Sign In App Documentation

Übersicht

Mit Besuchergruppen können Sie die Anmeldung für verschiedene Besuchertypen individuell gestalten. Sie können bis zu 20 Besuchergruppen erstellen und jede Gruppe wird entweder als Standard- oder als Wiederholungsbesucher definiert.

Erstellen einer neuen Gruppe

Um eine neue Gruppe zu erstellen, gehen Sie zu Verwalten > Gruppen und klicken Sie auf Neu hinzufügen und Sie werden 3 verschiedene Optionen sehen.

Bitte lesen Sie die nachstehenden Beschreibungen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Gruppentyp auswählen, da dieser später nicht mehr geändert werden kann.

Standard-Besucher

Ein Gast an Ihrem Standort. Ein Standardbesucher besucht Sie vielleicht zum ersten Mal, oder er war schon einmal hier, aber sie sind normalerweise keine häufigen Gäste. Er meldet sich mit der Standardmethode an und ab, bei der er jedes Mal nach seinem Namen und weiteren Informationen gefragt wird. Die Standardgruppe 'Besucher' ist ein Beispiel für die Standard-Besuchergruppe.

Wiederholende Besucher (z. B. Mitarbeiter)

Ein Wiederholungsbesucher ist jemand, der sich regelmäßig an Ihrem Standort aufhält. Er hat seine eigene virtuelle Besucherausweis mit einem Foto und seinem Namen. Dies ist die am häufigsten für Mitarbeiter zu verwendet. Jedem wiederholenden Besucher kann ein QR- oder RFID-Code zugeordnet werden, damit er sich leicht an- und abmelden kann. Sie haben auch die Möglichkeit, unsere kostenlose Companion-App zu benutzten.

Integriert (d.h. Microsoft Azure / Google Workspace)

Wählen Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Ihre Gruppenmitglieder in einem von uns unterstützten externen Systemen verwaltet werden, z. B. Microsoft Azure AD oder Google Workspace. Sie können die Gruppenoptionen anpassen und die Anmeldung für diesen Besuchertyp personalisieren aber die Gruppenmitglieder werden automatisch mit dem integrierten System synchronisiert.

• Microsoft Azure Active Directory
• Google Workspace

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Verwalten einer Gruppe

Die Optionen bei der Verwaltung einer Gruppe unterscheiden sich geringfügig für Standard- und Wiederholungsbesuchergruppen. In der nachstehenden Übersicht, werden wir alle Verwaltungsoptionen für eine Gruppe durchgehen und deutlich hervorheben, welche Optionen für jeden Gruppentyp spezifisch sind.

Mitglieder (Wiederholende Besucher)

Der Bereich Mitglieder listet die regelmäßigen Besucher dieser Gruppe auf und ermöglicht das Anlegen und Bearbeiten von Gruppenmitgliedern von einem zentralen Ort aus. Ihre regelmäßigen Besucher, Mitarbeiter oder Auftragnehmer werden hier verwaltet. In dieser Ansicht können Sie nach Gruppenmitgliedern suchen und die Filter verwenden, um Untergruppen von Mitgliedern zu verwalten.

Gruppenfilter-Tools

Mit dem Gruppenfilter können Sie die Mitgliederliste nach persönlichen Feldern filtern. Dies ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Untergruppen von Mitgliedern, einschließlich der Aktualisierung von Sprachen, Benachrichtigungseinstellungen, Companion App Berechtigungen und mehr. Klicken Sie dazu auf Filter hinzufügen und wählen Sie das erste persönliche Feld, nach dem Sie filtern möchten.

Im folgenden Beispiel wählen wir Abteilung aus

Wir erhalten dann eine Liste aller Optionen für das Feld Persönliche Felder und wählen Technikaus.

Diese Filterung der Gruppenmitglieder ergibt eine Liste aller Mitglieder, deren persönliches Feld Abteilung auf Technik gesetzt ist.

Wenn Sie die Mitglieder weiter filtern möchten, können Sie einen zweiten Filter hinzufügen.

Massenbearbeitungswerkzeug

Mit dem Massenbearbeitungswerkzeug können Sie alle Mitglieder einer Gruppe oder die über die Gruppenfilter ausgewählten Mitglieder bearbeiten.

Details

• Sprache - Aktualisiert die Spracheinstellungen des ausgewählten Mitglieds
• Gruppe wechseln - Verschiebt die ausgewählten Mitglieder in eine andere Gruppe
• Mitglieder archivieren - Archiviert die ausgewählten Mitglieder

Benachrichtigungen

• Wenn sich ein Besucher anmeldet - Ändert die Benachrichtigungseinstellungen des ausgewählten Mitglieds, wenn sich ein Besucher anmeldet

• Wenn sich ein Besucher abmeldet - Ändern Sie die Benachrichtigungseinstellungen des ausgewählten Mitglieds, wenn sich ein Besucher abmeldet

Sicherheit

• Auf Standort anzeigen - Ändern Sie, ob die ausgewählten Mitglieder auf allen Standorten oder nur auf einem Standort angezeigt werden sollen

Companion-App

• Gruppenstandardberechtigungen verwenden - Legen Sie fest, ob die ausgewählten Mitglieder die Gruppenstandardberechtigungen haben sollen oder nicht. Sie können auch die Companion-App-Berechtigungen aktualisieren, die die ausgewählten Mitglieder haben sollen, wenn sie nicht auf den Gruppenstandard eingestellt sind.

Importieren

Mit dieser Option können Sie Mitglieder in Ihre Gruppe importieren. Von hier aus können Sie auch persönliche Felder für Mitglieder in großen Mengen aktualisieren. In Diese Anleitung wird dies näher erläutert.

Exportieren

Mit dem Export-Tool können Sie die Mitglieder einer Gruppe von Wiederholungsbesuchern zusammen mit ihren QR-Codes, RFID-Tags und Companion-App-Verbindungen exportieren (hier wird angezeigt, wer mit der Companion-App verbunden ist).

Hinzufügen eines Gruppenmitglieds

Um einen wiederholenden Besucher zu einer Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglied hinzufügen. Es erscheint ein neues Fenster mit den folgenden Optionen;

Details

Option	Beschreibung
Name	Der vollständige Name des wiederholenden Besuchers
Email (optional)	Die E-Mail-Adresse, an die die Benachrichtigungen gesendet werden sollen
Mobiltelefon (optional)	Die Mobiltelefonnummer, an die SMS-Benachrichtigungen gesendet werden (mit Landesvorwahl)
Rolle (optional)	Ein Feld für zusätzliche Informationen
Sprache	Wählen Sie die Sprache für dieses Mitglied. Alle E-Mails, die dieses Mitglied erhält, werden automatisch in diese Sprache übersetzt.
Startdatum (optional)	Automatisches Aufheben der Archivierung dieses Besuchers zu einem bestimmten Datum
Enddatum (optional)	Diesen Besucher an einem bestimmten Datum automatisch archivieren
Willkommens-E-Mail	Ermöglicht das Versenden von E-Mails mit Details über den Aufenthalt des Besuchers

Benachrichtigungen

Option	Beschreibung
Wenn ein Besucher sich Anmeldet	Ändern Sie, wie dieses Mitglied über Ereignisse, die ihn betreffen, benachrichtigt wird.
Wenn ein Besucher Abmeldet	Ändern Sie, wie dieses Mitglied über Ereignisse, die ihn betreffen, benachrichtigt wird.
Andere Mitglieder benachrichtigen	Ein anderes Mitglied über das Ereignis benachrichtigen

Sicherheit

Option	Beschreibung
PIN	Sichern Sie dieses Mitglied durch Hinzufügen eines PIN
Auf Standort anzeigen	Auf welchen Standorten soll dieser Pin angezeigt werden?

Evakuierungseinstellungen

Option	Beschreibung
Standort	Hier können Sie festlegen, zu welchen Evakuierungspunkten dieses Mitglied an jedem Standort gehört.

Sign In Companion App

Option	Beschreibung
Mobile Anmeldung möglich	Erlauben Sie dem Mitarbeiter, sich von ihrem Handy aus anzumelden, wenn er sich am Standort befindet.
Automatische Anmeldung	Erlaubt dem Mitarbeiter, sich von seinem Handy aus automatisch anzumelden, wenn er am Standort ist.
Kann Besucher voranmelden	Erlaubt die Voranmeldung von Besuchern über das Smartphone des Mitarbeiters.
Zugriff auf die Evakuierungsliste	Erlauben Sie diesem Benutzer, auf die Evakuierungsliste des Standorts zuzugreifen und Berichte zu erstellen.
Anmeldeverlauf einsehen	Erlaubt diesem Benutzer, den Anmeldeverlauf einzusehen
Zugriff auf die Heute-Ansicht	Erlaubt diesem Benutzer die Anzeige des Heute-Widgets, das die angemeldeten Besucher anzeigt

Einladungs-E-Mail für die Sign In App Companion senden

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und klicken Sie dann auf Speichern und senden, um Ihnen einen Authentifizierungscode für die Anmeldung bei der Companion App zu senden.

Spaces

Möglicherweise möchten Sie die Zonen einschränken, in denen Personen einen Platz buchen können. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie sicherstellen müssen, dass Kollegen aus derselben Abteilung zusammensitzen. Standardmäßig können Mitglieder jeden Raum buchen. Schalten Sie Zulässige Zonen aktivieren ein, um die Zonen einzuschränken, in denen ein Mitglied einen Raum buchen kann. Klicken Sie auf Zone auswählen und wählen Sie dann die Zone aus der Dropdown-Liste aus, um sie der Liste der Zonen hinzuzufügen, in denen ein Mitglied einen Platz buchen kann.

Einen wiederholenden Besucher bearbeiten

Um Änderungen an einem wiederholenden Besucher vorzunehmen, bewegen Sie den Mauszeiger über seinen Eintrag in der Liste und klicken Sie dann auf Bearbeiten, woraufhin ein Bearbeitungsfenster erscheint. Bei der Bearbeitung eines Mitglieds stehen Ihnen alle Optionen zur Verfügung, die Sie beim Hinzufügen des Mitglieds nutzen können, aber auch einige zusätzliche Optionen im Abschnitt Details, die beim Hinzufügen des Mitglieds nicht verfügbar sind. Bei der Bearbeitung eines Mitglieds können Sie auch Dokumente und die QR/RFIDs des Mitglieds verwalten, ein Foto hinzufügen und die Besuchshistorie des Mitglieds einsehen.

Details

Option	Beschreibung
Mitglied archivieren	Wenn Sie dieses Mitglied archivieren, kann es sich nicht mehr an- oder abmelden. Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden.
Gruppe ändern	Sie können die Gruppenzugehörigkeit dieses Mitglieds ändern, indem Sie die Gruppe unten auswählen
Mitglied löschen	Wenn Sie dieses Mitglied löschen, wird es aus dieser Gruppe entfernt.

Dokumente

Option	Beschreibung
Erstellte Dokumente	Dokumente, die bei der An- oder Abmeldung erstellt wurden
Hochgeladene Dokumente	Ermöglicht das Hochladen von Dokumenten an ein Mitglied

QR/RFID

Option	Beschreibung
QR	Verbinden eines QR-Codes
RFID	Verbinden Sie einen RFID-Tag mit der Sign In App Tap

Foto

Um ein Foto hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Profilsymbol oben links im Bearbeitungsfenster und tippen Sie dann auf das Stiftsymbol, um ein Foto hinzuzufügen. Um das Foto zu löschen, tippen Sie auf das Kreuzsymbol unter dem Bleistift.

Verlauf

Um die Geschichte eines Mitglieds zu sehen, bewegen Sie den Mauszeiger über dessen Eintrag in der Liste und klicken Sie dann auf Geschichte, um die Seite mit der Übersicht für diesen wiederholenden Besucher aufzurufen.

Companion-App-Verbindung

Das grüne Telefonsymbol zeigt Ihnen auf einen Blick, wer mit der Companion App verbunden ist.

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Details

Gruppenname

Hier können Sie den Namen der Gruppe angeben. Dieser wird auf dem iPad angezeigt, wenn sich Ihre Besucher anmelden. Achten Sie also darauf, dass er kurz und einfach ist und von jemandem, der das System zum ersten Mal benutzt, leicht erkannt werden kann.

Benutzerdefinierte Übersetzungen

Sie können benutzerdefinierte Übersetzungen von Gruppennamen bereitstellen, die dann in der Sprache der Wahl für die sich anmeldende Person angezeigt werden.

Klicken Sie hier, um den Leitfaden für benutzerdefinierte Übersetzungen zu lesen.

Berechtigungen (Wiederholende Besucher)

Mit diesen Optionen können Sie steuern, was Gruppenmitglieder in der Sign-In-App tun können.

Option	Beschreibung
Erlaube das Hinzufügen neuer Gruppenmitglieder über die iPad-App	Wenn diese Option aktiviert ist, wird in der App eine Schaltfläche "Neu hinzufügen" angezeigt, über die Gruppenmitglieder sich selbst über das iPad hinzufügen können. Wenn diese Option deaktiviert ist, müssen alle Gruppenmitglieder im Portal eingerichtet werden. (Keine Option für synchronisierte Gruppen)
Gruppenmitgliedern erlauben, ihr Foto über die iPad-App zu aktualisieren	Mit dieser Option können Gruppenmitglieder ihr Foto während der Anmeldung über das iPad aktualisieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, können Fotos nur über das Portal verwaltet werden. (Keine Option für synchronisierte Gruppen)
Gruppenmitgliedern erlauben, sich selbst eine Companion App-Einladung von der iPad-App aus zu senden	Wenn ein Gruppenmitglied entweder eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer in seinem Datensatz hat, können sie mit dieser Option die Companion App direkt vom iPad aus nutzen.

Gruppe löschen

Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Gruppe und alle Gruppenmitglieder dauerhaft gelöscht.

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Persönliche Felder (wiederholende Besucher)

Persönliche Felder ermöglichen es Ihnen, zusätzliche Informationen von Ihren wiederholenden Gruppenmitgliedern zu sammeln. Diese Informationen werden im Gegensatz zu benutzerdefinierten Feldern auf unbestimmte Zeit mit den Mitgliederdaten gespeichert. Es gibt ein Limit von 10 persönlichen Feldern pro Gruppe.

Persönliches Feld bearbeiten

Sie können jedes persönliche Feld bearbeiten, wenn es erstellt wird oder indem Sie auf das Bleistiftsymbol klicken, nachdem es erstellt wurde.

Feldtyp

Wählen Sie aus, welche Art von Informationen erfasst werden sollen. Das iPad zeigt eine benutzerdefinierte Tastatur an, die auf die von Ihnen ausgewählte Informationsart abgestimmt ist (z. B. wird bei E-Mails das @-Symbol sofort angezeigt, ohne dass Sie die Umschalttaste drücken müssen).

• Text - die Standardtastatur wird angezeigt
• E-Mail - E-Mail-Adressen
• Nummer - die Zifferntasten werden angezeigt
• Ja/Nein Frage - Anzeige einer Ja/Nein-Option für Besucher
• Dropdown - zeigt eine Liste von Optionen an, aus denen der Besucher wählen kan

Sensible Felder

Einige Felder in der Sign In App können sensible oder geschützte Daten enthalten, die nur für Portalbenutzer mit der höchsten Zugriffsstufe sichtbar sein sollten. Die Daten sind verschlüsselt, so dass sie in der Sign-In-App-Datenbank nicht sichtbar sind. Sensible Felder können nicht favorisiert (d. h. in erweiterten Ansichten angezeigt) oder für die Anzeige in der Evakuierungsliste festgelegt werden.

Um ein persönliches Feld einzurichten, das als sensibel eingestuft werden soll, gehen Sie zu Verwalten > Gruppen > Gruppe auswählen > Persönliche Felder, klicken Sie auf Neu hinzufügen und schalten Sie ‘Dieses Feld enthält sensible Daten’ ein.

Nur Portalbenutzer mit der Benutzerrolle Administrator oder einer benutzerdefinierten Rolle mit aktivierter Berechtigung Sensible Daten verwalten können sensible Datenfelder für Gruppenmitglieder anzeigen und bearbeiten. Sie können mehr über die Einrichtung von benutzerdefinierten Rollen und Berechtigungen hier lesen.

Evakuierungsliste

Schalten Sie Dieses Feld in der Evakuierungsliste anzeigen ein, um das persönliche Feld in der Evakuierungsliste des Standorts anzuzeigen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie die Kontaktinformationen einer Person für einen Notfall benötigen.

Dieses Feld in Host-Benachrichtigungen anzeigen

Schalten Sie diese Option ein, um die Daten des persönlichen Feldes in Host-Benachrichtigungen aufzunehmen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Gruppen von Wiederholungsbesuchern, Auftragnehmer haben, die persönliche statt benutzerdefinierte Felder verwenden, aber dennoch diese Informationen mit ihrem Gastgeber teilen müssen.

Sichtbarkeit

Wenn Sie einige Informationen für ein Mitglied speichern möchten, diese aber nicht sichtbar sein sollen, schalten Sie die Option Lassen Sie zu, dass dieses Feld vom Gruppenmitglied angezeigt wird.

Besucher gibt Informationen ein

Wenn Sie Informationen über ein Mitglied speichern möchten, ohne dass dieses diese Informationen selbst eingeben muss, schalten Sie die Option Bitten Sie das Gruppenmitglied bei der ersten Anmeldung, diese Informationen einzugeben aus. In der Standardeinstellung wird das Mitglied aufgefordert, diese Informationen einzugeben.

Dieses Feld als Pflichtfeld festlegen

Legen Sie dieses persönliche Feld als Pflichtfeld fest. Ein Besucher kann sich nicht anmelden, ohne dieses Feld auszufüllen. Schalten Sie Bitten Sie das Gruppenmitglied bei der ersten Anmeldung, diese Informationen einzugeben ein.

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Anmeldeoptionen

Mit den folgenden Einstellungen können Sie den Anmeldevorgang für Ihre Besucher individuell gestalten. Ändern Sie Optionen wie die Begrüßungsnachricht oder ob Sie möchten, dass die iPad-App ein Foto macht, oder ob Sie Ihren Besuchern einen individuellen Gruß zukommen lassen möchten.

Willkommensnachricht

Wenn Ihr Besucher die Anmeldung abgeschlossen hat, wird Ihre Willkommensnachricht angezeigt. Diese ist so konzipiert, dass sie in eine einzige Zeile passen, also fassen Sie sich kurz. Wenn Sie die Willkommensnachricht leer lassen, wird 'Vielen Dank für die Anmeldung' angezeigt.

Benutzerdefinierte Übersetzungen

Sie können benutzerdefinierte Übersetzungen von Willkommensnachrichten bereitstellen, die dann in der Sprache der Wahl für die sich anmeldende Person angezeigt werden.

Klicken Sie hier, um den Leitfaden für benutzerdefinierte Übersetzungen zu lesen.

Nach einem Foto fragen

Bei der Erstanmeldung

Wenn sich ein Mitglied zum ersten Mal in dieser Gruppe anmeldet, wird es nach einem Foto gefragt.

Nicht nach einem Foto fragen

Es wird kein Foto verlangt.

Wenn sie keins haben

Wenn ein Mitglied kein Foto hat, wird es bei der nächsten Anmeldung aufgefordert, ein Foto zu machen.

Chance auf Foto (Wiederholende Besucher)

Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wie wahrscheinlich es ist, dass ein wiederholender Besucher zufällig ausgewählt wird, um bei der Anmeldung ein Foto aufzunehmen. Dies dient dazu, die Identität der sich anmeldenden Person zu überprüfen und kann als abschreckende Maßnahme für Personen dienen, die sich für andere ausgeben. Die verfügbaren Wahrscheinlichkeitsoptionen reichen von 0% (Standardwert, wobei nie ein Foto erforderlich ist) bis zu 100% (wodurch bei jeder Anmeldung ein Foto verlangt wird). Die aufgenommenen Fotos können später im Verlauf auf der Online-Portal-Seite eingesehen werden.

Überprüfen Sie die Identität, indem Sie das Foto mit dem Profilbild vergleichen.

Aktivieren Sie die Funktion Identitätsüberprüfung für diese Gruppe. Klicken Sie hier, um mehr über diese Funktion zu erfahren.

Optionen für Besucherausweise

Keinen Ausweis drucken

Es wird kein Ausweis gedruckt, wenn sich der Besucher anmeldet.

Einen Ausweis nur bei der ersten Anmeldung drucken

Bei der ersten Anmeldung des Besuchers wird ein Ausweis gedruckt. Diese Option ist nur für wiederholende Besuchergruppen verfügbar.

Bei jeder Anmeldung einen Ausweis drucken

Bei jeder Anmeldung eines Besuchers wird ein Ausweis gedruckt

Einstellen der Blockliste

Verwalten Sie die Einstellungen der Blockierliste für diese Gruppe. Diese ist standardmäßig auf Nicht prüfen eingestellt.

Nicht prüfen - Jeder, der sich in dieser Gruppe anmeldet, wird nicht mit der Blockierliste abgeglichen. Anmeldung bei Übereinstimmung zulassen - Wenn jemand mit der Blockliste übereinstimmt, kann er sich anmelden, wird aber als Blockliste übereinstimmend registriert. Anmeldung bei Übereinstimmung ablehnen - Wenn jemand mit der Blockliste übereinstimmt, wird die Anmeldung abgelehnt und als Blockliste übereinstimmend aufgezeichnet.

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Abmeldeoptionen

Mit den folgenden Einstellungen können Sie den Abmeldevorgang für Ihre Besucher individuell anpassen. Hier können Sie die Abmeldeautomatik anpassen, um Besucher zu erfassen, die beim Verlassen des Standort vergessen, sich abzumelden.

Abmeldemeldung

Wenn Ihr Besucher die Abmeldung abgeschlossen hat, wird Ihre Abmeldenachricht angezeigt. Sie ist so konzipiert, dass sie in eine einzige Zeile passen, also fassen Sie sich kurz. Wenn Sie die Abmeldenachricht leer lassen, wird 'Vielen Dank für die Abmeldung' angezeigt.

Automatisierung

Sie können automatisieren, wann sich Gruppenmitglieder von der Gruppe abmelden. Dies kann helfen, Besucher zu verwalten, die sich nicht abgemeldet haben, als sie die Gruppe verließen.

Option	Beschreibung
Niemals	Besucher nicht automatisch abmelden. Ihre Besucher bleiben so lange angemeldet, bis sie sich abmelden.
Sie können auswählen, zu welcher Tageszeit die Besucher dieser Gruppe automatisch abgemeldet werden sollen.
Nach Dauer	Ihre Besucher können nach einer bestimmten Anzahl von Stunden automatisch abgemeldet werden.

Aktivieren Sie den Modus "Zuerst abmelden" für diese Gruppe (Wiederholungsbesucher)

Wenn Sie den Modus "Zuerst abmelden" aktivieren, wird die Möglichkeit für Mitglieder dieser Gruppe, sich anzumelden, entfernt. Die Mitglieder erhalten die Möglichkeit, sich abzumelden, und ein roter Indikator zeigt an, wenn sie abgemeldet sind. Wenn sie wieder am Standort ankommen, haben sie die Möglichkeit, sich wieder anzumelden.

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Besucherausweise

In diesem Bereich können Sie das Design der Abzeichen für die ausgewählte Gruppe anpassen. So haben Sie die Möglichkeit, für jede Gruppe unterschiedliche Vorlagen zu verwenden. Standardmäßig wird die Standortvorlage für die Gruppe verwendet.

Klicken Sie hier für weitere Details zu Badges.

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Benachrichtigungen

Gastgeber-Benachrichtigungen, benachrichtigen ein Mitglied der Wiederholungs-Besuchergruppe, wenn ein Besucher angekommen ist und ihn als Gastgeber ausgewählt hat. Um Gastgeber-Benachrichtigungen zu verwenden, benötigen Sie ein benutzerdefiniertes Feld, dessen Antworttyp auf Liste benachrichtigen eingestellt ist. Eine Benachrichtigungsliste ermöglicht es dem Besucher, Ihre Wiederholungsbesuchergruppen zu durchsuchen und die Person auszuwählen, die er besuchen möchte. Sie können benutzerdefinierte Felder konfigurieren, indem Sie zu Verwalten > Standorte > Standort auswählen > Benutzerdefinierte Felder gehen.

Wenn ein Besucher eintrifft

Wählen Sie Gastgeber benachrichtigen und wählen Sie dann den Standard-Benachrichtigungstyp, der an die Mitglieder dieser Gruppe gesendet wird, wenn sich Ihr Besucher anmeldet. Sie können Benachrichtigungen per E-Mail, SMS und MS Teams an den Gastgeber senden.

Wenn sich ein Besucher abmeldet

Wählen Sie Host benachrichtigen und wählen Sie dann die Standardart der Benachrichtigung, die an Mitglieder dieser Gruppe gesendet wird, wenn sich ihr Besucher abmeldet. Sie können Gastgeberbenachrichtigungen per E-Mail, SMS und MS Teams versenden.

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Sign In App Companion (Wiederholende Besucher)

Von hier aus können Sie die Standardberechtigungen für die Companion-App für jedes Mitglied dieser Gruppe festlegen. Danach können Sie einzelnen Mitgliedern oder der gesamten Gruppe diese Standardberechtigungen zuweisen.

Masseneinladung zur Sign In App Companion

Von hier aus können Sie alle Mitglieder einer Gruppe zur Companion App einladen. Klicken Sie auf Companion-App-Einladung per E-Mail an alle Gruppenmitglieder senden und dann auf Speichern und senden.

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Voranmeldungen - (Standardbesucher)

Für ein VIP-Erlebnis können Standardbesucher im Voraus angemeldet werden. Hier können Sie einstellen, wie Voranmeldungen für diese Gruppe funktionieren, einschließlich der Anpassung der Voranmeldungs-E-Mail, die an die Gäste gesendet wird.

Betreff der E-Mail zur Voranmeldung

Sie können eine benutzerdefinierte E-Mail-Betreffzeile hinzufügen, um spezielle Anweisungen oder Informationen aufzunehmen. Durch Hinzufügen von { {site } } oder { { client } } können Sie festlegen, ob in der Betreffzeile der Name der Website oder der Kontoname angezeigt werden soll.

E-Mail-Nachricht zur Voranmeldung

Die E-Mail-Nachricht zur Voranmeldung ist der Inhalt der E-Mail, die an den Besucher gesendet wird, wenn er sich voranmeldet. Sie können die E-Mail mit Hilfe von Formatierungen anpassen und mit Hilfe von Seriendruckfeldern besucher-, standort- und gruppenspezifische Details einfügen.

E-Mail-Dateianhang

Sie können Ihren Voranmeldungs-E-Mails jetzt Anhänge beifügen. Diese können wichtige Gesundheits- und Sicherheitsinformationen, Unterlagen für die Voranmeldung oder Unternehmensinformationen enthalten. Da diese Anhänge für jede Besuchergruppe individuell angepasst werden können, ist es einfach, spezifische Informationen für jeden Besuchertyp vor dessen Ankunft bereitzustellen.

Kontaktlose Links in Voranmeldungs-E-Mails einfügen

Schalten Sie diese Option ein, um einen kontaktlosen Link in E-Mails zur Voranmeldung einzubinden. Der Besucher muss nur auf die Schaltfläche Hier antippen, um sich anzumelden tippen und die Kamera wird in einem Browser gestartet. Scannen Sie einfach den QR-Code für die kontaktlose Anmeldung auf dem Begrüßungsbildschirm des iPads, um die Anmeldung abzuschließen. Es gibt auch eine Schaltfläche zum Abmelden, tippen Sie diese an, um sich abzumelden. Klicken Sie hier, um mehr über die kontaktlosen Funktionen zu erfahren.

QR-Code in E-Mails zur Voranmeldung einschließen

Schalten Sie diese Option ein, um einen QR-Code in E-Mails zur Voranmeldung einzubinden. Der Besucher muss nur den QR-Code auf dem iPad vorzeigen, um sich anzumelden und wieder abzumelden.

Voranmeldung erforderlich

Diese Einstellung verhindert, dass sich jemand bei dieser Gruppe anmeldet, wenn er nicht vorher angemeldet wurde. Besucher, die versuchen, sich ohne Voranmeldung anzumelden, haben nicht die Möglichkeit, ihre Anmeldung fortzusetzen.

Voranmeldungen müssen genehmigt werden

Mit dieser Einstellung werden Voranmeldungen als ausstehend markiert. Sie werden nicht aktiv und der Besucher kann sich nicht als vorangemeldeter Besucher anmelden, bis sie genehmigt sind. Eine Benachrichtigung kann eingerichtet werden, um Benutzer zu benachrichtigen, wenn eine Voranmeldung ansteht.

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Onboarding - (wiederholende Besucher)

Wenn Sie einen häufigen Besucher einladen, können Sie ihm eine E-Mail mit Informationen zu seinem ersten Besuch schicken. Dies kann für neue Mitarbeiter sehr hilfreich sein, um sie mit allen relevanten Informationen in das Unternehmen einzuführen.

E-Mail-Betreff

Fügen Sie einen benutzerdefinierten E-Mail-Betreff für alle gesendeten Begrüßungs-E-Mails hinzu. Sie können Seriendruckfelder verwenden, um dynamische Informationen wie Gruppe, Kunde und Start-/Enddaten hinzuzufügen.

Onboarding-E-Mail

Mithilfe dieses Editors können Sie die Onboarding-E-Mail anpassen, die für diese Gruppe versendet wird, wenn Sie eine Willkommens-E-Mail über die Mitgliederdetails oder beim Importieren von Mitgliedern versenden. Formatierungsoptionen umfassen fetten Text, kursiven Text, Überschriften, Aufzählungszeichen und horizontale Linien. Um Besucher- oder Standort-Sammelfelder zu verwenden, klicken und ziehen Sie die unter dem Feld angezeigten Sammelfelder.

E-Mail-Anhang

Fügen Sie hier eine Datei (jpeg, png, pdf, docx, doc) an, die zusammen mit der Onboarding-E-Mail versandt wird, z. B. ein Dokument über Gesundheit und Sicherheit am Standort oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB.

Antwort an

Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse der Person an, die Antworten auf die Begrüßungs-E-Mails erhalten soll. Dies hilft, Fragen an die richtige Person weiterzuleiten.

Start-/Enddatum einbeziehen

Schalten Sie diese Option ein, um das Start- und Enddatum einzuschließen, das Sie für den Wiederholungsbesucher konfiguriert haben, damit er diese Informationen sehen kann.

Automatische Willkommens-E-Mails

Mit integrierten Gruppen (Azure Active Directory, Google Workspace und Wonde) können Sie Willkommens-E-Mails und Einladungen zu Companion-Apps an ein Mitglied senden, wenn es der Gruppe hinzugefügt wird.

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Daten & Datenschutz

Mit den Datenschutzoptionen für Gruppen können Sie vollständig steuern, wie die Daten von Gruppenmitgliedern in der Sign In App angezeigt oder gespeichert werden. Hier können Sie festlegen, wie lange die Daten vor dem Löschen gespeichert werden.

Mitgliederbindung (Wiederholungsbesucher)

Mitgliederbindung ermöglicht Ihnen, Ihre Gruppe zu pflegen, indem Sie inaktive Mitglieder, die für einen bestimmten Zeitraum keine Aktivitäten gezeigt haben, archivieren oder löschen können.

Inaktive Mitglieder archivieren

Wenn Sie Mitglieder archivieren, können sie sich nicht mehr anmelden und sind für andere unsichtbar. Ihr Companion-App-Link bleibt jedoch aktiv, und wenn sie nicht archiviert werden, können sie die App weiterhin nutzen. Archivierte Mitglieder können deaktiviert werden, indem Sie zu Verwalten > Gruppen > Gruppe auswählen > Mitglieder gehen, das Dropdown-Menü Aktuell anzeigen auf Archiviert anzeigen ändern, das Mitglied bearbeiten und unter dem Abschnitt Details die Option Mitglied ist archiviert deaktivieren.

Inaktive Mitglieder löschen

Durch das Löschen von Mitgliedern werden diese aus der Gruppe entfernt, aber ihre Besuchshistorie wird nicht gelöscht. Die Aufbewahrung von Besuchsdaten wird über die Einstellungen zur Aufbewahrung von Besucherdaten verwaltet.

Besucherbindung

Besucherdaten aufbewahren

Hier legen Sie die Aufbewahrungsfrist für die Daten dieser Gruppe fest. Jeder 'Anmelde'-Datensatz wird für die gewählte Dauer aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Zeit werden persönlich identifizierbare Informationen automatisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Standardmäßig werden alle Daten auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, es sei denn, dies wird hier festgelegt.

Besucherfotos aufbewahren

Standardmäßig werden Besucherfotos so lange aufbewahrt, wie Besucherdaten aufbewahren eingestellt ist, aber Sie können hier eine andere Datenaufbewahrungsdauer für Besucherfotos festlegen.

Vereinbarungen über Besuchernachrichten aufbewahren

Der Zeitraum, für den die Vereinbarungen über Besuchernachrichten aufbewahrt werden. Standardmäßig ist dies derselbe Zeitraum wie bei Besucherdaten aufbewahren.

Besucherausweise aufbewahren

Besucherausweise werden im Abschnitt Berichte > Verlauf des Portals Sign In App gespeichert. Sie können diese Einstellung deaktivieren, wenn Sie die Besucherausweise nicht aufbewahren möchten.

An- und Abmeldeorte der Besucher speichern

Wenn sich jemand mit der Companion-App anmeldet, wird der Ort, an dem er sich an- und abmeldet, im Besuchsdatensatz gespeichert. Dies kann im Abschnitt Heute des Portals und unter Berichte > Verlauf betrachtet werden. Schalten Sie dies aus, wenn Sie die An- und Abmeldeorte der Besucher nicht speichern möchten.

Sichtbarkeit

4-stelliger PIN (wiederholende Besucher)

Fügen Sie optional einen 4-stelligen PIN hinzu, wenn Sie die gesamte Gruppe vor Besuchern verbergen möchten. Der PIN muss jedes Mal eingegeben werden, wenn die Gruppe ausgewählt wird.

Anzeigeoptionen für Gruppenmitglieder (wiederholende Besucher)

Standardmäßig werden Gruppen von Wiederholungsbesuchern in einem Feld angezeigt, in dem die Namen und Fotos der Gruppenmitglieder sichtbar sind. Der Benutzer kann Der Benutzer kann nach seinem Namen suchen oder durch die Liste blättern, um seinen Eintrag zu finden. Mit dieser erweiterten Option können Sie das Feld ausblenden auszublenden und die Benutzer aufzufordern, nach ihrem Namen zu suchen, um den Datenschutz zu erhöhen.

Option	Beschreibung
Alle anzeigen	Alle Gruppenmitglieder sind sichtbar
Anzeigen mit aktivierter Autovervollständigung	Gruppenmitglieder werden ausgeblendet und erscheinen erst nach Eingabe von 3 Buchstaben
Nur bei exakten Übereinstimmungen anzeigen	Gruppenmitglieder werden ausgeblendet und erscheinen nur, wenn ein vollständiger Name in das Suchfeld eingegeben wird

Auf der Evakuierungsliste anzeigen

Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie nicht möchten, dass diese Besuchergruppe auf Ihrer Evakuierungsliste angezeigt wird.

Gruppe in der iPad-App anzeigen

Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird die Gruppe nicht auf dem iPad angezeigt und die Gruppenmitglieder können sich nicht anmelden, es sei denn, sie verwenden das Portal, die Companion App oder den QR-Code.

Gruppe bei Kontaktlos anmelden einbeziehen

Das Einschalten von Kontaktlos aktivieren bedeutet, dass Mitglieder dieser Gruppe sich mit Kontaktloses Anmelden anmelden können, ohne eine Willkommens-E-Mail zu benötigen.

Benachrichtigung Zulassungslisten

Möglicherweise möchten Sie aus Datenschutz- oder Sicherheitsgründen Felder aus Ihren Benachrichtigungen entfernen. Standardmäßig werden der Name des Besuchers, alle benutzerdefinierten Felder und das Foto des Besuchers sowohl in Gastgeber- als auch in Gruppenbenachrichtigungen angezeigt. Durch Aktivieren der Option Bestimmte Felder in Benachrichtigungen anzeigen können Sie auswählen, welche Informationen in den Benachrichtigungen enthalten sein sollen. Im folgenden Beispiel würden alle Benachrichtigungen den Namen des Besuchers und die Person, die er besucht, enthalten, nicht aber andere persönliche Informationen oder sein Foto.