Comment utiliser un système de gestion des visiteurs pour les employés
Les systèmes de gestion des visiteurs vont aujourd'hui bien au-delà de l'enregistrement standard des invités sur le site. Un VMS peut améliorer la santé et la sécurité du site et, dans de nombreuses situations, peut également être fondamental pour la conformité de la normative. En outre, de nombreux systèmes de gestion des visiteurs peuvent désormais prendre en charge l'enregistrement des employés, ce qui vous permet de gérer l'enregistrement et la sécurité des visiteurs et des employés dans une seule et même solution.
Le regroupement de plusieurs solutions en un seul système serait-il idéal pour votre organisation ? Continuez à lire pour voir comment vous pourriez utiliser un système de gestion des visiteurs pour les employés.
Incorporation des employés
Un système de gestion des visiteurs est connu pour faire en sorte que vous fassiez une excellente première impression aux visiteurs de votre site, mais cela peut également s'appliquer aux nouveaux employés.
Incorporation de nouveaux employés avec un système de gestion des visiteurs vous permet d'envoyer un e-mail de bienvenue auquel vous pouvez joindre des informations importantes sur le site, telles que les politiques du site, les documents de santé et de sécurité ou les accords de non-divulgation, afin que vous puissiez montrer à vos employés vos normes de sécurité et de bien-être dès le premier jour.
Conseil supplémentaire : l'utilisation d'un VMS qui s'intègre aux systèmes existants tels que Azure AD ou Google Workspace peut vous permettre d'automatiser ces e-mails de bienvenue.
Processus d'enregistrement fluide
Il y a tellement de façons différentes pour les employés de s'enregistrer en utilisant un système de gestion des visiteurs. Les employés peuvent s'enregistrer directement sur la tablette de votre réception, tout comme vos invités. Ou pour minimiser les files d'attente dans votre hall d'entrée, de nombreux systèmes de gestion des visiteurs disposent d'une application pour smartphone qui permet aux employés de s'enregistrer depuis leur téléphone portable. Certaines solutions peuvent également inclure l'enregistrement automatique des entrées et sorties sur le mobile, ce qui rend le processus encore plus fluide.
Suivre les heures travaillées
Il n'est pas nécessaire d'avoir un système de relevé de temps distinct si vous disposez d'un VMS qui prend en charge l'enregistrement des employés. Au fur et à mesure qu'ils enregistrent l'entrée et sortie, leurs heures de la journée sont automatiquement calculées dans un [rapport] (https://signinapp.com/docs/fr/portal/reports.html#releve-de-temps) qui peut être exporté quand vous en avez besoin.
Si vous pratiquez une méthode de travail hybride, la possibilité de suivre leurs propres heures peut également être utile à votre équipe.
Améliorer la sécurité et le bien-être sur le site
Au cours du processus d'enregistrement à travers un VMS, vous pouvez ajouter des politiques importantes et poser des questions cruciales pour aider à gérer la sécurité de chacun sur le site. Les questions peuvent être utilisées si vous avez des exigences spécifiques en matière de santé à l'entrée ou vous pouvez les utiliser pour vérifier l'état de santé de vos employés lorsqu'ils enregistrent leur sortie. Si les politiques changent, il est simple et rapide de les mettre à jour et de les partager avec votre équipe.
Il est essentiel de disposer d'une liste précise des personnes présentes sur le site en cas d'urgence pour assurer la sécurité. En demandant à tous vos employés d'enregistrer l'entrée et la sortie sur le même système que vos invités, vous pourrez accéder rapidement à une [liste d'évacuation] (/fr-fr/features/evacuation-reports//) actualisée de toutes les personnes présentes dans le bâtiment.
Améliorer la sécurité et le bien-être hors du site
Veiller au bien-être de vos employés à distance est tout aussi important que celui de votre équipe sur place. Avec un système de gestion des visiteurs doté d'une application smartphone pour les employés, votre équipe distante peut également enregistrer son entrée et sortie. Non seulement cela vous permet de suivre les heures travaillées, mais l'utilisation de la fonction de questions pendant le processus d'enregistrement d'entrée et sortie peut être utile pour vérifier comment se porte votre équipe. Ajouter une question "comment s'est passée votre journée ?" lorsqu'ils enregistrent leur sortie est un moyen simple de montrer à vos employés que vous vous souciez de leur bien-être.
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