Sign In App Documentation

Résumé

Les groupes de visiteurs vous permettent de personnaliser l'expérience d'enregistrement pour différents types de visiteurs. Vous pouvez créer jusqu'à 20 groupes de visiteurs et chaque groupe est défini comme un groupe de visiteurs standard ou un groupe de visiteurs fréquents.

Créer un nouveau groupe

Pour créer un nouveau groupe, allez dans Gérer > Groupes et cliquez sur Ajouter nouveau et vous verrez 3 options différentes.

Lisez les descriptions ci-dessous pour vous assurer que vous sélectionnez le bon type de groupe, car il ne peut être modifié par la suite.

Visiteur standard

Un invité sur votre site. Un visiteur standard peut venir pour la première fois ou être déjà venu ici, mais il ne s'agit généralement pas de visiteurs fréquents. Ils enregistreront leur entrée et leur sortie en utilisant la méthode standard où il leur sera demandé de fournir leur nom et des informations supplémentaires à chaque fois qu'ils arrivent. Le groupe "Visiteur" par défaut est un exemple de Groupe de visiteurs standard.

Visiteur fréquent (par ex. personnel)

Un visiteur fréquent est une personne qui visite votre site régulièrement. Ils auront leur propre carte de visiteur virtuelle avec une photo et leur nom. Il s'agit du type de groupe le plus couramment utilisé par les membres du personnel. Un code QR ou RFID peut être associé à chaque visiteur fréquent afin de faciliter le scannage à l'entrée et à la sortie.Ils auront également la possibilité d'utiliser notre Application complémentaire gratuite.

Intégré (par exemple Microsoft Azure / Google Workspace)

Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les membres de votre groupe soient gérés dans l'un des systèmes externes que nous prenons en charge, tels que Microsoft Azure AD ou Google Workspace. Vous pourrez personnaliser les options de groupe, afin de personnaliser l'expérience d'enregistrement pour ce type de visiteur,mais les membres du groupe seront automatiquement synchronisés avec le système intégré.

• Microsoft Azure Active Directory
• Google Workspace

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Gérer un groupe

Les options de gestion d'un groupe sont légèrement différentes pour les types de groupes "standard" et "visiteurs fréquents". Dans le tutoriel ci-dessous nous allons passer en revue chacune des options de gestion d'un groupe, en soulignant clairement quelles options sont spécifiques à chaque type de groupe.

Membres (visiteurs fréquents)

La section des membres répertorie les visiteurs fréquents de ce groupe, ce qui vous permet de créer et de modifier les membres du groupe à partir d'un emplacement central. C'est dans cet écran que vous gérez les visiteurs fréquents, le personnel ou les prestatires. À partir de cet écran, vous pouvez rechercher des membres du groupe et utiliser les filtres pour gérer des sous-ensembles de membres.

Outils de filtrage des groupes

Vous pouvez utiliser les outils de filtrage de groupe pour filtrer la liste des membres en fonction de leurs champs personnels, ce qui vous permet de gérer des sous-ensembles de membres, y compris la mise à jour des langues, les préférences de notification, les autorisations de l'application Companion et plus encore. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez le premier champ personnel avec lequel vous souhaitez filtrer.

Dans l'exemple ci-dessous, nous allons sélectionner Département.

Nous obtenons alors une liste de toutes les options différentes pour ce champ Personnel, nous allons sélectionner Ingénierie

Ce filtre permet d'obtenir une liste de tous les membres du groupe dont le champ personnel département est défini sur Ingénierie.

Si vous souhaitez filtrer davantage les membres, vous pouvez ajouter un deuxième filtre.

Outil d'édition en bloc

L'outil d'édition en bloc vous permet de modifier tous les membres d'un groupe ou les membres sélectionnés à l'aide des filtres de groupe.

Détails

• Langue - Mettre à jour les paramètres de langue du membre sélectionné
• Changer le groupe - Déplacer les membres sélectionnés vers un autre groupe
• Archiver des membres - Archiver les membres sélectionnés

Notifications

• Lorsqu'un visiteur enregistre son entrée - Modifier les préférences de notification du membre sélectionné lorsqu'un visiteur enregistre l'entrée

• Lorsqu'un visiteurs enregistre sa sortie - Modifie les préférences de notification du membre sélectionné lorsqu'un visiteur enregistre la sortie

Sécurité

• Afficher sur le site - Modifier si les membres sélectionnés doivent être affichés sur tous les sites ou sur un seul site

Sign In App Companion

• Utiliser les autorisations par défaut du groupe - Définir si les membres sélectionnés doivent avoir les autorisations par défaut du groupe ou non. Vous pouvez également mettre à jour les autorisations de l'application Companion que les membres sélectionnés doivent avoir si elles ne sont pas définies par défaut pour le groupe.

Importer

Cette option vous permet d'importer des membres de votre groupe. A partir de là, vous pouvez également mettre à jour en masse les champs personnels des membres. Ce guide explique comment procéder de manière plus détaillée.

Exporter

L'outil Exporter vous permet d'exporter les membres d'un groupe de visiteurs fréquents avec leurs codes QR, leurs étiquettes RFID et leurs enregistrements sur l'application Companion (qui indique qui est connecté avec l'application Companion).

Ajouter un membre au groupe

Pour ajouter un visiteur fréquent au groupe, cliquez sur le bouton Ajouter un membre. Une nouvelle fenêtre apparaît avec les options suivantes ;

Détails

Option	Description
Nom	Le nom complet du visiteur fréquent
E-mail (facultatif)	L'adresse électronique où les notifications seront envoyées
Numéro de téléphone (facultatif)	Le numéro de téléphone mobile où seront envoyées les notifications par SMS (avec l'indicatif du pays)
Rôle (facultatif)	Un champ pour des informations supplémentaires
Language	Sélectionnez la langue de ce membre. Tous les e-mails entrants seront automatiquement traduits dans cette langue
Date de départ (facultatif)	Désarchiver automatiquement ce visiteur à une certaine date
Date de fin (facultatif)	Archiver automatiquement ce visiteur à une certaine date
E-mail de bienvenue	Vous permet d'envoyer des e-mails intégrés avec les détails de votre visiteur

Notifications

Option	Description
Quand un visiteur arrive	Changez la façon dont ce membre est informé des événements qui le concernent.
Lorsqu'un visiteur part	Changez la façon dont ce membre est notifié des événements qui le concernent.
Notifier les autres membres	Notifier un autre membre dans l'événement.

Sécurité

Option	Description
PIN	Sécuriser ce membre en ajoutant un PIN
Afficher sur le site	Sur quels sites souhaitez-vous que cette épingle soit affichée ?

Paramètres d'évacuation

Option	Description
Site	Vous pouvez définir les points d'évacuation auxquels ce membre appartient sur chaque site ci-dessous.

Sign In App Companion

Option	Description
Peut enregistrer l'entrée mobile	Permettre au membre du personnel de s'enregistrer à partir de son appareil mobile lorsqu'il est sur place.
Peut enregistrer son entrée automatiquement	Permettre au membre du personnel d'utiliser l'enregistrement automatique à partir de son appareil mobile lorsqu'il est sur place.
Peut pré-enregistrer les visiteurs	Autoriser le pré-enregistrement des visiteurs à partir du téléphone mobile pour ce membre du personnel.
Peut accéder à la liste d'évacuation	Autoriser cet utilisateur à accéder au roster en cas d'incendie sur le site et à générer des rapports.
Peut afficher l'historique de l'enregistrement d'entrée	Permettre à cet utilisateur de voir l'historique du journal
Peut accéder à la vue d'aujourd'hui	Autoriser cet utilisateur à voir le widget d'aujourd'hui qui affiche les visiteurs enregistrés

Envoyer un e-mail d'invitation à Sign In App Companion

Cochez cette case, puis cliquez sur Enregistrer et envoyer pour leur envoyer un code d'authentification pour se connecter à Sign In App Companion.

Espaces

Vous voudrez peut-être restreindre les zones dans lesquelles les gens peuvent réserver un espace. Cela peut être utile si vous devez veiller à ce que les collègues d'un même service soient assis ensemble. Par défaut, les membres peuvent réserver n'importe quel espace. Activez l'option Activer les zones autorisées pour restreindre les zones dans lesquelles le membre peut réserver un espace. Cliquez sur Sélectionner une zone, puis sélectionnez la zone dans le menu déroulant pour l'ajouter à la liste des zones dans lesquelles les membres peuvent réserver un espace.

Modifier un visiteur fréquent

Pour apporter des modifications à un visiteur fréquent, passez la souris sur son enregistrement dans la liste, puis cliquez sur Modifier et une fenêtre d'édition apparaîtra. Lorsque vous modifiez un membre, vous disposez de toutes les options disponibles lors de l'ajout du membre, mais aussi de quelques options supplémentaires dans la section Détails qui ne sont pas disponibles lors de l'ajout d'un membre. Lors de la modification du membre, vous pouvez également gérer les documents, le QR/RFID du membre, ajouter une photo et consulter l'historique de ses visites.

Détails

Option	Description
Archiver le membre	Cette action peut être inversée
Changer le groupe	Vous pouvez modifier le groupe auquel appartient ce membre en sélectionnant le groupe ci-dessous
Supprimer le membre	La suppression de ce membre entraînera la suppression de ce membre de ce groupe

Documents

Option	Description
Documents générés	Documents générés lors d'un enregistrement d'entrée ou sortie
Documents téléchargés	Permet de télécharger des documents à un membre

QR / RFID

Option	Description
Codes QR	Ajouter un code QR
Étiquettes RFID	Ajouter une étiquette RFID pour Sign In App Tap

Photo

Pour ajouter une photo, passez la souris sur l'icône de profil en haut à gauche de la fenêtre d'édition, puis appuyez sur l'icône en forme de crayon pour ajouter une photo. Pour supprimer la photo, appuyez sur l'icône en forme de croix sous le crayon.

Historique

Pour consulter l'historique d'un membre, passez la souris sur sa fiche dans la liste, puis cliquez sur Historique. Vous accéderez alors à la page d'historique de ce visiteur fréquent.

Sign In App Companion connecté

L'icône verte du téléphone vous montre en un coup d'œil qui est connecté à Sign In App Companion.

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Details

Nom du groupe

Ici, vous pouvez spécifier le nom du groupe. Elle apparaît sur l'iPad lorsque vos visiteurs enregistre leur entrée. Veillez donc à ce qu'elle soit courte, simple et compréhensible pour une personne qui utilise le système pour la première fois.

Traductions personnalisées

Vous pouvez fournir des traductions personnalisées des noms de groupes qui sont ensuite présentées dans la langue choisie par la personne qui enregistre l'entrée.

Cliquez ici pour lire le guide pratique des traductions personnalisées.

Autorisations (visiteurs fréquents)

Ces options vous permettent de contrôler ce que les membres du groupe peuvent faire dans Sign In App.

Option	Description
Autoriser l'ajout de nouveaux membres au groupe via l'application iPad	Lorsque cette option est sélectionnée, un bouton Ajouter un nouveau apparaît, permettant aux membres du groupe de s'ajouter depuis l'iPad. Si cette option est désactivée, tous les membres du groupe doivent être configurés à partir du portail.
Autoriser les membres du groupe à mettre à jour leur photo depuis l'application iPad	Cette option permet aux membres du groupe de mettre à jour leur photo depuis l'iPad tout en enregistrant leur entrée. Lorsque cette option est désactivée, les photos ne peuvent être gérées qu'à partir du portail. (Ce n'est pas une option pour les groupes synchronisés)
Autoriser les membres du groupe à s'envoyer une invitation de Sign In App Companion	Si un membre du groupe a une adresse électronique ou un numéro de téléphone enregistré, cette option lui permettra de commencer à utiliser Sign In App Companion directement depuis son iPad.

Supprimer le groupe

En sélectionnant cette option, vous supprimez définitivement le groupe et tous ses membres.

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Champs personnels (visiteurs fréquents)

Les champs personnels vous permettent de recueillir des informations supplémentaires auprès des membres fréquents de votre groupe. Ces informations seront stockées indéfiniment avec les informations de leur membre, contrairement aux champs personnalisés. Il y a une limite de 10 champs personnels par groupe.

Modifier le champ personnel

Vous pouvez modifier tout champ personnel lors de sa création ou cliquer sur l'icône en forme de crayon une fois qu'il a été créé.

Type de champ

Sélectionnez le type d'informations à capturer. L'iPad affiche un clavier personnalisé adapté au type d'information que vous sélectionnez (par exemple, le courrier électronique affiche immédiatement le symbole @ sans avoir à appuyer sur la touche Majuscule).

• Texte - le clavier standard est affiché
• E-mail - adresses électroniques
• Numéro - les touches numériques sont affichées
• Oui / Non - affiche une option oui / non pour les visiteurs
• Menu déroulant - affiche une liste d'options parmi lesquelles le visiteur peut choisir.

Champs sensibles

Certains champs de Sign In App peuvent contenir des données sensibles ou protégées qui ne doivent être visibles que par les utilisateurs du portail disposant du niveau d'accès le plus élevé. Les données sont cryptées, elles ne sont donc pas visibles dans la base de données de Sign In App. Les champs confidentiels ne peuvent pas être marqués comme favoris (pour apparaître dans les vues étendues) ou être configurés pour être affichés dans la liste d'évacuation.

Pour configurer un champ personnel afin qu'il soit classé comme confidentiel, allez dans Gérer > Groupes > Selectionner le groupe > Champs personnels, cliquez sur Ajouter nouveau et activez Ce champ contient des données sensibles.

Seuls les utilisateurs du portail ayant le rôle d'administrateur ou un rôle personnalisé avec l'autorisation ‘Gérer les données sensibles‘ activée peuvent voir et modifier les champs de données sensibles des membres du groupe. Vous pouvez en savoir plus sur la configuration des rôles et des autorisations personnalisés ici.

Liste d'évacuation

Activez l'option Afficher ce champ sur la liste d'évacuation pour faire apparaître le champ personnel dans la liste des évacuations du site. Cela peut être utile lorsque vous avez besoin de connaître le données d'une personne en cas d'urgence.

Afficher ce champ dans les notifications de l'hôte

Activez cette option pour inclure les données du champ personnel dans les notifications de l'hôte. Cela peut être utile si vous avez un groupe de visiteurs fréquents pour les prestataire qui utilisent des champs personnels plutôt que des champs personnalisés, mais que vous devez quand même partager ces informations avec leur hôte.

Visibilité

Si vous souhaitez stocker des informations sur un membre mais que ces informations ne doivent pas être visibles, faites glisser l'onglet pour désactiver l'option Permettre à ce champ d'être vu par le membre du groupe (sinon il est caché).

Le visiteur introduit des informations

Si vous souhaitez stocker des informations sur les informations d'un membre mais que vous n'avez pas besoin qu'il les remplisse lui-même, faites glisser l'onglet pour désactiver la fonction Lors du premier enregistrement d'entrée, demandez au membre du groupe d'entrer ces informations. Par défaut, le membre sera invité à compléter ces informations.

Définir ce champ comme obligatoire

Définissez ce champ personnel comme étant obligatoire. Un visiteur ne pourra pas enregistrer son entrée sans remplir ce champ. Faites glisser l'onglet pour activer l'option Rendre l'information requise obligatoire (ils ne pourront pas enregistrer leur entrée sans les fournir).

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Options d'enregistrement d'entrée

Les paramètres suivants vous permettent de personnaliser le processus d'enregistrement de vos visiteurs. En modifiant des options telles que le message de bienvenue, en indiquant si vous souhaitez que l'application iPad prenne une photo ou en vous permettant d'adresser un message d'accueil personnalisé à vos visiteurs.

Message de bienvenue

Lorsque votre visiteur a terminé de s'enregistrer, votre message de bienvenue s'affiche. Il est conçu pour tenir sur une seule ligne ; soyez donc bref. Si vous laissez le message de bienvenue vide, le message Merci d'avoir enregistré votre entrée s'affichera.

Traductions personnalisées

Vous pouvez fournir des traductions personnalisées des messages de bienvenue qui sont ensuite présentés dans la langue choisie par la personne qui s'enregistre.

Cliquez ici pour lire le guide pratique des traductions personnalisées.

Demande de photo

Lors de la premier enregistrement

La première fois qu'un membre enregistre l'entrée à ce groupe, il est invité à prendre une photo.

Ne pas demander de photo

Aucune photo ne sera prise.

S'ils n'en ont pas

Si un membre n'a pas de photo, il sera invité à en prendre une la prochaine fois qu'il s'enregistrera.

Possibilité d'une photo (visiteurs fréquents)

Cette option vous permet de définir la probabilité qu'un visiteur fréquent soit sélectionné au hasard pour être pris en photo lors de son enregistrement. Cela permet de vérifier l'identité de la personne qui s'enregistre et peut dissuader les personnes qui s'enregistrent pour d'autres. Les options vont de 0% de chance (par défaut - une photo ne sera jamais demandée) à 100% de chance (une photo est demandée à chaque enregistrement). Les photos prises peuvent être consultées sur la page Historique du portail en ligne.

Vérifier l'identité en comparant la photo à la photo de profil

Activez la fonction de Correspondance d'Identité pour ce groupe. Cliquez ici pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.

Options de badge de visiteur

Ne pas imprimer de badge

Aucun badge ne sera imprimé lorsque le visiteur enregistre son entrée.

Imprimer un badge lors du premier enregistrement d'entrée uniquement

Un badge sera imprimé la première fois que le visiteur s'enregistrera. Cette option n'est disponible que pour les groupes de visiteurs fréquents.

Imprimer un badge pour chaque enregistrement d'entrée

Un badge sera imprimé chaque fois qu'un visiteur se présente.

Paramètres de la liste de blocage

Gérer la configuration de la liste de blocage pour ce groupe. Par défaut, il est réglé sur Ne pas vérifier.

Ne pas vérifier - Toute personne de ce groupe qui enregistre son entrée ne sera pas vérifiée si elle figure sur la liste de blocage. Autoriser l'enregistrement d'entrée lorsque les critères d'entrée ne sont pas remplis- La personne pourra s'enregistrer même si elle a des correspondances, mais elle sera enregistrée en tant que Correspondant dans la liste de blocage. Refuser l'enregistrement d'entrée lorsque les critères d'entrée ne sont pas remplis - Si quelqu'un a des correspondances avec la liste de blocage, son enregistrement d'entrée sera rejeté et enregistré comme une correspondance avec la liste de blocage.

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Options d'enregistrement de sortie

Les paramètres suivants vous permettent de personnaliser le processus d'enregistrement de sortie de vos visiteurs. Ici, vous pouvez ajuster l'automatisation de l'enregistrement de sortie pour contrôler les visiteurs qui oublient d'enregistrer leur sortie.

Message d'enregistrement de sortie

Lorsque votre visiteur a enregistré sa sortie, votre message de sortie s'affiche. Il est conçu pour s'adapter à une seule ligne, alors soyez bref. Si vous ne remplissez pas le message de sortie, le message 'Merci d'enregistrer la sortie' s'affiche.

Automatisation

Vous pouvez automatiser l'enregistrement de sortie des membres de ce groupe. Cela peut aider à gérer les visiteurs qui n'ont pasenregistré leur sortie au moment de partir.

Option	Description
Jamais	Ne pas enregistrer automatiquement la sortie des visiteurs. Vos visiteurs resteront sur le site jusqu'à ce qu'ils enregistrent leur sortie.
À une heure	Vous pouvez choisir à quelle heure de la journée les visiteurs de ce groupe enregistrent leur sortie automatiquement.
Après une durée	Vous pouvez choisir à quelle heure de la journée les visiteurs de ce groupe enregistront leur sortie automatiquement.

Activer le mode 'Sortez d'abord' pour ce groupe (visiteurs fréquents).

Si vous activez le mode « Sortez d'abord », les membres de ce groupe ne pourront plus enregistrer leur entrée. Les membres se verront obliger d'enregistrer leur sortie et un indicateur rouge signalera leur absence. Une fois de retour sur le site, ils auront la possibilité d'enregistrer leur entrée à nouveau.

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Badges de Visiteurs

Dans cette section, vous pouvez personnaliser le design du badge pour le groupe sélectionné. Cela vous donne la possibilité d'avoir des modèles différents pour chaque groupe. Par défaut, le modèle du badge du groupe sera le modèle du site.

Cliquez ici pour plus de détails sur les badges.

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Notifications

Les notifications d'hôte avertissent un membre du groupe de visiteurs fréquents lorsqu'un visiteur est arrivé et l'a choisi comme hôte. Pour utiliser les notifications d'hôte, vous avez besoin d'un champ personnalisé dont le type de réponse est défini sur "Liste de notification". Une liste de notification permettra au visiteur de rechercher dans vos groupes de visiteurs fréquents et de sélectionner la personne à qui il rend visite. Vous pouvez configurer les champs personnalisés en allant dans Gérer > Sites > Sélectionner le site > Champs personnalisés.

Quand un visiteur arrive

Sélectionnez Notifier leur hôte, puis choisissez le type de notification par défaut qui est envoyé aux membres de ce groupe lorsque leur visiteur s'enregistre. Vous pouvez envoyer des notifications d'hôte par E-mail, SMS et MS Teams.

Lorsqu'un visiteur enregistre sa sortie

Sélectionnez Notifier leur hôte et choisissez le type de notification par défaut qui est envoyé aux membres de ce groupe lorsque leur visiteur enregistre la sortie. Vous pouvez envoyer des notifications d'hôte par e-mail, SMS et MS Teams.

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Sign In App Companion (visiteurs fréquents)

À partir de là, vous pouvez définir les autorisations par défaut de Sign In App Companion pour chaque membre de ce groupe. Une fois cette opération effectuée, vous pouvez définir ces autorisations par défaut pour des membres individuels ou pour l'ensemble du groupe.

Invitation en masse à Sign In App Companion

Vous pouvez inviter tous les membres d'un groupe à Sign In App Companion à partir d'ici. Cliquez sur Envoyer un e-mail d'invitation à Sign In App Companion à tous les membres du groupe et ensuite Enregistrer et Envoyer.

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Pré-enregistrement - (visiteurs standard)

Pour une expérience VIP, les visiteurs standards peuvent se pré-enregistrer à l'avance. Ici, vous pouvez régler le fonctionnement des pré-enregistrements pour ce groupe, y compris la personnalisation de l'e-mail de pré-enregistrement envoyé aux invités.

Objet de l'e-mail de pré-enregistrement

Vous pouvez ajouter un objet d'e-mail personnalisé pour inclure des instructions ou des informations spécifiques. En ajoutant ou , vous pouvez choisir d'afficher le nom du site ou du compte dans la ligne d'objet.

Message de l'e-mail de pré-enregistrement

Le message de l'e-mail de pré-enregistrement est le contenu de l'e-mail qui est envoyé au visiteur lorsqu'il s'est pré-enregistré. Vous pouvez utiliser le format pour personnaliser l'e-mail et les champs pour les détails spécifiques aux visiteurs, aux sites et aux groupes.

Pièce jointe de l'e-mail

Vous pouvez désormais ajouter des pièces jointes à vos e-mails de pré-enregistrement. Il peut s'agir d'informations importantes sur la santé et la sécurité, de documents préalables à l'arrivée ou d'informations sur l'entreprise. Comme il peut être personnalisé pour chaque groupe de visiteurs, il est facile de fournir des informations spécifiques à chaque type de visiteurs avant leur arrivée.

Inclure des liens sans contact dans les e-mails de pré-enregistrement

Activez cette option pour inclure un lien sans contact dans les e-mails de pré-enregistrement. Le visiteur n'a qu'à toucher le bouton Appuyez ici pour enregistrer l'entrée et l'appareil photo sera lancé dans une fenêtre. Il suffit de scanner le code QR de d'enregistrement sans contact sur l'écran de bienvenue de l'iPad pour terminer l'enregistrement. Il y a également un bouton d'enregistrement de sortie, appuyez dessus pour enregistrer la sortie. Cliquez ici pour en savoir plus sur les fonctionnalités sans contact.

Inclure un code QR dans les e-mails de pré-enregistrement

Activez cette option pour inclure un code QR dans les e-mails de pré-enregistrement. Le visiteur doit simplement présenter le code QR à l'iPad pour enregistrer l'entrée et à nouveau pour enregistrer la sortie.

Pré-enregistrement obligatoire

Ce paramètre empêche toute personne d'enregistrer son entrée à ce groupe à moins qu'elle ne se soit pré-enregistrée. Les visiteurs qui tentent d'enregistrer leur entrée sans pré-enregistrement n'auront pas la possibilité de poursuivre leur enregistrement.

Les pré-enregistrements doivent être approuvés

Ce paramètre marque les pré-enregistrements comme étant en attente. Ils ne seront pas actifs et le visiteur ne pourra pas enregistrer son entrée en tant que visiteur pré-enregistré jusqu'à ce qu'il soit approuvé. Une notification peut être configurée pour alerter les utilisateurs lorsqu'un pré-enregistrement est en attente.

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Incorporation - (visiteurs fréquents)

Inviter un visiteur fréquent vous permet de lui envoyer un e-mail contenant des informations pertinentes pour sa première visite. Cela peut être utile aux nouveaux employés pour leur présenter l'organisation avec toutes les informations pertinentes.

Objet de l'e-mail

Ajoutez un objet personnalisé à tout e-mail d'incorporation. Vous pouvez utiliser les champs de fusion pour ajouter des informations dynamiques telles que le groupe, le client et les dates de début et de fin.

Message de l'e-mail d'incorporation

Avec cet éditeur, vous pouvez personnaliser l'e-mail d'incorporation qui est envoyé pour ce groupe lorsque vous envoyez un e-mail d'incorporation à partir de membres-details ou lorsque vous import-membres. Les options de formatage comprennent le texte en gras, l'italique, les titres, les vignettes et les lignes horizontales. Pour utiliser les champs de fusion des visiteurs ou des sites, cliquez et faites glisser les champs de fusion indiqués sous le cadre.

Pièce jointe à un e-mail

Joignez un fichier (jpeg, png, pdf, docx, doc) ici et il sera envoyé avec l'e-mail de bienvenue, par exemple le document de santé et de sécurité du site ou l'accord de non-divulgation. La taille maximale des fichiers est de 10 Mo.

Répondre à

Ajoutez le nom et l'e-mail de la personne qui doit recevoir les réponses aux e-mails de bienvenue. Cela permet de diriger toute question vers la bonne personne.

Inclure les dates de début et de fin

Faites glisser l'onglet pour inclure les dates de début et de fin que vous avez définies pour le visiteur fréquent, donnant ainsi une visibilité à cette information.

E-mails de bienvenue automatiques

Avec les groupes intégrés (Azure Active Directory, Google Workspace et Wonde), vous pouvez envoyer des e-mails de bienvenue et des invitations à l'application Companion à un membre lorsqu'il est ajouté au groupe.

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Données et confidentialité

Les options de confidentialité du groupe vous permettent de contrôler entièrement la manière dont les données des membres du groupe sont affichées ou stockées dans Sign In App. À partir de là, vous pouvez gérer la durée de conservation des données avant leur suppression.

Retención de miembros (visitantes recurrentes)

La rétention des membres vous permet de maintenir votre groupe en archivant ou en supprimant les membres qui ont été inactifs pendant une période de temps spécifiée.

Archiver les membres inactifs

L'archivage des membres les empêchera de s'enregistrer et les rendra invisibles pour les autres. Leur lien vers l'application Companion restera actif et s'ils ne sont pas archivés, ils pourront continuer à utiliser l'application. Les membres archivés peuvent être désarchivés en allant dans Gérer > Groupes > Sélectionner un groupe > Membres, en changeant le menu déroulant statut actuel en statut archivé, en éditant le membre et dans la section Détails en désactivant Le membre est archivé.

Supprimer les membres inactifs

La suppression d'un membre le retire du groupe mais ne supprime pas l'historique de ses visites. La conservation des données de visite est gérée par les paramètres de conservation des données des visiteurs.

Conservation des données des visites

Conserver les données des visiteurs

C'est ici que vous définissez la période de conservation des données pour ce groupe. Chaque enregistrement d'entrée sera conservé pendant la durée sélectionnée. Passé ce délai, les informations personnelles identifiables seront automatiquement supprimées et ne pourront plus être récupérées. Par défaut, toutes les données sont conservées indéfiniment, sauf indication contraire.

Conserver les photos des visiteurs

Par défaut, les photos des visiteurs sont conservées aussi longtemps que l'option Conserver les données des visiteurs est activée, mais vous pouvez définir ici une période de conservation des données différente pour les photos des visiteurs.

Maintenir les accords sur les message pour les visiteurs

Les accords sur les messages des visiteurs sont conservés pendant un certain temps. Par défaut, ce sera la même chose que Conserver les données des visiteurs.

Conserver les badges visiteurs

Les badges des visiteurs sont stockés dans la section Rapports > Historique du portail Sign In App. Vous pouvez désactiver ce paramètre si vous ne souhaitez pas conserver les badges des visiteurs.

Stocker les localisations d'entrée et de sortie des visiteurs

Lorsqu'une personne s'enregistre à l'aide de l'application Companion, sa localisation d'entrée et de sortie est enregistré dans l'enregistrement de la visite. Cela peut être consulté dans la section Aujourd'hui du portail et dans Rapports > Historique. Désactivez cette option si vous ne souhaitez pas enregistrer les localisations d'arrivée et de sortie des visiteurs.

Visibility

PIN à 4 chiffres (visiteurs fréquents)

Ajoutez un code PIN facultatif à 4 chiffres si vous souhaitez cacher l'ensemble du groupe aux visiteurs. Le code PIN devra être saisi à chaque fois que le groupe sera sélectionné.

Options d'affichage des membres du groupe (visiteurs fréquents)

Par défaut, les groupes de visiteurs fréquents sont affichés dans une grille avec les noms et les photos des membres du groupe visibles. L'utilisateur peut recherchez par leur nom ou faites défiler la liste pour trouver leur fiche. Cette option avancée vous permet de masquer la grille et veillez à ce que les utilisateurs ne soient recherchés que par leur nom pour des raisons de confidentialité.

Option	Description
Afficher tout (par défaut)	Tous les membres du groupe sont visibles
Afficher en activant l'auto-remplissage	Les membres du groupe sont cachés et commencent à apparaître après avoir tapé 3 lettres.
Afficher les correspondances exactes uniquement	Les membres du groupe sont cachés et n'apparaissent que lorsqu'un nom complet est tapé dans le champ de recherche.

Afficher le groupe sur la liste d'évacuation

Décochez cette option si vous ne souhaitez pas que ce groupe de visiteurs apparaisse sur votre liste d'évacuation.

Afficher le groupe sur l'application iPad

Si cette option n'est pas cochée, le groupe n'apparaîtra pas sur l'iPad et les membres du groupe ne pourront pas s'enregistrer à moins d'utiliser le portail, l'application Sign In App Companion ou le code QR.

Inclure le groupe sur sans contact

En activant l'option Inclure le groupe sur sans contact, les membres de ce groupe pourront s'enregistrer en utilisant l'enregistrement sans contact sans avoir besoin d'un email de bienvenue.

Listes de notifications autorisées

Vous pouvez souhaiter supprimer des champs de vos notifications pour des raisons de confidentialité ou de sécurité. Par défaut, le nom du visiteur, tous les champs personnalisés, et la photo du visiteur seront inclus dans les notifications de l'hôte et du groupe. En activant l'option Afficher des champs spécifiques dans les notifications, vous pouvez sélectionner les informations à inclure dans les notifications. Dans l'exemple ci-dessous, toutes les notifications incluront le nom du visiteur et la personne qu'il visite, mais pas d'autres informations personnelles ni sa photo.