit de toucher leur nom et de sélectionner l'une des options.

Une fois que vous avez enregistré votreentrée, chaque membre aura un cercle vert à côté de sa photo. Le menu alphabétique situé à droite de l'écran permet d'accéder aux membres dont le nom commence par la lettre sélectionnée.

Options

Lorsque vous consultez un visiteur fréquent, vous pouvez accéder à des options supplémentaires en appuyant sur le bouton Options.

Option	Description
Prendre une nouvelle photo	Cette option, qui n'est disponible que lorsque le visiteur fréquent a quitté l'établissement, déclenche un nouvel enregistrement d'entrée et vous invite à prendre une nouvelle photo. Cela mettra à jour votre photo principale.
Connectez le code QR	(si elle est activée) affiche la caméra frontale qui vous permet de scanner un code QR ou un code-barres. Si la numérisation est réussie, le code QR connecté s'affiche. Les visiteurs fréquents peuvent scanner son code QR pour enregistrer son entrée ou sortie.
Connectez une carte RFID	Si Sign In App Tap est connecté, vous aurez la possibilité de connecter une carte RFID. Appuyez sur Connecter, puis placez votre carte ou votre porte-clés dans le lecteur pour l'associer au membre.
Connectez Sign In App Companion	Selectionnez Inviter par e-mail pour recevoir un code d'autorisation et des instructions pour Companion App par e-mail ou SMS. Si le visiteur fréquent n'a pas d'adresse électronique ou de numéro de téléphone configuré, il ne pourra pas se connecter à Sign In App Companion.
Imprimer un badge	(si une imprimante est configurée) imprimer un badge de visiteur fréquent. La carte comprend une photo, un code QR et le logo de votre entreprise.

Codes QR

Les visiteurs fréquents (par exemple le personnel) peuvent enregistrer l'entrée et sortie rapidement et facilement en scannant un code QR. Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut d'abord l'activer dans la configuration du site. Une fois les codes QR activés, une option supplémentaire apparaîtra lorsqu'un visiteur fréquent s'enregistrera.

Pour associer un code QR à un visiteur fréquent, appuyez d'abord sur son nom pour ouvrir la fenêtre d'enregistrement des entrées et sorties. À partir de là, appuyez sur Connectez le code QR et affichez le code QR sur l'appareil photo. Un message s'affiche pour confirmer que le code QR est déjà connecté. Pour effectuer un enregistrement d'entrée ou sortie, appuyez sur le bouton QR en haut à gauche de l'écran de bienvenue et affichez le code QR.

Retour au mode paramètres

Sur l'écran de bienvenue, appuyez avec votre doigt n'importe où sur l'écran jusqu'à ce que la barre verte complète le cercle.

Vous aurez alors la possibilité de Accéder aux paramètres, Réimprimer un badge et Actualiser la configuration. Vous pouvez limiter l'accès à l'écran de configuration en définissant un PIN. Aller aux paramètres vous permet d'ouvrir le menu des paramètres, pour en savoir plus, cliquez ici. Réimprimer un badge signifie que vous pouvez imprimer un badge pour un visiteur standard. Actualiser la configuration mettra à jour instantanément toute modification apportée au portail, sinon elle sera actualisée toutes les 30 minutes.