Configurar grupos

Resumen

Los grupos de visitantes le permiten personalizar la experiencia de registro para diferentes tipos de visitantes. Puede crear hasta 20 grupos de visitantes y cada grupo se define como un grupo de visitantes estándar o un grupo de visitantes frecuentes.

Importante

Los visitantes estándar y los visitantes frecuentes se comportan de manera bastante diferente tanto en el portal como en la aplicación, por lo que es importante leer y comprender las diferencias antes de comenzar a crear sus propios grupos de visitantes.

Creando un nuevo grupo

Para crear un nuevo grupo, vaya a Administrar > Grupos y haga clic enAñadir nuevo y verá 3 opciones diferentes.

Pantalla del portal que muestra las opciones de añadir grupo

Lea las descripciones a continuación para asegurarse de seleccionar el tipo de grupo correcto ya que no se puede cambiar después.

Visitante estándar

Un invitado en su sitio. Es posible que un visitante estándar lo visite por primera vez o que haya estado antes aquí pero generalmente no son invitados frecuentes. Resgitraran su entrada y salida utilizando el método estándar donde se les pedirá proporcionar su nombre e información adicional cada vez que lleguen. El grupo 'Visitante' predeterminado es un ejemplo de Grupo de visitantes estándar.

Visitante frecuente (por ejemplo el personal)

Un visitante frecuente es alguien que visita su sitio con regularidad. Tendrán su propia tarjeta de visitante virtual con una foto y su nombre. Este es el tipo de grupo más utilizado por los miembros del personal. Se puede asociar un código QR o RFID con cada visitante frecuente para facilitar el escaneado de entrada y salida. Ellos también tendrán la opción de utilizar nuestra Aplicación complementaria gratuita.

Integrado (por ejemplo Microsoft Azure / Google Workspace)

Seleccione esta opción si desea que los miembros de su grupo se administren en uno de nuestros sistemas externos compatibles como Microsoft Azure AD o Google Workspace. Podrá personalizar las opciones de grupo, personalizando la experiencia de registro para este tipo de visitante, pero los miembros del grupo se mantendrán sincronizados automáticamente con el sistema integrado.


Administrar un grupo

Las opciones al administrar un grupo son ligeramente diferentes para los tipos de grupos de visitantes estándar y frecuentes. En el tutorial a continuación repasaremos cada una de las opciones de administración para un grupo, destacando claramente qué opciones son específicas para cada tipo de grupo.

Miembros (visitantes frecuentes)

La sección de miembros enumera a los visitantes frecuentes para este grupo, lo que le permite crear y editar miembros del grupo desde una ubicación central. Para sus visitantes habituales, personal o contratistas, esta es la pantalla donde los administrará. Desde esta vista puede buscar miembros del grupo, hacer clic en el círculo en la esquina superior derecha de cada registro para edición múltiple y alternar entre los miembros actuales y archivados utilizando el filtro proporcionado.

Portal screen showing the members view of a group

Añadir un miembro al grupo

Para añadir un visitante frecuente al grupo haga clic en el botón Añadir miembro. Aparecerá una nueva ventana con las siguientes opciones;

Miembro del grupo

Detalles

Option Description
Nombre El nombre completo del visitante frecuente
Correo electrónico (opcional) La dirección de correo electrónico donde se enviarán las notificaciones
Móvil (opcional) El número de teléfono móvil donde se enviarán las notificaciones por SMS (con el código del país)
Cargo (opcional) Un campo para información adicional
Idioma Seleccione el idioma para este miembro. Todos los correos electrónicos que reciban se traducirán automáticamente a este idioma
Fecha de inicio (opcional) Desarchivar automáticamente este visitante en una fecha determinada
Fecha de finalización (opcional) Archivar automáticamente este visitante en una fecha determinada
Correo electrónico de bienvenida Le permite enviar correos electrónicos integrados con detalles de su visita

Notificaciones

Opción Descripción
Cuando llega un visitante Cambie cómo se notifica a este miembro sobre los eventos relacionados con él.
Cuando un visitante sale Cambie la forma en que este miembro es notificado sobre eventos relacionados con él.
Notificar a otros miembros Notificar a otro miembro en el evento

Seguridad

Opción Descripción
PIN Asegure a este miembro agregando un PIN
Mostrar en el sitio ¿En qué sitios le gustaría que se muestre este pin?

Ajustes de evacuación

Opción Descripción
Sitio Puede establecer a qué puntos de evacuación pertenece este miembro en cada sitio a continuación.

Sign In App Companion

Opción Descripción
Puede usar el registro móvil Permita que el miembro del personal registre su entrada desde su dispositivo móvil cuando esté en el sitio.
Puede registrar entrada automáticamente Permita que el miembro del personal utilice el registro automático desde su móvil cuando esté en el sitio.
Puede pre-registrar visitantes Permitir el pre-registro de visitantes desde el teléfono móvil para este miembro del personal.
Puede acceder al listado de evacuación Permita que este usuario acceda al listado en caso de incendio del sitio y genere informes.
Puede ver el historial de registros de entradas Permita que este usuario vea el historial de registros
Puede acceder a la vista de hoy Permita que este usuario vea el widget de hoy que muestra a los visitantes registrados
Enviar correo electrónico de invitación de Sign In App Companion

Marque esto y luego haga clic en Guardar y enviar para enviarle un código de autenticación para iniciar sesión en Sign In App Companion.

Importante

Si su grupo de visitantes frecuentes está integrado, estas opciones estarán limitadas ya que los miembros del grupo se administran desde el sistema externo.

Espacios

Es posible que desee restringir las zonas en las que las personas pueden reservar un espacio. Esto puede ayudar si necesita asegurarse de que los colegas del mismo departamento se sienten juntos. De forma predeterminada, los miembros pueden reservar cualquier espacio, active la opción Habilitar zonas permitidas para restringir las zonas en las que el miembro puede reservar un espacio. Haga clic en "Seleccionar una zona" y luego seleccione la zona del menú desplegable para agregarla a la lista. de zonas en las que los miembros pueden reservar un espacio.

Consejo

Agregar la zona de nivel más alto permitirá a ese miembro reservar un espacio en cualquiera de las zonas que contiene.

Miembros que muestran quién tiene Sign In App Companion conectada

TIP

Si no está utilizando zonas en su plano de planta de Espacios, puede leer sobre cómo configurar esto aquí

Editar un visitante frecuente

Para realizar cambios en un visitante frecuente, coloque el cursor sobre su registro en la lista y luego haga clic en Editar y aparecerá una ventana de edición. Al editar un miembro, tiene todas las opciones disponibles cuando agrega al miembro, pero también algunas opciones adicionales en la sección Detalles que no están disponibles al agregar un miembro. Al editar el miembro, también puede administrar documentos, QR/RFID del miembro, agregar una foto y ver su historial de visitas.

Detalles

Opción Descripción
Archivar miembro Archivar este miembro evitará que registre entrada o salida. Esta acción se puede revertir.
Cambiar grupo Puede cambiar a qué grupo pertenece este miembro seleccionando el grupo a continuación
Eliminar miembro Eliminar a este miembro lo eliminará de este grupo

Documentos

Opción Descripción
Documentos generados Documentos generados al registrar entrada o salida
Documentos cargados Le permite cargar documentos a un miembro

QR / RFID

Opción Descripción
QR Conectar un código QR
RFID Conectar una etiqueta RFID para Sign In App Tap

Foto

Para agregar una foto, coloque el cursor sobre el ícono de perfil en la parte superior izquierda de la ventana de edición y luego toque el ícono del lápiz para agregar una foto. Para eliminar la foto, toque el icono de la cruz debajo del lápiz.

Historial

Para ver el historial de un miembro, coloque el cursor sobre su registro en la lista y luego haga clic en Historial y será llevado a la página del historial de ese visitante frecuente.

Sign In App Conectado

El ícono de teléfono verde le muestra de un vistazo quién tiene Sign In App Companion conectada.

Members showing who has companion app connected

Detalles

Pantalla del portal que muestra la vista de detalles de un grupo

Nombre del grupo

Aquí puede especificar el nombre del grupo. Esto aparece en el iPad cuando sus visitantes registran su entrada, así que asegúrese de que sea breve, simple y compensible para alguien que use el sistema por primera vez.

Permisos (visitantes frecuentes)

Estas opciones permiten controlar lo que los miembros del grupo pueden hacer dentro de la aplicación Sign in App.

Opción Descripción
Permitir que se agreguen nuevos miembros del grupo a través de la aplicación para iPad Con esta opción seleccionada aparece un botón Añadir nuevo que permite a los miembros del grupo agregarse desde el iPad. Con esto desactivado todos los miembros del grupo deben configurarse desde el portal. (No es una opción para grupos sincronizados)
Permitir a los miembros del grupo actualizar su foto desde la aplicación para iPad Esta opción permite a los miembros del grupo actualizar sus fotos desde el iPad mientras registran su entrada. Cuando esta opción está desactivada, las fotos solo se pueden administrar desde el portal. (No es una opción para grupos sincronizados)
Permitir que los miembros del grupo se envíen una invitación de Sign In App Companion desde la aplicación para iPad Si un miembro del grupo tiene una dirección de correo electrónico o un número de teléfono en su registro, esta opción le permitirá comenzar a usar Sign In App Companion directamente desde el iPad.

Eliminar grupo

Al seleccionar esta opción, se eliminará permanentemente el grupo y todos los miembros del grupo.

Aviso

Eliminar un grupo es permanente y no se puede deshacer. Los datos serán destruidos, incluido el historial vinculado a las personas, su foto y cualquier documento firmado.


Campos personales (Visitantes frecuentes)

Los campos personales le permiten recopilar información adicional de los miembros frecuentes de su grupo. Esta información se almacenará con sus detalles de miembro indefinidamente, a diferencia de los campos personalizados. Hay un límite de 10 campos personales por grupo.

Portal screen showing the personal fields

Editar campo personal

Puede editar cualquier campo personal cuando se crea o hacer clic en el icono del lápiz una vez que se ha creado.

campos personales

Tipo de campo

Seleccione qué tipo de información se captura. El iPad mostrará un teclado personalizado adecuado para el tipo de información que seleccione (por ejemplo, el correo electrónico muestra el símbolo @ inmediatamente sin tener que presionar la tecla Mayúsculas).

  • Texto - se muestra el teclado estándar
  • Correo electrónico - direcciones de correo electrónico
  • Número - se muestran las teclas numéricas
  • Sí / No - muestra una opción de sí / no para los visitantes
  • Desplegable- muestra una lista de opciones para que el visitante pueda elegir

Consejo

Personal fields are for repeat visitors. If you want to gather more information from standard visitors then you can use campos personalizados.

Campos sensibles

Algunos campos en Sign In App pueden incluir datos confidenciales o protegidos que solo deberían ser visibles para los usuarios del portal con el nivel más alto de acceso. Los datos están encriptados, por lo que no son visibles en la base de datos de Sign In App. Los campos confidenciales no se pueden marcar como favoritos (para que aparezcan en vistas ampliadas) o establecer que se muestren en la lista de evacuación.

Para configurar un campo personal que deba clasificarse como confidencial, vaya a Administrar > Grupos > Seleccionar grupo > Campos personales, haga clic en Añadir nuevo y active "Este campo contiene datos sensibles".

Importante

Debe añadir un nuevo campo personal para categorizarlo como sensible. Los campos personales del sistema (Correo electrónico, Cargo y Número de teléfono) y los campos personales adicionales existentes no pueden ser categorizados como sensibles.

Sólo los usuarios del portal con el cargo de usuario Administrador o un cargo personalizado con el permiso de "Gestionar Datos Sensibles" activado pueden ver y editar los campos de datos sensibles de los miembros del grupo. Puede leer más sobre la configuración de cargos y permisos personalizados aquí.

Only portal users with the user role Administrator or a custom role with ‘Manage Sensitive Data’ permission enabled can view and edit sensitive data fields for group members. You can read more about setting up custom roles and permissions here.

Listado de evacuación

Active Mostrar este campo en el listado de evacuación para mostrar el campo personal en el listado de evacuación del sitio. Esto puede resultar útil cuando necesite conocer la información de contacto de una persona en caso de una emergencia.

Visibilidad

Si desea almacenar información sobre un miembro pero no es necesario que se vea esta información, deslice la pestaña para desactivarPermitir que este campo sea visto por el miembro del grupo.

El visitante introduce información

Si desea almacenar información sobre los detalles de un miembro pero no necesita que completen esta información por sí mismos, deslice la pestaña para desactivar Registro de entrada por primera vez, pídale al miembro del grupo que introduzca esta información. Por defecto, el miembro deberá completar esta información.

Establecer este campo como obligatorio

Establezca este campo personal para que sea obligatorio. Un visitante no podrá registrar su entrada sin completar este campo. Deslice la pestaña para activar Haga que la información sea obligatoria.


Opciones de registro de entrada

Los siguientes ajustes le permiten personalizar el proceso de registro de entrada que realizan sus visitantes. Cambiando opciones como el mensaje de bienvenida o si desea que la aplicación para iPad tome una foto o le permita extender un saludo a medida para sus visitantes.

Pantalla del portal que muestra las opciones de registro de entrada de un grupo
Posibilidad de foto cuando un miembro del grupo registra su entrada (visitantes frecuentes)

Esta opción le permite establecer la probabilidad de que un visitante frecuente sea seleccionado al azar para tomar una foto cuando registra su entrada. Esto se puede utilizar para verificar la identidad de la persona que registra su entrada y puede ser un elemento disuasorio para las personas que intentan registrar entrada para otros. Las opciones van desde el 0% de probabilidad (valor predeterminado: nunca se solicitará una foto) hasta el 100% de probabilidad (se requiere una foto con cada registro de entrada). Las fotos tomadas se pueden ver en la página del historial del portal en línea.

Mensaje de bienvenida

Cuando su visitante haya terminado de registrar su entrada se mostrará su mensaje de bienvenida. Esto está diseñado para caber en una sola línea, así que sea breve. Si deja el mensaje de bienvenida en blanco se mostrará 'Gracias por registrar su entrada'.

Opciones de tarjeta de visitante

Pantalla del portal que muestra las opciones de registro de entrada de un grupo
No imprimir tarjeta

No se imprimirá ninguna tarjeta cuando el visitante se registre.

Imprimir una tarjeta solo en el primer registro de entrada

Se imprimirá una tarjeta la primera vez que el visitante se registre. Esta opción solo está disponible para los grupos de visitantes frecuentes.

Imprimir una tarjeta en cada registro de entrada

Se imprimirá una tarjeta cada vez que un visitante registre su entrada.

Consejo

Para los visitantes frecuentess, también puede imprimir una tarjeta desde la configuración de Sign In App en el iPad. La forma de hacerlo es ligeramente diferente si está usando la experiencia Nueva o Original.

Configuración de la lista de bloqueos

Administrar la configuración de la lista de bloqueos para este grupo. Está configurado en No comprobar de forma predeterminada.

No comprobar - Cualquier persona de este grupo que registre entrada no se comprobará se está en la lista de bloqueos. Permitir registro de entrada aún si hay coincidencias - La persona podrá registrar su entrada aún si tiene coincidencias, pero se registrará como Coincidencia en lista de bloqueos. Rechazar registro de entrada si hay coincidencias - Si alguien tiene coincidencias con la lista de bloqueo, su registro de entrada será rechazado y registrado como Coincidencia en lista de bloqueos.

Consejo

Para configurar notificaciones para las coincidencias de la lista de bloqueos, vaya a Administrar y desplácese hacia abajo para buscar Notificaciones y configure el evento en Coincidencia en lista de bloqueos.


Opciones de registro de salida

Los siguientes ajustes le permiten personalizar el proceso de registro de salida que realizan sus visitantes. Aquí puede ajustar la automatización de registro de salida para controlar a los visitantes que se olvidan de registrar su salida.

Pantalla del portal que muestra la vista de opciones de registro de salida  de un grupo
Mensaje de registro de salida

Cuando su visitante haya terminado de registrar su salida, se mostrará su mensaje de registro de salida. Esto está diseñado para caber en una sola línea, así que sea breve. Si deja el mensaje de registro de salida en blanco, se mostrará 'Gracias por registrar salida'.

Automatización

Puede automatizar cuando los miembros del grupo se registren salida de este grupo. Esto puede ayudar a administrar a los visitantes que no registraron su salida cuando se fueron.

Opción Descripción
Nunca No registrar automáticamente la salida de los visitantes. Sus visitantes permanecerán conectados hasta que registren su salida.
A las Puede seleccionar a que hora del día se registra automáticamente la salida de los visitantes de este grupo.
Después de un tiempo Puede seleccionar a que hora del día se registrará automáticamente la salida de los visitantes de este grupo.
Habilite el modo "salida primero" para este grupo (visitantes frecuentes)

Al habilitar el modo "salida primero", se eliminará la opción para que los miembros de este grupo registren entrada. Los miembros recibirán la opción de registro de salida y se mostrará un indicador rojo cuando estén fuera. Cuando regresen al sitio, tendrán la opción de volver a registrar su entrada.


Tarjetas de Visitantes

Desde esta sección, puede personalizar el diseño de la tarjeta para el grupo seleccionado. Esto le brinda la posibilidad de tener diferentes plantillas para cada grupo. Por defecto, la plantilla de tarjeta para el grupo será la plantilla del sitio.

Haga clic aquí para obtener más detalles sobre las tarjetas.


Notificaciones

Las notificaciones de anfitrión notificarán a un miembro del grupo de visitantes frecuente cuando un visitante haya llegado y lo haya seleccionado como anfitrión. Para utilizar las notificaciones de anfitrión se necesita un campo personalizado con el tipo de respuesta establecido como Lista de notificación. Una lista de notificación permitirá al visitante buscar en sus grupos de visitantes frecuentes y seleccionar a la persona a la que visita. Puede configurar los campos personalizados yendo a Administrar > Sitios > Seleccionar sitio > Campos personalizados.

Importante

Si los miembros no aparecen en su lista de notificaciones puede ser porque el grupo no está configurado para mostrarse en la lista de notificaciones del sitio. Para comprobarlo, vaya a Administrar > Grupos > Seleccionar grupo > Datos y privacidad y en la sección de visibilidad asegúrate de que la opción Incluir grupo en la lista de notificaciones del sitio está activada.

Cuando llega un visitante

Seleccione Notificar a su anfitrión y luego elija el tipo de notificación por defecto que se envía a los miembros de este grupo cuando su visitante se registra. Puede enviar notificaciones al anfitrión mediante E-mail, SMS y MS Teams.

Consejo

Cuando se rechaza el registro de entrada de un visitante, se notifica al anfitrión si se ha configurado la opción Cuando un visitante registra su entrada en Notificar a su anfitrión. Lea más sobre la configuración de los registros de entrada rechazados aquí.

Cuando un visitante registra su salida

Seleccione Notificar a su anfitrión y luego elija el tipo de notificación por defecto que se envía a los miembros de este grupo cuando su visitante registra salida. Puede enviar notificaciones al anfitrión mediante e-mail, SMS y MS Teams.

Elija el tipo predeterminado de notificación que se envía a los miembros de este grupo cuando su visitante registra salida. Puede enviar notificaciones al afitrión mediante correo electrónico, SMS y MS Teams.

Consejo

Haga clic aquí para leer la guía práctica para configurar Notificaciones de anfitrión de MS Teams.


Sign In App Companion (visitantes frecuentes)

Desde aquí puede establecer los permisos predeterminados de Sign In App Companion para cada miembro de este grupo. Una vez que haya hecho esto, puede establecer estos permisos predeterminados para miembros individuales o para todo el grupo.

Consejo

Para configurar los permisos predeterminados para un miembro individual, vaya a Administrar > Grupos > Seleccionar grupo > Miembros, busque el miembro, haga clic en Editar > Sign In App Companion y active Grupo predeterminado.

Para editar los permisos de Sign In App Companion para un grupo completo, vaya a Administra > Grupos > Seleccionar grupo > Miembros y haga clic enEditar todos y seleccione Usar permisos predeterminados de grupo.

Companion app

Consejo

Cuando se agrega un nuevo miembro al grupo, heredará los permisos de Sign In App Companion configurados aquí.

Invitación masiva a Sign In App Companion

Puede invitar a todos los miembros de un grupo a la aplicación Companion desde aquí. Haga clic en Enviar correo electrónico de invitación para Sign In App Companion a todos los miembros del grupo y luego en Guardar y enviar.

Importante

Se excluirán a los miembros del grupo que tengan un dispositivo conectado o que hayan recibido una invitación en las últimas 72 horas.


Pre-registros - (Visitantes estándar)

Para una experiencia VIP, los visitantes estándar pueden registrarse previamente con anticipación. Aquí puede ajustar cómo funcionan los pre-registros para este grupo, incluida la personalización del correo electrónico de pre-registro enviado a los invitados.

Pantalla del portal que muestra la vista de opciones de pre-registro de un grupo

Asunto del correo electrónico de pre-registro

Puede agregar un asunto de correo electrónico personalizado para incluir instrucciones o información específicas. Al agregar { {site} } o { {client} }, puede elegir que el nombre del sitio o el nombre de la cuenta se muestre en el asunto.

Mensaje de correo electrónico de pre-registro

El mensaje de correo electrónico de pre-registro es el contenido del correo electrónico que se envía al visitante cuando se ha pre-registrado. Puede utilizar el formato para personalizar el correo electrónico y combinar los campos para obtener detalles específicos de visitantes, sitios y grupos.

Archivo adjunto de correo electrónico

Ahora puede agregar archivos adjuntos a sus correos electrónicos de pre-registro. Estos pueden incluir información importante sobre salud y seguridad, documentación previa a la llegada o información de la empresa. Como esto se puede personalizar para cada grupo de visitantes, es fácil proporcionar información específica para cada tipo de visitante antes de su llegada.

Incluir enlaces sin contacto en los e-mails de pre-registro

Active esta opción para incluir un enlace sin contacto en los correos electrónicos de preinscripción. El visitante sólo tiene que tocar el botón Toque aquí para registrar entrada y la cámara se abrirá en una ventana, simplemente escanee el código QR de registro sin contacto en la pantalla de bienvenida del iPad para completar el registro de entrada. También hay un botón de registro de salida, tóquelo para registrar salida. Haga clic aquí para leer más sobre las funciones sin contacto.

Incluir un código QR en los e-mails de pre-registro

Active esta opción para incluir un código QR en los correos electrónicos de pre-registro. El visitante sólo tiene que presentar el código QR al iPad para registrar entrada y de nuevo para registrar salida.

Se requiere un pre-registro

Esta configuración evita que cualquier persona registre su entrada en este grupo a menos que haya sido pre-registrado. Visitors who attempt to sign in without a pre-registration will not have the option to continue their sign in.

Los pre-registros requieren aprobación

Esta configuración marca los pre-registros como pendientes. No estarán activos y el visitante no podrá registrar entrada como visitante preinscrito hasta que sea aprobado. Se puede configurar una notificación para alertar a los usuarios cuando hay un pre-registro pendiente.


Incorporación - (visitantes frecuentes)

Invitar a un visitante frecuente le permite enviarle un correo electrónico con información relevante para su primera visita. Esto puede ser excelente para que los empleados nuevos los presenten a la organización con toda la información relevante.

Portal screen showing the onboarding options of a group

Consejo

Cuando añada un nuevo miembro a un grupo de visitantes frecuentes, marque la casilla Enviar correo electrónico de bienvenida y recibirá un correo electrónico de incorporación.

Asunto del correo electrónico

Agregue un asunto de correo electrónico personalizado a cualquier correo electrónico de bienvenida enviado. Puede utilizar campos de combinación para agregar información dinámica, como el grupo, el cliente y las fechas de inicio / finalización.

Consejo

Para enviar un correo electrónico de incorporación, deberá proporcionar su dirección de correo electrónico cuando lo agregue como miembro.

Mensaje de correo electrónico de incorporación

Con este editor, puede personalizar el correo electrónico de incorporación que se envía para este grupo cuando Envía un correo electrónico de bienvenida desde detalles del miembro o cuando importa miembros. Opciones de formato incluyen texto en negrita, cursiva, encabezados, viñetas y líneas horizontales. Para usar campos de combinación del visitante o sitio, haga clic y arrastre los campos de combinación que se muestran debajo del cuadro.

Archivo adjunto de correo electrónico

Adjunte un archivo (jpeg, png, pdf, docx, doc) aquí y se enviará con el correo electrónico de incorporación, p.ej. documento de seguridad y salud del sitio o acuerdo de no divulgación. El tamaño máximo del archivo es de 10 MB.

Responder a

Agregue el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona que debe recibir respuestas a los correos electrónicos de bienvenida. Esto ayuda a dirigir cualquier pregunta a la persona correcta.

Incluir fechas de inicio / finalización

Deslice la pestaña para incluir las fechas de inicio y finalización que ha configurado para el visitante frecuente, dando visibilidad de esta información.

Automatic welcome emails

With integrated groups (Azure Active Directory, Google Workspace, and Wonde) you can send welcome emails and Companion app invites to a member when they’re added to the group.

Correos electrónicos automáticos de bienvenida

Con los grupos integrados (Azure Active Directory, Google Workspace y Wonde) puedes enviar correos electrónicos de bienvenida e invitaciones a la aplicación Companion a un miembro cuando se añade al grupo.


Datos y privacidad

Las opciones de privacidad de grupo le permiten controlar completamente cómo se muestran o almacenan los datos de los miembros del grupo en la aplicación Sign In App. Desde aquí se puede gestionar el tiempo que se conservan los datos antes del borrado.

Pantalla del portal que muestra la vista de datos y opciones de privacidad de un grupo
Mantener datos de visitantes

Aquí es donde se establece el período de retención de datos para este grupo. Cada registro de 'registro de entada' se mantendrá durante el tiempo que se haya seleccionado. Después de este tiempo, la información de identificación personal se eliminará automáticamente y no podrá recuperarse. Por defecto, todos los datos se mantienen indefinidamente a menos que se especifique aquí.

Mantener las fotos de los visitantes

De forma predeterminada, las fotos de los visitantes se conservarán mientras se guarden los datos de los visitantes, pero puede establecer un período de retención de datos diferente para las fotos de los visitantes aquí.

Mantenga los acuerdos de mensajes de visitantes

Los acuerdos de mensajes de visitantes se mantienen por un periodo de tiempo. De forma predeterminada, será lo mismo que Mantener los datos de los visitantes.

Lista de permisos de notificación

Es posible que desee eliminar campos de sus notificaciones por motivos de privacidad o seguridad. De forma predeterminada, el nombre de los visitantes, todos los campos personalizados y la foto del visitante se incluirán en las notificaciones del anfitrión y del grupo. Al alternar Mostrar campos específicos en notificaciones puede seleccionar qué información debe incluirse en las notificaciones. En el siguiente ejemplo, cualquier notificación incluirá el nombre del visitante y a quién está visitando, pero no otra información personal o su foto.

An example of the notification allow list configuration
Opciones de visualización de miembros del grupo (visitantes frecuentes)

Por defecto, los grupos de visitantes frecuentes se muestran en una cuadrícula con los nombres de los miembros del grupo y las fotos visibles. El usuario puede buscar por su nombre o desplázarse por la lista para encontrar su registro. Esta opción avanzada le permite ocultar la cuadrícula y asegurarse que los usuarios se busquen solo por su nombre para mayor privacidad.

Opción Descripción
Mostrar todo en una cuadrícula de visitantes (por defecto) Todos los miembros del grupo son visibles
Mostrar con autorelleno habilitado Los miembros del grupo están ocultos y comienzan a aparecer después de escribir 3 letras
Mostrar solo con coincidencias exactas Los miembros del grupo están ocultos y solo aparecen cuando se escribe un nombre completo en el cuadro de búsqueda
PIN de seguridad (visitantes frecuentes)

Agregue un PIN opcional de 4 dígitos si desea ocultar todo el grupo a los visitantes. El PIN deberá introducirse cada vez que se seleccione el grupo.

Mantener las tarjetas de visitante

Las tarjetass de visitante se almacenan en la sección Informes > Historial del portal de Sign In App. Puede desactivar esta configuración si no desea conservar las tarjetas de visitante.

Almacenar las ubicaciones de entrada y salida de los visitantes

Cuando alguien se registra con la aplicación Companion, su ubicación de entrada y salida se almacena en el registro de la visita. Esto se puede ver en la sección Hoy del portal y en Informes > Historial. Desactive esta opción si no desea almacenar las ubicaciones de entrada y salida de los visitantes.

Consejo

Si desactiva la opción Almacenar las ubicaciones de registro de entrada y salida de los visitantes, si se registra en una ubicación física, la aplicación Companion seguirá comprobando la ubicación del dispositivo para asegurarse de que la persona se encuentra dentro de la geovalla del sitio, pero no almacenará esta ubicación en el portal.

Visibilidad

Mostrar en el listado de evacuación

Desactive esta opción si no desea que este grupo de visitantes aparezca en su listado de evacuación.

Mostrar grupo en la aplicación para iPad

Si esta opción no está marcada, el grupo no se mostrará en el iPad y los miembros del grupo no podrán registrar su entrada a menos que usen el portal, Sign In App Companion o el código QR.

Incluir grupo en Registro Sin Contacto

Activar Incluir grupo en Registro Sin Contacto significará que los miembros de este grupo pueden registrar entrada con registro sin contacto sin necesidad de un correo electrónico de bienvenida.

Aviso

Con esta opción habilitada, cualquier persona con acceso a su código QR sin contacto podrá buscar miembros de este grupo desde su teléfono inteligente. Esto puede exponer datos personales como el nombre del miembro del grupo y cualquier campo personal almacenado en ellos. Los códigos QR sin contacto que se muestran en la aplicación para iPad se invalidan y se actualizan cada hora. Los códigos QR de Sign In Point son válidos mientras existan en el portal.

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