Administrar

La sección Administrar del portal es donde se configuran las opciones de su cuenta, incluida la administración de sitios, grupos, eventos y usuarios del portal.


Administrar sitios

La sección administrar sitios le permite administrar sus sitios existentes y agregar nuevos si tiene espacio disponible.

Configurar sitio

Las opciones de configuración se explican en la sección Configurar sitio de la guía del usuario

Consejo

Puede ver en que sitio está actualmente mirando la etiqueta 'Sitio actual'

Sitio remoto

Puede administrar su sitio remoto desde esta pantalla. Los sitios remotos permiten que su personal móvil se registre y registre las horas de trabajo desde su teléfono móvil sin aparecer en el listado en caso de incendio de un sitio. Una vez configurado, tendrá que permitir que los usuarios de Sign In App Companion registren su entrada desde su móvil antes de que puedan utilizar sitios remotos. Active su sitio remoto desde la sección Sign in App+ en el portal en línea.

Importante

Si ha comprado suscripciones de sitios adicionales, puede configurar un nuevo sitio de forma rápida y sencilla haciendo clic en el botón Añadir sitio a la derecha de sus sitios existentes. Cada sitio que cree requiere su propia suscripción al sitio. Para realizar un pedido, comuníquese con el equipo de la aplicación SIgn in App en soporte@signinapp.com.


Administrar grupos

La sección administrar grupos le permite configurar nuevos visitantes frecuentes y mostrar u ocultar grupos en la aplicación.

Administrar / Editar / Añadir grupos

Los grupos se explican en detalle en la sección Grupos de la guía del usuario.

Consejo

Los grupos de visitantes le permiten personalizar la experiencia de registro de entrada para cada tipo diferente de visitante, incluidos diferentes mensajes y campos personalizados.


Sign In App+

Sign In App+ es una colección de extensiones que le permiten personalizar aún más la experiencia de Sign In App.

The portal user manage page on the Sign In App portal

Nuestra client-side API permite a los desarrolladores extraer datos periódicamente desde Sign in App y enviar datos activados por eventos. Esto incluye paneles personalizados, inteligencia empresarial e integración con aplicaciones de terceros.

Los formularios le permiten crear un formulario que se puede compartir para que pueda pre-registrar a los visitantes sin necesidad de ser un usuario del portal o tener acceso a Sign In App Companion.

También puede utilizar los formularios para integrarse con Outlook.

Con Sign In App Companion puede registrar entrada en un sitio remoto desde cualquier parte del mundo, lo que significa que sus horas aún se controlan pero no figurará en el listado de evacuación de su sitio.

Optimización de sus procesos de entrega notificando a los miembros de sus grupos de visitantes frecuentes cuando llega una entrega y registrando de forma segura una firma cuando se recoge el paquete.

Registro Sin Contacto permite que los visitantes y el personal registren su entrada sin necesidad de tocar el iPad, lo que mantiene a todos a salvo y recopila la información importante que necesita de los visitantes.


Administrar cuenta

La sección administrar cuenta le permite configurar opciones globales relacionadas con su cuenta. Esto incluye sus usuarios, nombre, logotipo de la organización, integraciones, 2FA y más.

The portal user manage page on the Sign In App portal

Informacion de la cuenta

Actualice el nombre y el logotipo de su organización. El logotipo que se muestra aquí aparece en la parte superior de la pantalla Hoy en todos los sitios y está impreso en las tarjetas de visitantes.


Usuarios del portal

Desde esta pantalla, puede administrar los usuarios del portal en su cuenta. Cuando hace clic en los usuarios del portal, se muestra una lista que destaca quién es el contacto principal de la cuenta, además de cualquier contacto técnico que haya configurado.

The portal user manage page on the Sign In App portal
Añadir a un nuevo usuario del portal

Para añadir un nuevo usuario del portal, haga clic en Añadir usuario en la parte inferior de la lista. Complete todos los detalles y haga clic en Guardar.

Cambiar su contacto principal

Su contacto principal es el usuario al que se le pedirá que revise y acepte los términos y condiciones de la organización. Asegúrese de que el contacto principal es correcto y está actualizado. Para actualizar su contacto principal, haga clic en un usuario de la lista y haga clic en el botón Establecer principal.

Are you sure dialog when adding a primary user

Aviso

El usuario principal solo puede cambiarlo el usuario principal existente. Si no puede acceder a la cuenta del usuario principal existente, contáctenos para soporte en soporte@signinapp.com.

Actualizar sus contactos técnicos.

Los contactos técnicos son notificados cuando un dispositivo se desconecta. Para asegurarse de que las notificaciones se envíen a las personas correctas, revise y actualice a menudo sus contactos técnicos. Para configurar un usuario del portal como un contacto técnico, primero haga clic en el icono de edición a la derecha de su nombre. Desplácese hasta la parte inferior y marque la casilla junto a Contacto técnico, luego haga clic en Guardar.

Checkbox to set a user as a techincal contact

Consejo

Si no recibe correos electrónicos sin conexión, es posible que se deba a que el dispositivo tiene las alertas de estado desactivadas. Para verificar esto, vaya a Administrar > Sitios > Seleccionar sitio > Dispositivos y luego haga clic en el icono del lápiz para editar el dispositivo y verifique que Enviar alertas de estado esté activado.

Editar a un usuario del portal

Para realizar cambios en un usuario, haga clic sobre el nombre. Desde aquí puede cambiar el nombre, aceso y cargo.

  • Acceso al sitio - El acceso al sitio se puede encontrar en la ventana de edición del usuario y le permite controlar que sitios puede ver cada usuario. Puede seleccionar Acceso a todos los sitios o restringir al usuario a un sitio individual.

  • Cargo - Puede cambiar el nivel de cargo de cada usuario seleccionándolo de la lista desplegable en la ventana de edición. Las dos opciones son Adminstrador que es el acceso completo de administrador y Usuario Estándar que tiene solo acceso de lectura a las listas de visitantes y no incluye las pantallas de configuración.

  • Eliminar usuario - Para eliminar un usuario del portal, haga clic en el nombre, luego haga clic en Eliminar para confirmar. No se puede deshacer esta acción.

Importante

El cambio de contraseña se realiza ahora desde la sección Mi perfil del portal. Para acceder haga clic en el icono de perfil en la parte superior derecha de la pantalla.


Política de contraseñas

Aquí es donde puede cambiar la política de contraseñas para los usuarios del portal que inician sesión.

Las contraseñas caducan

Por defecto las contraseñas no caducan pero usted puede cambiarlo para que caduquen a los 30, 60 o 90 días.

Forzar nueva autenticación

Si un usuario del portal no cierra la sesión, no se le pedirá que vuelva a introducir su contraseña e ingrese su código de autenticación de dos factores. Desde aquí, puede forzar la reautenticación después de 30, 60 o 90 días.

Forzar autenticación de dos factores

Activar la autenticación forzada de dos factores significa que se solicitará a todos los usuarios del portal que configuren la autenticación de dos factores mediante una aplicación de autenticación como el autenticador de Google.

Puede leer un poco más sobre la autenticación de dos factores aquí.

The Two Factor Authentication modal as it appears on the Sign In App portal

Evitar las contraseñas utilizadas recientemente

Activar esta opción evitará que los usuarios del portal cambien su contraseña a cualquiera de sus 3 contraseñas anteriores más recientes.


Cargos y permisos

Los cargos y los permisos le permiten ver y configurar los permisos de los roles de usuario de su portal. Hay dos cargos predeterminados, estándar y administrador. Los administradores tienen acceso completo al portal, incluidos sitios y eventos. Los usuarios estándar tienen acceso a las secciones Hoy, Listado de evacuación e Informes del portal, pero no a Administrar. Puede ver los permisos exactos disponibles para usuarios y administradores estándar en esta sección del portal.

Mostrando los cargos y permisos personalizados que se pueden configurar desde el portal de Sign In App

Además de los cargos de usuario del portal predeterminados, puede crear cargos personalizados que le brindan un control preciso sobre el acceso que tienen los usuarios del portal. Para crear un nuevo cargo, haga clic en "Añadir cargo" y luego proporcione un nombre. Cuando se cree, el nuevo cargo no tendrá permisos habilitados, luego seleccione los permisos que necesita para el cargo, se guardarán a medida que se agreguen.

Consejo

Al hacer clic en copiar, puede duplicar un cargo predeterminado o personalizado para brindarle un nivel básico de permisos que puede editar más adelante.

Modal de la opción de copiar un cargo existente para crear uno nuevo personalizado

Una vez que se ha creado el cargo personalizado, puede navegar a la pestaña usuarios del portal para asignar el cargo.

Importante

Al eliminar una cargo personalizada, asegúrese de que no haya usuarios del portal asignados a este cargo.


Tokens SMS

Sign in App pu#de enviar notificaciones cuando los visitantes llegan por correo electrónico o mensaje de texto. Para recibir notificaciones por SMS, su cuenta debe tener créditos disponibles. Para comprar tokens SMS adicionales, seleccione esta opción y elija el paquete de SMS que necesita.

The SMS Tokens manage screen on the Sign In App portal

Aviso

Cuando se esté quedando sin tokens, se enviará un correo electrónico al titular principal de la cuenta. Una vez que se quede sin tokens, las notificaciones por SMS se detendrán. Puede verificar el número de tokens que tiene en cualquier momento en esta pantalla, incluidos los que haya comprado recientemente pero que estén pendientes.


Notificaciones de grupo

Aquí puede establecer reglas para enviar notificaciones por correo electrónico, SMS, Slack o MS Teams cuando alguien registre entrada o salida de un grupo.

Notificaciones de anfitrión

Sign In App admite dos tipos diferentes de notificaciones: notificaciones de grupo y notificaciones de anfitrión. Las notificaciones del anfitrión permiten que un miembro del personal sepa cuando su visitante ha llegado, mientras que las notificaciones de grupo se envían cada vez que alguien entra o sale de un grupo. Las notificaciones de grupo están diseñadas para la concienciación general y son ideales para notificar a los equipos de recepción o seguridad, o para la visibilidad en toda la empresa. Esta sección es sólo para notificaciones de grupo. Para configurar notificaciones de anfitrión, consulte nuestro video tutorial.

Advanced filters on group notifications

Los filtros avanzados en las notificaciones de grupo permiten una mayor personalización de quién es notificado y en qué condiciones. Puede hacer que se notifique a alguien dependiendo de su respuesta a un campo personalizado. Esto es genial si tiene un cuestionario de salud o necesita asegurarse de que un visitante cumple ciertas condiciones.

Consejo

Puede leer nuestra guía práctica sobre filtros avanzados en notificaciones grupales aquí.

Editar

Puede editar una notificación haciendo clic en el ícono de lápiz junto a una notificación existente o haga clic en "Añadir nuevo" para crear una nueva. Luego amplie la opción "Filtros avanzados".

Los filtros avanzados condicionan la notificación. Por ejemplo, si un visitante responde "no" a un campo personalizado, entonces se envía un correo electrónico a una persona en particular para notificarlo. Esto es ideal para cuestionarios de salud o regulaciones obligatorias. Puede elegir quién es notificado y a través de qué canal, slack, correo electrónico, equipos de Microsoft o SMS.

Añadir nuevo

Para añadir una nueva regla de notificación para un grupo, haga clic en el botón Añadir nuevo y aparecerán las siguientes opciones.

Opción Descripción
Sitio Solo la actividad en este sitio o evento generará notificaciones
Grupo de visitantes Las notificaciones se refieren a la actividad de este grupo
Evento Notificar al registrar entrada / salida, registro de entrada rechazado o pre-registro, coincide con la lista de bloqueos
Canal Como desea ser notificado (Email / SMS / Slack / MS Teams)
Dirección de correo electrónico Si es un correo electrónico, a qué direcciones de correo electrónico debe enviarse esto
Asunto personalizado Si es correo electrónico, puede personalizar la línea de asunto del correo electrónico

Si selecciona Slack o MS Teams en el canal, deberá seguir algunos pasos adicionales para autorizar la integración.

Slack

Si aún no ha iniciado sesión, es posible que se le solicite que inicie sesión en Slack. Luego se le pedirá que seleccione el canal donde se publicarán las notificaciones.

La información completa sobre la instalación y configuración de las notificaciones de Slack se puede encontrar aquí.

MS Teams

En MS Teams, en el canal donde se va a agregar, haga clic en ... y seleccione Connectors. Busque Incoming Webhook. Asigne un nombre que reconozca y haga clic en Create. Esto proporciona una URL para pegar en la ventana de notificación de la aplicación Sign in App.

Consejo

No hay límite para la cantidad de reglas de notificación de grupo que puede crear


Lista de bloqueos

La lista de bloqueos le permite administrar quién puede registrar entrada en su sitio, lo que le brinda una capa adicional de control sobre la seguridad del sitio. Usando bloques estrictos puede bloquear el registro de entrada por completo y hacer que el visitante sepa que no puede registrar entrada. Los bloques flexibles permitirán al visitante registrar entrada pero enviarán una notificación a las personas relevantes para que sepan que alguien en su lista de bloqueos ha registrado su entrada.

Overview of the block list

Agregue el nombre completo de la persona que le gustaría añadir a la lista de bloqueos. Luego, puede elegir cualquier campo personalizado adicional que desee incluir en el bloqueo. Una vez que haya agregado la información a la lista de bloqueos debe habilitarla para los grupos que se incluirán. Para hacer esto, vaya a Administrar > Grupos > Seleccionar grupo > Opciones de registro de entrada y edite laConfiguración de la lista de bloqueos.

Consejo

Para configurar notificaciones para las coincidencias de la lista de bloqueos vaya a Administrar y desplácese hacia abajo para encontrar Notificaciones y configure el evento en Coincidencia en lista de bloqueos.

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